Nio förvånande fakta om dokumenthantering

Har du någonsin suttit och jobbat i fel version av ett dokument? I en alltmer digitaliserad vardag skulle man kunna tro att vårt sätt att hantera information blivit effektivare och mer rationellt. I flera avseenden är det precis tvärtom. Enligt IDC ägnar vi nästan en tredjedel (31 procent) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar och ofta blir det fel när versioner förväxlas eller kommer på avvägar. Ett grundläggande problem tycks vara att vi har tagit arbetssättet i det fysiska rummet och direktöversatt det till det digitala.

M-Files är experter på informationshantering och har samlat nio tänkvärda fakta som kan förvåna.

• Ett genomsnittligt dokument finns i 17 olika format eller versioner
• 25 procent av slarvigt sparade dokument återfinns aldrig
• År 2025 förväntas 80 procent av all data vara ostrukturerad
• Medarbetare delar i genomsnitt sex dokument per dag
• 7,5 procent av alla pappersdokument förkommer
• 69 procent av medarbetarna sparar och hanterar dokument genom sin e-post
• 93 procent hittar inte dokument för att de är slarvigt namngivna eller taggade när de sparats
• 90 procent av dagens samlade data har skapats under de senaste två åren
• 92 procent av företagen upplever att förändring krävs och att de behöver modernisera sättet de hanterar information

Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files, är oroad över vårt sätt att hantera information och menar att många företag riskerar att tappa yngre medarbetare som inte vuxit upp med vare sig krångliga räknestickor eller att behöva leta efter filer som ligger utspridda i mappar på ett oräkneligt antal servrar. Därför är också deras acceptans för tidsödande rutiner lägre.

– Privat är vi vana vid att googla efter information, men på jobbet är det betydligt bökigare och vi måste förhålla oss till gamla filstrukturer och mappar. Det fungerar extremt dåligt när informationsmängderna växer och blir alltmer komplexa. Tänker vi inte om i den här frågan är jag rädd för att företagen kommer att skrämma bort den yngre generationen. Omvänt kan sägas att de företag som erbjuder en smidig lösning får en konkurrensfördel i kampen om talanger.

Fler fakta om vårt sätt att hantera information finns här»

Källor: Gartner, IDC, Vouchercloud, Record Storage Systems, AIIM, Nitro PDF och M-Files