”Spendanalys synliggör förbättringar”

Hans von Euler gillar förändringar som innebär förbättringar.
Nyttan i att aktivera och utföra den sortens processer har alltid varit bränslet i hans yrkesliv. Därför är han förtjust i spendanalys. Rätt använt är det en lysande kompass.
– Spendanalys synliggör förbättringsområden inom inköp, framhåller Hans.

Hans von Euler har en lång karriär bakom sig som konsult och utbildare inom logistik och supply chain management. Han driver sedan nio år tillbaka sitt företag Logistikutbildning HvE AB och föreläser regelbundet om förändringsprocesser, närmare bestämt de bitar som tillhör inköp och supply chain.
Spendanalys är exakt en sådan sak – och det träffar rakt i hjärtat på honom.
Men först och främst: vad står den här termen för?
– Det är en analys som är kopplat till inköp och hur inköp har använt företagets pengar externt. Det är definitionen. Så snart vi kopplar på någonting annat, som försäljning, marginal och så vidare, blir det en annan typ av analys, förklarar Hans och väljer i nästa sekund att beskriva själva funktionen:
– Spendanalys ger en övergripande bild av företagets alla externa kostnader kopplade till inköp. Vi börjar med att göra en övergripande bild. Sedan går vi ner och tittar på detaljer. Analysen resulterar i en köpbild som ger underlag för inköpssamordning och beslutsstyrning.

Hans konstaterar att överblicken är viktig:
– Har man den kan man kika på hur man samordnar saker på ett annat sätt. Vad ska just vi fokusera på? Det är klokt att ställa sig den frågan. Det går inte att fokusera på allt. Inte samtidigt i varje fall.

Men hur utför man en spendanalys på bästa sätt?
Hans von Euler är i det avseendet som en levande instruktionsbok. Säg inköpsmönster, avtalslojalitet, kostnadsmedvetenhet, ja, ta upp i princip vad som helst som förekommer i en inköpares vardag, och ni erhåller svar från en herre med ett kartotek välgrundade råd på lager.
Det är dock omöjligt, vilket ni givetvis förstår, att klämma in allt i en artikel. Vi väljer därför att med Hans hjälp koncentrera oss på fyra specifika saker.

• Antalet leverantörer
  – Det har varit på mode i många år att minska antalet leverantörer – men varför det? Det tror jag är viktigt att ta ett resonemang om. Att minska för minskandets skull har inget egenvärde. Systemmässigt kostar det ingenting extra att ha många leverantörer. Det orkar dagens moderna system utan vidare.
  – Men det kostar på för inköpsorganisationen att ha många relationer. Har vi relationer måste de skötas om – och då vill vi fokusera på de relationer som är viktigast. Eller affärsmässigt uttryckt: vi vill ha rätt leverantörer och rätt kvalitet.
• Strategi
  – Väldigt ofta är det så att den som jobbar med att kika på resultaten, och har möjligheten att förbättra utifrån nulägesanalys och spendanalys, inte har kläm på strategin. Hur ser verksamhetsplanen ut? Vart är vi på väg? Gör vi rätt om vi företar de ändringar vi tycker oss se är möjliga? Eller borde vi göra något annat?
  – Kopplingen mellan affärsplan, verksamhetsplan, övergripande strategi och den typen av beslut kring förändringar i verksamheten – som vi får som konsekvens av spendanalysen – är ofta helt bristfällig. Det gäller både offentlig och privat verksamhet.
  – Här finns, och nu skulle jag vilja lägga ett ansvar på inköparna, en efterfrågan på aktuell strategi. Ta upp frågan. Stämmer föreslagna ändringar med dagens strategi? Avkräv svar. Många gånger när man inte har den kunskapen, eller äger närheten till frågorna, beror det på att dessa personer inte själva ser hur viktigt det är gentemot inköpssidan.
• Definiera uppgiften
  – Det finns i dag i våra administrativa system hur mycket data som helst. Men plocka inte fram allt. Stanna vid det som är relevant för det ni vill veta. Antagligen blir det en lång lista och då blir nästa jobb att välja ut det som är viktigast.
  – Och vad är viktigast? I regel det som känns jobbigt och någonstans innehåller ett problem. Prioritera detta och strunta i resten. Men lägg inte bort listan. För när ni är klara vill ni kanske ta nästa steg. Då är det bra att ha listan och beta av den.
  – Rådet är därmed: fokusera och var väldigt klara över vad ni vill. Lägg jobb på att ta reda på det. Samla sedan in datan som är relevant.
• Tillförlitlig data
  – Det behövs hög tillförlitlighet och kvalitet på datan för att det här ska fungera. Och hur vet vi att så är fallet? Ja, ärligt talat: hur är det med vår data? Är den alltid uppdaterad? Vilka är registeransvariga? Gör de sitt jobb regelbundet eller bara en gång om året? Hur ser det ut egentligen? Sådana frågor är viktiga att gå till botten med.
  – Vi behöver också tillgång till de personer som vet. Tänk er situationen att ni sitter och rensar data och hittar något som ser tokigt ut. Finns det någon som vet om det stämmer eller om det är så tokigt som ni misstänker? Om inte de personerna finns i närheten är grundrådet: lägg den tveksamma datan åt sidan.
  – Min rekommendation är, när man jobbar i Excel, att skapa en extra flik i arbetsbladet och namnge den ”borttaget”, ”felaktigt” eller något sådant. Sedan klipper man ut det som kan ifrågasättas och klistrar in det under den fliken. Då kommer det inte med i analysen.
  – På så vis kan ni visa att ni har ryggen fri. Det får aldrig finnas med sådant ni själva inte kan svara för. För då kan ni aldrig garantera att spendanalysen är korrekt.