Rätt dokumenthantering ger bättre kundrelationer

När konkurrensen är hård och produkter och tjänster har stora likheter gäller det att stå ut för att ge en unik kundupplevelse. Det räcker inte att bara erbjuda en bra vara eller service, kunderna förväntar sig en väl sammanhållen helhetsupplevelse.

Med en modern lösning för dokumenthantering går det i dag att göra mycket mer än det uppenbara att hålla koll på dokumenten. Man kan också stärka sitt erbjudande och få bättre kundrelationer med hjälp av effektiva arbetsflöden och portaler. Det ger kunden automatiserade funktioner, smidig självbetjäning, anpassad support och enkel översikt.

– Inom områden som administration och redovisning ser vi många exempel på företag som ligger långt fram inom dokumenthantering. Men att samma verktyg också kan stärka kundrelationerna är mindre känt, kommenterar Per Löjdahl på M-Files.

Per Löjdahl ger tre exempel på hur dokumenthantering kan ge bättre kundrelationer:

• Samla hela kundärendet på ett ställe. Genom att använda portaler och arbetsflöden för att spara och automatisera e-postmeddelanden, bilagor, avtal, sekretessavtal och andra dokument blir det enkelt att hålla reda på all information i ett kundärende. Med en effektiv dokumenthantering undviker företaget att tappa viktig information. Om en kundansvarig är borta blir det också enklare för en kollega att ta hand om kunden genom att all kommunikation, dokument och andra relevanta data finns på ett ställe.
  
  
• Automatisera återkommande processer. Väl genomtänkta arbetsflöden kan effektivisera återkommande arbetsmoment och minska arbetsbördan genom att hålla reda på vad som krävs i olika situationer. Om en kund exempelvis vill ha ett sekretessavtal på plats för att gå vidare bör det finnas ett som är redo att omgående skickas för granskning, ändring och signering. Tekniken ska också uppmärksamma medarbetarna om det saknas viktiga dokument. Om ett projekt har påbörjats utan en arbetsbeskrivning kan det utlösa en avisering som gör att det skapas ett dokument från en mall som sedan skickas för granskning och därefter vidarebefordras till kunden.
  
  
• Dra full nytta av företagets samlade data. Rätt verktyg för dokumenthantering, arbetsflöden och samarbetsportaler gör att man kan använda sin samlade data för att få nya insikter, kundupplevelser och processer. Nästan alla stora företag investerar därför i AI-baserade lösningar som använder verksamhetens egna data för att identifiera flaskhalsar och förbättringsområden. Det kan till exempel handla om att undersöka den genomsnittliga tiden för att slutföra en uppgift eller förstå när ett formulär har för många uppgifter kopplade till sig. I förlängningen kan det bidra till en bättre kundupplevelse och mer tid för den egna personalen att ge god service.

Om du vill veta mer om hur en modern lösning för dokumenthantering kan påverka arbetet med kundrelationer kontakta Per Löjdahl, per.lojdahl@m-files.com, 0728 74 77 26