Ska man ha en miljöpolicy?

Kanske har ni blivit tillfrågade av era kunder eller i en upphandling om ni har en hållbarhetspolicy eller en miljöpolicy.

– Jag tänkte denna vecka resonera lite kring vad en policy är, vad den är bra för och hur man gör en. En policy är ett förväntansdokument, ett internt regelverk. Det kan alltså gå utöver gällande lag, framförallt utöver lokal lagstiftning.
Detta är därför att hållbarhetsrelaterade standarder ofta utgår ifrån internationella ramverk och samarbeten, till exempel ramverk som arbetats fram av FN-organ. Exempel på sådana kan vara FNs Global Compact, läs mer här: Global Compact - Svenska FN-förbundet eller arbetet med de globala målen och Agenda 2030, läs mer här: Vårt arbete med Agenda 2030 och de globala målen - Svenska FN-förbundet.

Andra källor till krav och standarder är givetvis lokal lagstiftning som införlivar bland annat EU-regleringar i svensk lagstiftning. T.ex så finns lagkrav inom avfallshantering i avfallsförordningen och vissa krav på arbetsförhållanden inom arbetsmiljölagstiftningen. En policy är tänkt att innefatta både internationella konventioner, lokal lagstiftning (och målsättningar) och ett företags egna ambitioner inom området.

Att ha en policy inom ett företag har många fördelar. Dels så tar man aktivt ställning som företag att detta är ett viktigt område för företaget och vilka mål man sätter upp inom området för företaget. Det tjänar både som internkommunikation, så alla anställda vet om att detta är viktigt. Det kan även användas externt för att kunna berätta om hur företaget arbetar med dessa frågor för tex sina kunder.

En policy kan omfatta ett större område, till exempel en hållbarhetspolicy. En hållbarhetspolicy kallas ofta för en Code of Conduct och beskriver hur ett företag vill att verksamheten bedrivs utifrån ett antal hållbarhetsrelaterade punkter. Eller så kan det vara en del av ett större område som lyfts ut, Till exempel en miljöpolicy. En policy bör också reflektera vilka områden som är relevanta för ett företag och då också lyfta upp dem i policyn.

Hur går man då tillväga för att utforma en policy? Det första är då att göra en analys av vilka områden som är särskilt viktiga för företaget. Använder man mycket vatten i sin verksamhet, ja då bör en miljöpolicy tex kanske innehålla företagets ambitioner kring just vattenanvändande. Eller återvinning, om detta angränsar till den egna verksamheten. När man upprättar ett policy-dokument är det också viktigt att inkludera lagaspekten. Det betyder att man gör en utvärdering kring lagstiftning som finns inom området och jämför så relevant lagstiftning finns med och att inga motsägelser gentemot dessa lagar finns. En policy bör också vara förankrad i alla delar av verksamheten, så alla enheter känner att verksamheten kan bedrivas i enlighet med policyn. Den kan vara publik, kanske ligga på hemsidan eller endast finnas tillgänglig internt och externt vid förfrågan. Det kan man alltså styra själv. Det är också bra att fundera på vem som är ansvarig för policyn och vem som ska godkänna den. Den som är ansvarig för policyn kanske också då är ansvarig för att se till att den är uppdaterad (kanske sakkunnig inom området) och finns tillgänglig för de som ska ha access till den. Den som ska godkänna policyn kan vara sakkunnig själv eller någon med ansvar för verksamheten, kanske VD. Det finns fördelar och nackdelar med var man väljer att placera ansvar och ägarskap. Det är företaget själv som bestämmer detta. Men det finns ett signalvärde kring hur viktig policyn är för företaget om godkännandet placeras organisatoriskt högt upp.

Måste det heta policy? Nej, det behöver det inte. Det kan lika gärna vara en internrutin eller annan typ av beskrivning om hur verksamheten ska bedrivas inom just det området. Måste man ha en policy för alla olika hållbarhetsrelaterade områden? Nej, det kan också vara helt tillräckligt med en övergripande som täcker flera. Till exempel en hållbarhetspolicy, CSR (Corporate Social Responsibility) -policy, Code of Conduct eller Internrutin för hållbarhetsarbetet på företaget X. Måste man ha en policy över huvud taget? Nej, det måste man inte. Men det kan vara ett bra verktyg för ett företag vid t.ex ett effektivt miljöarbete.

sandra.klackenborn@stadbranschensverige.se