Konflikter – hur hanterar du dem som chef och ledare?

Denna text är hämtat ur boken ”Ledarskap i städbranschen” skriven av Marika Krohn och Carina Boman Helgesson.
Vill du köpa hela boken med tillhörande arbetshäfte gör du det i vår webbutik.

KONFLIKTER ÄR OUNDVIKLIGA eftersom det alltid finns meningsskiljaktigheter, medarbetare tycker helt enkelt inte samma sak.

Ordet konflikt kommer från conflictus som betyder sammanstötning. Här fokuserar vi på de konflikter som uppstår i samspelet med andra människor – s.k. interpersonella konflikter. Det kan gälla saker som att vi inte är överens om, rollfördelningen i gruppen, att vi har olika åsikter hur vi skall nå målet, eller om vilka arbetsmetoder som ska användas. Det kan också handla om helt vardagliga saker t ex om vem som skall sätta på kaffe eller vem som ska diska.

Det är vanligt att vi reagerar med olika försvarsmekanismer, ett sätt att försvara oss när vi känner oss hotade och pressade. Det är lätt att vi skyller på andra eller på yttre omständigheter. Så fort man hör ordet konflikt blir det något negativt, försök istället att se konflikten som en möjlighet till utveckling. Tro på dig själv och din förmåga som chef och tänk att du och dina medarbetare kommer att klara av att lösa problemet tillsammans.

Som chef bör du inte vara konflikträdd, att ta tag i och lösa konflikter ingår nämligen i ditt jobb. Är du konflikträdd måste du våga utmana denna rädsla. Sträva efter att lösa en konflikt så snabbt det går, ju längre en konflikt pågår desto svårare är den att lösa. Kalla medarbetarna till ett konfliktlösande samtal så snabbt som möjligt, förutsättningarna för att hitta en lösning på konflikten är att de är villiga att möta varandra på något sätt. Låt medarbetarna diskutera hur de ser på situationen och vad de önskar av varandra. Bryt om du märker att samtalet urartar och kräv konstruktivitet. Inflika gärna med frågor som utgångspunkt när något behöver förtydligas. Var noga med att du inte framför anklagelser.

Låt varje person tala till punkt, och se till att ingen får avbryta. Se till att ha tid avsatt för samtalet, att lösa en konflikt när du är stressad och har andra uppgifter som måste utföras är ingen bra idé. Försök håll dig själv helt neutral och objektiv och jätteviktigt är att hålla dig till verifierbara fakta och händelser.

När ni bestämmer er för hur ni ska lösa konflikten är det viktigt att alla inblandade står bakom förslaget till lösning. Sammanfatta vad ni kommit fram till och dokumentera skriftligt, sätt upp en ny tid för uppföljning. En vanlig brist vid konflikter eller andra svåra samtal är att man glömmer bort att dokumentera. Ta det alltid för en vana, jag lovar att du kommer ha nytta av det. Märker du att konflikten trots allt inte går att lösa, ta hjälp från någon opartisk, exempelvis företagshälsovården.

REFLEKTIONER CARINA: Jag har relativt stor erfarenhet av konflikter allt ifrån små till riktigt besvärliga som faktiskt lett till ett avslut i en anställning.

Min erfarenhet är att konflikter oftast handlar om missuppfattningar och att man helt enkelt varken lyssnar eller pratar med varandra. Även olikheter i personligheter kan skapa konflikter och sist men inte minst en dålig självkänsla som ofta leder till att man blir sårad och trampad på ”tårna”.

Om man jobbar med kommunikationen och självkänslan i gruppen brukar konflikterna faktiskt minska.

REFLEKTIONER MARIKA: I en konflikt där meningsskiljaktigheter mellan fler än två förekommer är det viktigt att alla som är inblandade sitter ner tillsammans för att reda ut det. Är det en konflikt som legat och ”pyrt” ett tag men inte riktigt nått sin kokpunkt kan det vara bra att du som chef och ledare tar tag i det i form av enskilda möte till en början där samma frågeställning framförs till alla.

Samla sedan hela gruppen – mötet skall inte vara ett spel för galleriet där alla inblandade sitter och nickar och hummar och lyssnar på vad du som chef eller ledare har att säga.

Här behöver alla vara delaktiga. Det är inte en som skall tala för alla, även den som sitter helt tyst och inte säger något behöver faktiskt vara med i diskussionen. Försök fånga upp exempelvis suckar, blickar eller härskartekniker och stoppa det redan från början.

Innan mötet avslutas ska ett uppföljningsdatum vara bokat och gruppen skall vara överens om vad som blivit sagt och beslutats. Om någon i gruppen kommer till dig under tiden som är mellan det första mötet och uppföljningsmötet för att prata vid ”sidan om” så försök att hålla fast vid att alla inblandade hör samma sak samtidigt så slipper det bli nya konflikter eller snack bakom ryggen – ”vi tar upp det på nästa möte”.