Papper och manuell hantering ett minne blott på Apollo

”Det är en enorm skillnad för oss att jobba på det här viset. Hela hanteringen kring reseräkningar, tidrapporter och scheman sköts med automatik och går så mycket snabbare.” Cathy Anderson vet, för hon har varit med på Apollos resa i över 20 år. Cathy arbetar som gruppansvarig för löneadministrationen på företaget som nu ingår i bolaget DER Touristik Nordic AB.

Fram till för två år sedan använde man inget system för utlägg på DER Touristik Nordic AB. Personalen lämnade in sina papperskvitton till löneadministratörerna som fick hålla reda på och registrera dem manuellt. På Apollo har man över 200 tjänstemän som reser och/eller har utlägg, så det är inte svårt att förstå den enorma besparingen i arbete som detta innebär.
– Förutom tidsbesparingen så är det också en trygghet att systemet sköter det här åt oss. Alla uppgifter finns samlade på ett ställe och risken för felberäkningar reduceras när allt sådant sköts med automatik, berättar Cathy.

Populär app
Apollo började se sig om efter ett nytt löne- och personalsystem under hösten 2016. Det tidigare systemet hade de haft i 20 år och de kände att det var dags att hitta något modernare. Valet föll på Flex och sedan sommaren 2017 har de använt Flex lösning för tidrapportering, schemaläggning, reseräkningar och lön.
– Vi tittade på lite olika system och fastnade för Flex eftersom det verkade så smidigt och enkelt att arbeta med. Och det har varit lätt att lära sig, både för oss som arbetar med löner och för våra medarbetare som rapporterar i systemet.

Cathy berättar att mottagandet bland personalen övervägande har varit positivt. En del personalgrupper, som inte är så datorvana och som tidigare bara lämnade in sina kvitton, var till en början lite skeptiska. Men efterhand som de upptäckt fördelarna och överblicken de själva får, så har de svängt mer och mer. Särskilt appen används av många medarbetare för att rapportera tid och resor, den är uppskattad då den är så intuitiv och användarvänlig.

Bemanningssystem som sparar tid
Ett annat område som har blivit effektiviserat i och med Flex är bemanningen av Apollos Contact Center (avdelningen för kund- och supportforum).
– Där har vi jobbat manuellt innan, med Excel-filer för olika scheman. Det krävdes nästan en halvtidstjänst bara för att schemalägga personalen tidigare. Nu går det så mycket snabbare. Just det där att tiden räknas av och att vi ser hur mycket bemanning vi behöver. Det är kanon!

Cathy Anderson, gruppansvarig för löneavdelningen på DER Touristik Nordic AB.