Blogginlägg -
Därför behöver ditt företag ett talsvarssystem
Talsvarssystem är en telefoniteknologi som gör att den som ringer snabbt och smidigt kan navigera sig fram till rätt person via knappsatsen på telefonen och ett förprogrammerat telefonsystem.
Har du ringt din bank någon gång? Förmodligen fick du röstinstruktioner om att knappa dig fram till rätt telefonkö för ditt ärende. Det är ett klassiskt exempel på hur ett talsvarssystem fungerar: genom att trycka på en nummerknapp för ett menyalternativ kommer man vidare till nästa alternativ, och företaget kan använda automatiska svarsmeddelanden eller koppla samtalet till en person.
Det är ett av många skäl till att över 74% av kunderna kontaktar företag per telefon. I Sverige har en tidig version av systemet faktiskt funnits ända sedan 1984, så kunderna har vanan inne.
Här går vi igenom några av alla fördelar med ett talsvarssystem.
1. Förbättrad upplevelse för mobilkunden
Talsvarssystem ger en anpassad kundupplevelse, eftersom man smidigt kan knappa sig fram till rätt kontaktperson, istället för att slussas via flera olika personer. Vissa talsvarssystem är till och med så bra att kunderna med självbetjäning kan lösa problemen helt på egen hand. Om problem kan lösas effektivt är det mer sannolikt att kunden är lojal mot företaget. 73% av kunder spenderar mer pengar hos företag som erbjuder riktigt bra kundservice.
2. Koppla samtal till rätt person eller avdelning
Kundtjänstmedarbetare är ofta specialiserade på olika delar av företagets tjänster, så alla kan inte hjälpa till med alla problem. Kunder som kopplas vidare mellan olika personer innan de hamnar rätt blir sannolikt mer missnöjda med bemötandet. Ringer du till exempel banken för att få hjälp med företagstjänster, vill du ju inte hamna hos juniora medarbetare i kassan.
Det är här talsvarssystem kommer in: de kan programmeras så att den som ringer själv kan navigera till rätt person eller avdelning.
3. Öka samtalskapaciteten
De företag som använder talsvarssystem kan hantera fler samtal än de som arbetar på traditionellt vis. De här funktionerna öppnar en hel värld av automatiserade svar som gör att kunderna kan lösa sina problem utan att prata med en person. Det ger personalen mer tid till de ärenden som faktiskt kräver direktkontakt – per telefon eller ansikte mot ansikte.
Enkla frågor om öppettider eller besöksadress behöver inte besvaras av en person. Välprogrammerade talsvarssystem underlättar på så vis för både kunder och företag.
4. Förbättra bilden av företaget
Hur företag hanterar inkommande samtal är enormt viktigt för kundernas upplevelse. Ett effektivt system med interaktivt röstsvar ger uppringaren en bra bild av företaget, samtidigt som automatiserade svar löser kundernas problem utan att ta upp personalens tid.
Om du har ett litet företag eller en startup kan talsvar också hjälpa dig att uppfattas som större än du faktiskt är. Det visar också att ditt företag tar kunderna på allvar genom att vara pålitligt och tillgängligt.
5. Kunderna kan ringa när det passar dem
Med talsvar kan dina kunder ringa när det är bäst för dem. Tjänsten är tillgänglig dygnet runt på veckans alla dagar. Alla frågor som har svar som kan automatiseras kan skötas av systemet, vare sig det är kontorstid, natt eller röda dagar. Det gillar kunderna. Enligt Smart Insights använder 88% av amerikanska kunder talsvarstjänster för att få svar på frågor.
6. Hjälp kundtjänst att ge bästa möjliga service
Talsvarssystem är inte bara bra för kunder som klarar sig med automatiserad hjälp, det är också en fördel när kunderna faktiskt behöver prata med en riktig person. Systemet ger personalen tid att fokusera på de samtal de tar emot och lösa problemen snabbare och på bästa sätt.
Eftersom välprogrammerade talsvar kopplar frågorna till den som har rätt kunskaper kan personalen svara med betryggande expertis till de som ringer. När det gäller tillgänglighet för kunder med funktionshinder, exempelvis nedsatt syn eller hörsel, är talsvar en smidig och viktig lösning.
7. Rätt kontakt på första försöket
Företagsväxlar utan talsvar riskerar att skicka kunderna fel, eller till och med koppla bort dem. I stora företag med mycket personal kan bristande organisation faktiskt vara katastrofalt. Talsvar som på ett intelligent sätt kopplar kunderna till rätt kontakt vid första försöket ger helt enkelt nöjdare kunder – det är alltid bra för företaget.
8. Sänk kostnaden per samtal
Vissa företagsnummer är dyrare att ringa än vanliga mobilnummer. Det är kunderna som får betala, och det kan leda till att de lägger på utan att få hjälp med problemen, vilket i sin tur är dåligt för affärerna.
Talsvarssamtal går igenom snabbare än vanliga samtal. På så sätt får kunderna svar snabbt och sparar pengar i telefonkostnader, och företaget slipper binda upp personal i samtal som enkelt kan besvaras med en automatiserad tjänst.
Slutsats
Om ni vill förnya och förbättra sättet ni arbetar på ska ni använda ett effektivt talsvarssystem som passar just era behov – det ger rätt underlag för effektiv kundvård. Kundtjänst är alltid en viktig del av företaget, och när man investerar i den bästa tekniken kan man komma hur långt som helst. Kontakta Telavox om du vill ha hjälp med att effektivisera er kommunikation på företaget.
