All information om våra medarbetare finns i Flex HRM

För Christine Malmer, som är HR-chef på Recipharm AB, var anledningen till att byta ut Flex Classic först och främst att hon ville ha ett system i stället för flera. Personuppgifterna fanns nämligen både i Hogia PA och Flex Classic, vilket ledde till onödigt merarbete och risk för fel när det skulle synkas manuellt. Flex Classic började också kännas omodernt, och de fick information om att det inte skulle stödjas i framtiden.

– Vi tog hjälp av en konsultbyrå för att skanna marknaden och hitta det system som bäst matchade våra behov. Vi landade i Flex HRM eftersom tid- och projektrapporteringen var absolut nödvändig för oss, plus att systemet även hade HR-stöd. All den info vi behöver om våra medarbetare finns nu i Flex HRM. Vi behöver inte komplettera med något annat, och det är så skönt!

En annan sak som Christine nämner som ett stort plus är att alla chefer har fått mer koll och kommer åt den information de själva behöver. I och med att de kan se sina medarbetare, deras löner och så vidare så avlastar det Christine och hennes kollegor på HR, som kan hänvisa många frågor till systemet.

Vad tycker medarbetarna om det nya systemet?

Att byta system, oavsett vilken typ av system, är alltid en resa i sig. Även om det – förhoppningsvis – blir till det bättre, så kan det vara ett jobb att få med sig alla på förändringen. Att det skulle ha inneburit några problem för de anställda är dock inget som de känner igen sig i på Recipharm.

Christine Malmer:

– Det jag har hört är att de tycker det fungerar bra! Man gillar mobil-appen, och att man kan göra så mycket via den. Sen är det såklart inte så att folk mejlar mig och talar om hur bra allt är, säger Christine och skrattar. Det är mer att man hör att de tycker att det funkar.
Och det är väl ett betyg så gott som något.

Hur lång tid tog flytten?

Själva migreringen startade när Recipharm tog fram en kravspec på vad de behövde ha med i ett nytt HRM-system. Christine hade kontakt med HR på respektive bolag inom Sverige-koncernen och de skapade tillsammans en tydlig och genomarbetad specifikation på vad de förväntade sig.

– Med mig hade jag en HR-generalist från vårt kontor i Strängnäs, som tog rollen som projektledare från vårt håll. Hon höll i trådarna och hade kontakt med projektledaren och konsulterna från Flex.

Christine Malmer, HR-chef på Recipharm

Tillsammans togs det fram tidsplaner, inbokningar av aktiviteter och utbildningar. Och upplevelsen är att det gick smidigt hela vägen genom projektet.
Man implementerade bolag för bolag, började med det ”enklaste”, och fortsatte sedan med de som hade lite mer komplexa rutiner. Exempelvis använder produktionen i Solna sig av projektredovisning, så då blev det lite extra möten kring det.

Recipharm startade migreringsprojektet i maj 2020 och i januari 2021 var samtliga bolag igångsatta. En lyckad resa från Windowsbaserade Flex Classic till det framtidssäkrade och webbaserade Flex HRM.

På Flex-önskelistan

Jag frågar Christine om det är något de saknar som de skulle vilja se i Flex HRM och hon har faktiskt lite önskemål kring rapporterna:

– Jag skulle vilja kunna jobba mer med de uppgifter som jag får ut i rapporterna. Jag vill kunna exportera till Excel och sen laborera som jag vill.

Från Flex sida är jag glad att kunna svara henne att vår nya rapportgenerator (som kommer vilken vecka som helst) kommer att lösa detta.

Så, är det något du vill tillägga, något som jag glömt bort att fråga om, undrar jag innan vi ska avsluta intervjun. Christine är snabb med svaret:

– Ja, jag vill passa på och säga att er support är väldigt bra! Det är alltid någon som återkopplar snabbt. Man känner att de gör allt för att hjälpa oss. Jag har stort förtroende för supporten.

Intervjuade gjorde Lena Eriksson