Veckans krönika: Har ni koll på er dokumentation?

Möte med en av våra kunder nyligen...

”Bifogar minnesanteckningar från vårt möte, bra om ni kan meddela vad som har gjorts...”

• Jag vill också informera om att medarbetarna har kommit till mig igen och framfört en del synpunkter på städningen.

• Enligt medarbetarna städas inte toaletterna regelbundet, utan för det mesta töms enbart papperskorgarna. Det har även saknats toalettpapper, papper i köket, överfyllda kompostpåsar och varit allmänt rörigt i köket.

• Vi saknar också en papperskorg i postrummet som vi har framfört att vi behöver.

• Vi undrar också när vi år information kring storstädningen i sommar.

• Som ni vet är det min roll att framföra olika synpunkter till er och ovanstående har säkert sin förklaring.

Så min uppmaning till er, har ni koll på er dokumentation inför sommarens storstädning och golvvård?
Den här kunden brukar vilja veta när det blir gjort och vad som är gjort.

På något vis är det roligt med kunder som faktiskt är intresserade och följer upp vårt arbete, detta gör det extra viktigt att vi har en god dokumentation så att vi kan ge ett proffsigt svar både skriftligt och muntligt.

Vi arbetar sedan många år med att dokumentera storstädning och golvvård i en golvvårds- och storstädningsdokumentation som ligger digitalt.

Storstädning och golvvård försöker vi sprida ut över året – vi i städ verksamheten ska ju också ha semester. Lokaler som är prioriterade sommartid är: lärosalar, labb, grupprum, hörsalar, omklädningsrum, duschar, bastu, personalrum och entréer. Storstädning och golvvård i övriga lokaler sprider vi ut under höst och vår.

Hur kan en storstädnings- och golvvårdsdokumentation se ut?

Den innehåller bland annat: lokaltyp (exempelvis sal, korridor, kontor), rumsnummer (exempelvis B123, T105) rengöring % (namn på rengöringsmedlet, ytbehandling som vax eller polish eller dylikt). Se exempel här:

Det är bra med ordning och reda, både för dig själv, dina kunder och för eventuella nya medarbetare som skall ta över ett städområde. Samtliga vet exakt vad som är gjort, var och med vilka medel. Kan det bli proffsigare än så här?

Carina Boman Helgesson