Telavox gjorde tandvårdskedjan enhetlig

Åtta kliniker med olika operatörer blev för rörigt, dyrt och tidskrävande för tandvårdskedjan Aqua Dental. Men sedan ett par år tillbaka har samtliga mottagningar fått samma telefonileverantör – Telavox. Vinsterna är många, bättre kommunikation mellan avdelningarna, minskade kostnader och betydligt mindre administrativt krångel.

Tandvårdskedjan Aqua Dental har hela 350 anställda utspridda på åtta tandvårdskliniker i Stockholm och två i Göteborg. Lisa Linder, digital systemansvarig på Aqua Dental, berättar att det varit en utmaning att upprätthålla kommunikationen mellan medarbetarna som arbetar på så många olika platser. Men sedan de implementerat Telavox, på samtliga mottagningar, har allt blivit smidigare och bättre.

“Vi är Telavox-kunder sedan 2012. Vissa kliniker har haft andra lösningar men för ett par år sedan fick alla Telavox och nu är det enhetligt. Jag gjorde nästan hela implementeringen själv och när jag körde fast fick jag snabbt hjälp av vår dåvarande Advisor på Telavox.”

Kostnadseffektivt och enkelt att administrera

Lisa är nöjd med resultatet. De sparar flera timmar i månaden på att slippa administrativt krångel och det är betydligt mer kostnadseffektivt med en leverantör. Hon tycker lösningen är lättanvänd och enkel att navigera i, så även om hon inte är på plats kan någon annan lätt ta över.

“Och om vi behöver hjälp är supporten från vår Advisor jättebra. Trots att vi vuxit väldigt snabbt och det ibland varit rörigt har Telavox hängt med i svängarna. Vi får snabbt nya headset, nya telefoner och utporteringar av nya nummer och brandväggar till klinikerna.

– Lisa Linder, Digital systemansvarig på Aqua Dental

Från skeptiker till väldigt nöjda

Nu har Aqua Dental all telefoni under samma tak och hennes kollegor har gått från lite skeptiska i början till väldigt positiva.

“Det största jobbet är alltid den mänskliga faktorn. Du behöver ha med dig personalen vid förändringar. Jag började motivera dem med bra argument som var kopplade till deras vardag. Bland annat att det blir bli lättare för oss kommunicera internt. Och patienterna skulle få samma upplevelse oavsett vilken klinik de besökte. Detta tyckte ju de flesta lät rimligt.”, säger Lisa.

Nu har det även blivit lättare för Lisa att ha koll på den statistik som hjälper dem att upprätthålla en god kundservice.

“All statistik samlas numera på samma ställe. Jag vet exakt antal inkommande-och utgående samtal, hur många samtal vi missar eller går vidare till röstbrevlådan. Och hur snabbt vi svarar. Det är viktigt att hålla koll på datan så vi kan förbättra oss och analysera.”, säger Lisa.

Noga med informationssäkerheten

Aqua Dental bedriver patientvård och måste vara noggrann med informationssäkerheten. Det är begränsningar bland anställda vem som får kommunicera vad till patienterna och alla har inte behörighet till samtliga digitala system.

“Vårt servicecenter får till exempel inte svara på vårdfrågor på grund av GDPR, utan det behöver exempelvis den behandlande tandläkaren göra. Vi är noga med att följa riktlinjer och lagar. Telavox flexibla växellösning gör så att jag kan bygga företagsväxeln exakt efter våra behov där patienten väljer mellan olika knappval. Patienterna ska inte behöva vänta på återkoppling och de ska genast hamna rätt när de ringer in.”

Öppet under coronatider

Under coronatider är alla Aqua Dentals kliniker öppna men många administrativa funktioner arbetar hemifrån. De som är kvar på kliniken är i vanliga fall mycket noga med rengöringsrutiner och nu i dessa tider har de ställt ut desinfektionsmedel och handsprit överallt.

“Än så länge har vi inte ändrat något i telefonrutinerna för vi håller öppet som vanligt. Om något behöver åtgärdas snabbt gör jag det lika enkelt hemma. Vissa medarbetare som tillhör servicecentret jobbar också på distans. Dem har tagit med sina headset hem och jobbar med softphonen och desktop CC. Det funkar utan problem”, avslutar Lisa.