Ny revisionsrapport: Göteborgs Stads upphandling av byggentreprenader

Stadsrevisionen har granskat om Göteborgs Stad har ändamålsenliga rutiner för upphandling av byggentreprenader. Stadsrevisionen har identifierat tre förbättringsområden: 

• Upphandlingar av byggentreprenader kan dokumenteras bättre
• Hanteringen av så kallade ÄTA-arbeten (ändrings- och tilläggsarbeten) kan stärkas
• Arbetet för att främja konkurrens och affärsmässighet kan utvecklas

De bolag som omfattas av granskningen är:
Framtiden koncernen; Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Framtiden Byggutveckling AB, Göteborgs stads bostadsaktiebolag samt Higab AB.

Iakttagelser och bedömningar
Stadsrevisionen bedömer att bolagen bör stärka sina rutiner inom följande områden:

Upphandlingar av byggentreprenader kan dokumenteras bättre
Stadsrevisionen bedömer att de granskade bolagen i varierande utsträckning behöver se över och utveckla sina styrande dokument för investeringar och upphandlingar.Stadsrevisionen bedömer att bolagen, i de upphandlingar vi har granskat, har använt rimliga kvalificeringskrav och utvärderingskriterier. Däremot bedömer stadsrevisionen att bolagens dokumentation av hur kvalificeringskraven har kontrollerats och av hur utvärdering av kvalitet har skett kan förbättras.

Hanteringen av så kallade ÄTA-arbeten (ändrings- och tilläggsarbeten) kan stärkas
Stadsrevisionen bedömer att bolagen, med något undantag, har väl fungerande rutiner för att få underrättelser om ÄTA-arbeten (ändrings- och tilläggsarbeten) och för att godkänna desamma. Stadsrevisionen bedömer att denna typ av arbeten kan hanteras mer enhetligt i de granskade bolagen. Revisionerna anser att bolagen bör använda egna sammanställningar över de ÄTA-arbeten som uppstår i projekt och inte enbart använda sig av de anlitade entreprenörernas sammanställningar. För att identifiera återkommande och kostnadskrävande arbeten bedömer revisorerna även att bolagen bör följa upp och utreda vad som orsakar ÄTA-arbeten och hur dessa arbeten kan minskas. Alltför omfattande ÄTA-arbeten riskerar leda till otillåtna direktupphandlingar. Därför anser stadsrevisionen också att samtliga bolag bör följa upp kostnaderna för dessa arbeten i förhållande till upphandlingarnas kontraktsvärden.

När det gäller Higabs rutiner för detta område bedömer revisorerna att bolaget behöver vidta åtgärder som säkerställer att anlitade entreprenörer på ett konsekvent sätt anmäler ÄTA-arbeten innan dessa påbörjas.

Arbetet för att främja konkurrens och affärsmässighet kan utvecklas
Granskningen visar att bolagen arbetar på olika sätt för att främja konkurrens och affärsmässighet. Bland annat informerar bolagen om kommande upphandlingsbehov för att öka konkurrensen och bredda leverantörsbasen. Stadsrevisionen gör bedömningen att bolagens insatser i vissa avseenden är ändamålsenliga. Inom Framtidenkoncernen finns sedan en tid tillbaka ett koncerngemensamt inköpsråd. Revisorerna bedömer att de granskade bolagen inom koncernen kan samordna arbetet med att försöka utöka marknaden och nå nya leverantörer. Revisorerna bedömer vidare att bolagen bör följa upp sina upphandlingar över vilka upphandlings- och entreprenadformer som är mest ändamålsenliga och kostnadseffektiva. Stadsrevisionen ser positivt på att Framtidens inköpsråd har initierat en entreprenadrättslig översyn som uppmärksammar dessa frågor. Till sist ser revisorerna positivt på att Higab har analyserat ett antal större investeringsprojekt men bedömer att bolaget i vissa delar behöver stärka kostnadskontrollen och upphandlingskompetensen.

Rekommendationer
Mot bakgrund av de bedömningar som vi har gjort i rapporten lämnar Stadsrevisionen följande rekommendationer:

Stadsrevisionen rekommenderar styrelserna för Familjebostäder i Göteborg AB och Higab AB att vidta åtgärder som säkerställer att bolagens entreprenadupphandlingar dokumenteras på ett tillfredsställande sätt.

Stadsrevisionen rekommenderar styrelsen för Higab AB att vidta åtgärder som säkerställer att bolagets hantering av ÄTA-arbeten förbättras.

En sammanfattning av rapporten och hela granskningen finns att ta del av i bifogade filer.

Vid frågor, vänligen kontakta:

Sven R Andersson, vice ordförande, 0707- 88 29 59
Bengt Bivall, ordförande, 0708- 31 17 94

Anna Magnusson, kommunikationsansvarig stadsrevisionen, 0707- 62 20 41