Så kan tekniken ta bort onödiga hinder på jobbet

I dag måste företagen lägga allt större kraft på att anpassa sig när marknaden svänger och fortsätta vara långsiktigt konkurrenskraftiga. Mycket handlar om att utveckla innovativa digitala affärsmodeller och nya tekniska verktyg lanseras i snabb takt. Men hur kan vi se igenom bruset och vara säkra på att tekniken hjälper oss – och inte tvärtom? Nyckeln är att satsa mer på automation och samarbete mellan människor.

– Mitt råd är att fundera på hur AI och annan teknik kan ta bort onödiga hinder på jobbet. Här kommer företagens alla stödfunktioner att spela en allt viktigare roll för att gynna samarbeten både internt och externt. Medarbetarna måste kunna arbeta smartare och ägna sig åt det som verkligen skapar värde i företaget, säger Mika Turunen, Senior Vice President, Product & Engineering på M-Files.

Mika Turunen var en av de inbjudna talarna på eventet Di It & Strategi som anordnades på Grand Hôtel Vinterträdgården i Stockholm. Där samlades beslutsfattare, visionärer och experter för att utbyta erfarenheter, kartlägga trender och inspireras av framgångsexempel.

Mika ägnar mycket av sin tid åt att analysera hur tekniken på olika sätt kan påverka vårt sätt att arbeta. Och för honom står det helt klart att vi måste hantera dagens utmaningar genom att bli bättre på att samarbeta och automatisera det som i dag är manuellt arbete – men också se till att bli långsiktigt attraktiva för ännu fler yngre medarbetare.

För att hitta nya talanger måste vi vara beredda på att teknik som AI och utvidgad verklighet (extended reality) i ännu större utsträckning kommer att bli en del av vår vardag. Samtidigt måste vi undvika att stirra oss blinda på enbart tekniska lösningar – eller dra alla yngre över en kam.

– Generellt tror vi ofta att den yngre generationen är väldigt teknikkunniga. Till viss del stämmer det, men inte på den nivån som många tror. Ta ChatGPT som exempel där två medarbetare kan ha helt olika sätt att använda tekniken. Den ena ställer enkla frågor medan den andra använder prompting och instruktioner på en helt annan nivå, kommenterar Mika.

Ta små steg – och börja testa AI i vardagen
Nyckeln för att komma i gång med AI är att ta små steg och låta medarbetarna börja testa tekniken praktiskt. Först då kan vi förstå och lära oss hur den egentligen ska användas.

På M-Files där Mika leder det globala tekniska produktteamet använder medarbetarna redan generativ AI inom många olika områden som marknadsföring, försäljning, utveckling och företagsledning. Under hösten lanserades också M-Files Aino, en ny generativ AI-teknik för kunder som snabbt vill kunna ta reda på innehåll i dokument genom att helt enkelt konversera med plattformen.

Ett tydligt råd är att hålla utkik efter teknik som gör det lättare att samarbeta i hybridmiljöer. Många företag är kunskapstunga och alltför mycket arbete läggs på manuella uppgifter som att hålla ordning på sina kalendrar och snabbt hitta rätt version av ett dokument som sparats i en mängd utspridda mappar.

Här kommer AI och ”Knowledge work automation” in – en metod för att automatisera dokumentskapande, arbetsflöden och samarbeten. Resultatet blir inte bara nöjdare medarbetare och ökad produktivitet utan också minskade risker och eliminering av informationskaos.

Satsa på teknik som binder samman utspridda medarbetare
Mika återkommer flera gånger till vikten av balans och att bygga fungerande kulturer på företagen. Hybrid- och distansarbete är här för att stanna, inte minst för att yngre personer ofta ratar företag där man kräver att medarbetarna alltid ska vara på kontoret.

En stor utmaning är därför att lyckas med att bygga communities som fungerar på distans. Hur kan man få samarbetet att löpa friktionsfritt och säkert – och hur undviker man att utspridda medarbetare känner sig ensamma?

– Det är frågor som alla företag bör tänka mer på. Tekniken lär komma och gå men om vi glömmer bort de mänskliga delarna som att bygga platser som binder samman de som gör jobbet, då faller allt, menar Mika Turunen.

Mika Turunen, Senior Vice President, Product & Engineering på M-Files.