Körjournal - hur funkar det?

Använder du och dina kollegor bil i tjänsten? Genom att föra en körjournal får ni full koll på hur och när ni kört – och kan behålla ett lugn i magen om Skatteverket skulle höra av sig. Men hur fungerar en körjournal mer konkret och vad måste den innehålla? Vi guidar dig!

Vad är en körjournal?

En körjournal används för att på ett detaljerat sätt redogöra för alla de resor du som anställd har gjort med din bil. Den kan liknas vid ett slags loggbok som beskriver hur och när bilen har använts, hur långt den har kört och vem som satt bakom ratten. Den hjälper er också att hålla koll på om resan är gjord i tjänsten eller privat.

När behövs en körjournal?

Framför allt behövs en körjournal när arbetsgivaren erbjuder förmånsbilar, det vill säga tjänstebilar som används även för privat bruk. Körjournalen används då för att hålla isär hur många mil bilen har körts i tjänsten och hur många mil som har körts privat. Kör du mer än 3 000 mil per år i tjänsten kan du nämligen få en lägre bilförmån – och därmed en skatterabatt.

Står din arbetsgivare för bensinen? Även i det fallet behövs en körjournal för att hålla reda på vilka resor som gjorts för jobbets räkning och som arbetsgivaren ska ge dig ersättning för – något som gäller oavsett om du har förmånsbil eller inte.

Körjournalen – din bästa vän vid skatterevisionen

Visste du att slarv med körjournalen kan bli en kostsam historia – både för arbetsgivaren och den anställde? Skatteverket ser nämligen körjournalen som ett bevis på att bilen har använts på rätt sätt utifrån hur bilförmån och drivmedelsförmån har hanterats. Om företaget får en revision och godkänd dokumentation saknas riskerar den anställde bli förmånsbeskattad, och företaget kan bli skyldigt både skatt och sociala avgifter. Med andra ord: att hålla ordning och reda på körjournalen är ett smart sätt att behålla lugnet om Skatteverket skulle höra av sig.

Vilka uppgifter ska finnas med i körjournalen?

Enligt Skatteverket ska körjournalen innehålla mätarställning vid årets början respektive årets slut samt bilens registreringsnummer. Utöver det bör den även innehålla uppgifter om varje resa, såsom:

• datum och mätarställning vid resans start och slut
• antal köra kilometer
• vilken adress resan startade från och avslutades på
• ärende/syfte med resan
• besökta platser, företag eller kontaktpersoner (behövs inte vid privata resor)
• anteckningar om bilförare och tankning med mera

Manuell eller digital körjournal?

Kan jag göra min körjournal med papper och penna? Javisst, det är fullt godkänt enligt Skatteverket. Men det finns ett betydligt smartare och säkrare sätt. Genom att använda en digital lösning – ett system eller en app – för företagets körjournaler slipper ni ödsla tid (och frustration) på att notera alla uppgifter manuellt. Genom att digitalisera och automatisera processen blir underlagen också mer tillförlitliga. Ni minimerar risken för att viktiga detaljer glöms bort och slipper lösa papper som hamnar på villovägar.

Med vårt reseräkningssystem Flex HRM Travel får du full koll på din körjournal och din reseräkning – på webben eller i din mobil. Du registrerar dina resor i det användarvänliga gränssnittet, och alla summor och ersättningar beräknas automatiskt. Du kan dessutom låta appen spela in din bilresa, så att du slipper hålla reda på distans och eventuella stopp längs vägen. Ja, vi har helt enkelt gjort det riktigt enkelt för dig som reser och kör bil i jobbet!