”Vi sökte ett system som klarade våra komplexa avtal”

Stockholms Hamnar valde Flex för det lättarbetade gränssnittet och den enkla hanteringen av alla komplicerade avtal.

– När företaget började se sig om efter ett nytt tidsystem var ett av kraven att det skulle kunna hantera våra komplexa avtal, säger Johanna Wiberg, HR-specialist på Stockholms Hamnar. Johanna blev involverad i projektet för att bidra med kunskap om hur organisationens avtal ser ut från ett användarperspektiv.

– Vi hade tidigare CasaWin, ett gammalmodigt tidsystem som inte längre skulle underhållas från systemleverantörens sida. Vi behövde därför se oss om efter ett nytt. Eftersom vi är ett kommunalt bolag krävdes en upphandling så vi bad vår lönebyrå att kolla upp vilka system som skulle kunna passa vår verksamhet.

Vad var det som gjorde att valet till slut föll på Flex?

– Det lättarbetade gränssnittet och att det är så enkelt ur ett användarperspektiv! Man förstår hur man ska göra, och du kan göra mycket via appen. Systemet kunde även hantera alla våra komplexa avtal, vilket var viktigt för oss. Priset var en del i det som avgjorde också.

Stockholms Hamnar har 170 fast anställda plus ett varierande antal säsongsarbetare. Johanna berättar att för dessa knappt 200 medarbetare har de många och varierande avtal. Det kan vara två personer som går på ett visst avtal. Olika övertidsregler, jour, beredskap… På detta är det också väldigt varierande arbetstider. I Flex var det inga problem att hantera detta.

Ett byte av tidsystem påverkar samtliga medarbetare och det är alltid förknippat med en del utmaningar. Hur har bemötandet bland personalen varit hos Stockholms hamnar?

– Jag tycker det har gått väldigt bra. I vår organisation är det många som inte är så vana vid datorer och mobiler, exempelvis hamnarbetare som inte använder dessa verktyg i sitt dagliga arbete. Innan var jag rädd att det skulle bli en tung och jobbig process. Men jag blev väldigt förvånad att alla var så positiva. I början var det mycket frågor, men alla har haft en förståelse för varför vi gjorde det här.

Med Flex har arbetet blivit mer uppstyrt, berättar Johanna. Tidigare kunde registreringar göras i strid med avtal och regler, men det tillåts inte längre i systemet. I det gamla systemet kunde alla, oavsett personalgrupp, göra lika mycket. Som tjänsteman kunde du lägga in samma saker som en kollektivare. Då var det chefen som var tvungen att kolla så att det var inlagt korrekt. Men nu är det anpassat efter varje tidgrupp, så att du kan lägga in enligt reglerna i det avtal du går under. Det sparar mycket tid för cheferna som inte behöver detaljkontrollera varje tidrad, samtidigt som det blir enklare också för medarbetaren som får färre val.

En annan fördel som Johanna ser är appen.

– Den är jättesmidig. För oss är den verkligen ett lyft. Det har jag hört från medarbetarna också: ”wow, en app istället för stämpelklockan i datorn”.

Skulle du rekommendera Flex till andra företag?

– Verkligen! Och särskilt för organisationer med en massa olika avtal och komplicerade regler och arbetstider. Vi såg i upphandlingen vi gjorde att det inte fanns så många som kunde leverera det vi behövde. Men Flex kunde och det har funkat bra!