Göra scheman manuellt eller digitalt? Åtta fördelar med ett schemaläggningssystem

Jonglera verksamhetens behov med medarbetarnas önskemål. Se till att ha rätt kompetens på rätt plats vid rätt tidpunkt. Hålla koll på övertidstimmar och budget. Hantera sjukfrånvaro och andra hastiga förändringar. Kort sagt: att göra scheman och bemanna är en svår konst. Kämpar du och dina kollegor med att få schemapusslet att gå ihop? Här är tipsen och verktygen som hjälper er på vägen!

En fungerande bemanning har en avgörande betydelse för att verksamheten ska rulla på, för att säkra lönsamheten, ge en god service och – sist men inte minst – för att era medarbetare ska trivas och må bra. Men jobbet med att göra scheman och bemanna är ofta ett tidskrävande och krångligt pussel. Kanske tillbringar du och dina kollegor ändlösa timmar åt manuella inmatningar och krångel med Excel-filer? Och när ni väl är klara uppstår det kanske ändå missöden som schemakrockar eller att ett skift blir underbemannat, just när ni har som mest att göra?

Som tur är finns det smarta sätt att spara värdefulla timmar – och tackla en rad andra utmaningar i er bemanning. Här guidar vi dig kring alla fördelar med ett system för schemaläggning och bemanning!

Göra scheman och bemanna med ett modernt system – åtta starka fördelar

1. Minskar manuellt arbete och frigör tid
   Få saker är mer frustrerande än att behöva mata in samma uppgifter om och om igen. Med ett schemaläggningssystem kan hela processen kring att göra scheman automatiseras och snabbas upp – så att ni istället kan lägga tiden på roligare och mer meningsfulla saker. Ett exempel på en sådan genväg är möjligheten att använda dig av ett grundschema som, när du en gång har skapat det, superenkelt kan återanvändas och rullas ut för valfritt antal veckor. Även jobbet med alla löpande justeringar i schemat blir betydligt enklare när det kan göras på ett fåtal ställen direkt i gränssnittet.
   
2. Automatiserar och optimerar bemanningen – efter just era behov
   Vill du effektivisera bemanningen ytterligare en nivå? Du vet väl om att flera av de moderna schemaläggningssystemen kommer med så kallad autobemanning – en funktion där systemet bemannar åt dig bara du förser det med rätt villkor och ramar. Såhär funkar det: du ställer in vilka kriterier som ska styra bemanningen, såsom kostnad, kompetens, anställningstid eller en kombination av dessa. Systemet ger dig då ett förslag på bemanning som du kan utgå från eller göra ett nytt förslag med ändrade parametrar. En lite smartare och snabbare väg till den optimala bemanningen, helt enkelt.
   
3. Förhindrar över- och underbemanning
   Jobbar du inom vården, i ett serviceyrke eller kanske inom industrin? Då vet du hur viktigt det är att undvika situationer där ni står med för få personer på plats för att allt ska flyta på som det är tänkt. Även det motsatta är i många verksamheter ett problem: att du råkar överbemanna med resultatet att personal går sysslolösa samtidigt som personalkostnaderna tickar iväg. Ytterligare en fördel med ett bra systemstöd är att det flaggar för när ett skift står utan personal och att du alltid har en tydlig överblick över både under- och överbemanning
   
4. Gör det lätt att följa spelreglerna
   Som vi tidigare varit inne på, att göra scheman och planera bemanningen är att lägga ett pussel med dussintals bitar. Sysselsättningsgrader, personliga önskemål, kompetenser, variationer i personalbehov och budget är bara några av alla parametrar som måste stämma. Och, som om inte allt detta vore nog, du behöver dessutom hålla koll på anställningsavtal, fackliga krav och vad arbetstidslagen säger.
   

