Fråga experten: Vad är processer, för att bli mer effektiv...

FRÅGA: Vi ska börja arbeta med processer för att bli mer effektiva och minska ledtiderna i vårt städföretag? Kan ni förklara vad processer är för något och stämmer det att vi verkligen kan bli mer effektiva genom att kartlägga detta?

SVAR: Vi skulle oavkortat svara ja på den frågan. Processkartläggning är en metod som används för att visualisera arbetsflöden och processer. Metoden går ut på att skapa en processkarta, som ibland kallas för ett flödesschema.

Syftet med processkartläggning är att kommunicera hur en process fungerar på ett kortfattat och enkelt sätt. Det gör det möjligt för alla teammedlemmar att lätt förstå hur en viss process ska genomföras utan långa muntliga förklaringar. Genom att kartlägga en process från början till slut kan man få en bättre förståelse för hur hela processen fungerar och identifiera ineffektivitet eller göra förbättringar.

Processkartor är användbara när du behöver kommunicera en komplex process, ta itu med ett återkommande problem inom en viss process eller samordna flera teammedlemmars olika ansvarsområden.

Processutveckling handlar om att skapa förståelse för hur verksamhetens olika områden och överlämningspunkter hör ihop. Att aktivt arbeta med processutveckling leder i de flesta fall till betydande verksamhetsförbättringar, engagerade medarbetare och en bättre lönsamhet.

Processutveckling bidrar till tydlighet. Processkartan är en modell av verkligheten som syftar till att förenkla.

• Se verksamheten ur kundens perspektiv
• Skapa en helhetsförståelse för vad som görs i organisationen
• Tydliggöra hur organisationens olika delar samverkar

Se ett exempel nedan hur en väldigt enkel processkarta kan se ut: