Äntligen full koll på kurser och kompetenser – snart kommer Kurshantering i Flex HRM Employee

All kursadministration på samma ställe, automatiskt uppdaterade kompetenser och en bättre överblick. Snart släpps en ny funktion i HR-systemet Flex HRM Employee som automatiserar och förenklar företagets kurshantering. Vi lät vår Product Manager Linda Tesell berätta mer.

Kurshantering kommer till Flex HRM Employee under våren, berätta vad det är!

– Det stämmer! Vi har byggt en helt egen vy för kurshantering i Employee för att den som är ansvarig för kurser och utbildningar ska ha en överblick över vilka kurser som är aktuella. Det är jättesmidigt, för den som administrerar kurserna får en helt annan översikt över allt som har med kurserna att göra – vilka kurstillfällen som finns per kurs, i vilka orter de går eller om de är online och hur många platser som finns. Man ser även vilka anställda som är inplanerade att gå en specifik kurs, vilka som är anmälda och vilka som har genomfört eller inte genomfört kursen.

Kompetenserna uppdateras automatiskt efter avslutad kurs

Den nya hanteringen kommer underlätta kursadministrationen för den som sitter med jobbet, eftersom all kursinformation är samlad på samma ställe, förklarar hon.

– Du kan snabbt och enkelt lägga till flera deltagare samtidigt till ett kurstillfälle och sedan massuppdatera de anställdas kursstatus, till exempel om de har blivit godkända på en kurs. Sedan uppdateras också deras kompetenser automatiskt – det är alltså inget du behöver gå in på varje anställd för att uppdatera manuellt, så det blir väldigt tidseffektivt, säger Linda.

Automatiskt uppdaterade kompetenser alltså – det låter smidigt. Hur vet systemet vilka kompetenser som ska uppdateras?

– Det funkar så att en kurs kan innehålla flera olika kurstillfällen, och på varje kurs kan du skriva in vilken kompetens den anställda får om hen blir godkänd vid ett kurstillfälle. När du sedan uppdaterar statusen till godkänd så uppdateras också den anställdas kompetensrader automatiskt. Även kompetensnivån uppdateras automatiskt – den sätts utifrån inställningen på kursen.

Linda berättar också att systemet meddelar när kompetenser behöver förnyas.

– Du kan även sätta giltighetsdatum på den anställdes kompetenser, så när någon behöver uppdatera sina kunskaper syns det i systemet. De som är berörda, till exempel arbetsledare och anställd, får då notiser om det.

Det låter som att man kan spara mycket tid på det här, det är nog välkommet av många administratörer därute! Har du några fler nyheter du vill berätta om?

– Ja! För våra befintliga kunder kan det vara bra att veta att vi nu har lagt till historik på kompetensraden. Det betyder att du nu kan se om och i så fall när den anställda hade en kompetens tidigare, och vilken nivå kompetensen låg på, vilket inte var möjligt tidigare.

Vad innebär det?

– Tidigare kunde man inte se vad som hänt med en specifik kompetens. Nu blir det mycket tydligare – dels kan du se att en kompetens löpt ut, dels kan du se om den anställda tidigare har haft kompetensen men blivit av med den eller förnyat den. Detta är ju bra i kombination med att kompetensrader nu kan uppdateras automatiskt när en anställd fått godkänt på en kurs – historiken blir extra värdefull eftersom du som administratör får en tydlig överblick över hur det sett ut tillbaka i tiden.

Kurshanteringen är tillgänglig för alla som har Flex HRM Employee, och kommer släppas under våren.

Vill du effektivisera hanteringen av kompetenser och kurser? Vi hjälper dig!

Den nya kurshanteringen släpps under våren 2023 och kommer vara tillgänglig för alla våra användare som har HR-modulen Flex HRM Employee. Kontakta oss gärna om du vill veta mer!