   Ytterligare ett starkt argument för att jobba med ett schemaläggningssystem är att du får hjälp av tekniken att hålla koll på allt som hör regelverket till – vad som gäller kring jour och beredskap, nattvila, hur många och långa raster den anställde måste ha, och så vidare. Många program har exempelvis inbyggda kontroller som tydligt varnar när du försöker bemanna på någon som redan har för många timmar och föreslår hur du kan bemanna istället.

5. Koll på kompetenserna
   Vem har truckkörkort? Vem har gått utbildningen i golvvård? Och har vi någon på skiftet som kan delegera medicin? Att se till att bemanningen matchar era medarbetares kompetenser och kvalifikationer är ingen lätt uppgift att hantera manuellt. Men i det optimala verktyget för att göra scheman och bemanna finns det smarta vyer och funktioner som gör jobbet betydligt smidigare. Det är superenkelt att ange vilka kompetenser och kvalifikationer som krävs för att kunna jobba på ett visst uppdrag eller projekt. Med ett snabbt klick kan du sedan låta systemet ta fram personer med rätt kompetensprofil och med drag and drop tillsätta rätt kandidat till rätt pass.
   
6. Inga dyra överraskningar
   Vad kostar egentligen personalen? Utan ett ständigt vakande öga på budgeten är det lätt hänt att arbetstimmar (kanske även dyra ob- och övertidstimmar) springer iväg. I ett schemaläggningssystem är det enkelt att hålla koll på era personalkostnader och se till att du håller dig inom budget allteftersom du jobbar med din bemanning. Så att ni undviker obehagliga överraskningar när det är dags att betala ut lön!
   
7. Smarta nyckeltal hjälper dig att navigera rätt
   Hur många schemalagda och arbetade timmar har vi? Hur mycket fakturerar vi per månad? Hur stora är personalkostnaderna? Det optimala schemaläggningssystemet kommer även med en dashboard och andra verktyg för nyckeltal, rapporter och analys – något som kan ge er värdefulla insikter och underlag för att fatta rätt beslut.
   
8. Bättre kommunikation = färre missförstånd och nöjdare personal
   Hur fungerar kommunikationen kring scheman och arbetspass i din verksamhet? Har medarbetarna möjlighet att själva påverka hur de ska jobba? Uppstår det lätt frågor och missförstånd kring vilket schema som gäller just nu? Och vad gör ni när en medarbetare ringt in sig sjuk i sista stund? Även denna typ av utmaningar tacklas betydligt enklare med ett modernt system för att göra scheman och bemanna.
   

   Några exempel på funktioner som vi tycker att du ska kunna förvänta dig av ditt systemstöd för schemaläggning:
   – Medarbetarna ska enkelt kunna komma åt sitt schema överallt, på webben eller via en tillhörande app i mobilen. På så sätt behöver de aldrig undra över hur de ska jobba eller vänta på att chefen ska mejla eller skriva ut ett nytt schema så fort något ändras. Alla justeringar blir direkt tillgängliga och det enda du som medarbetare behöver göra är att klicka fram det senaste schemat var du än befinner dig.
   – I några snabba klick ska medarbetarna kunna meddela chefen vilka pass de vill jobba (eller inte jobba) eller byta pass med sin kollega. Via mejl eller pushnotiser håller ni er uppdaterade om när det finns något nytt att besvara eller agera på.
   – Som chef eller schemaläggare ska systemet hjälpa dig så att du slipper du ringa runt efter ersättare vid sjukdom eller andra hastiga förändringar. Istället klickar du bara iväg en förfrågan för att se vem som vill plocka upp det lediga passet och medarbetarna kan svara snabbt och smidigt via webben eller i mobilen.

Dags för ett smartare sätt att göra scheman och bemanna?

Är du och dina kollegor trötta på krånglig och tidskrävande administration kring schemaläggning och bemanning? Vill ni slippa härvor av Excel-filer, alltid ha det senaste schemat på fickan och enkelt kunna synka er med varandra var ni än befinner er? Kontakta oss så berättar vi mer om hur vårt bemanningssystem Flex HRM Plan kan underlätta vardagen för dig och dina kollegor.