Snart dags för månadsrapportering till Fora – har du koll?

Snart är det dags. Från och med februari 2024 ändras rapporteringsrutinerna för alla arbetsgivare som hanterar pensionspremier via Fora. Osäker på vad som ska göras och när? Här är det viktigaste du behöver ha koll på.

Övergången från årsvis till månadsvis rapportering sker stegvis. I det första steget omfattas tjänstepension och försäkringar för arbetare (anställda med avtalspension SAF-LO). Denna övergång börjar under det första kvartalet 2024. I ett framtida steg kommer även tjänstemännen att omfattas.

Syftet med förändringarna är först och främst att arbetare ska kunna få sina pensionspremier överförda varje månad på samma sätt som tjänstemännen får idag. På detta sätt blir det lättare för arbetsgivare att följa upp kostnaderna samtidigt som arbetstagare får större möjligheter till avkastning under året. Tanken är också att du som arbetsgivare ska få mer enhetliga arbetsprocesser när även rapporteringen till Fora sker månadsvis precis som rapporteringen till exempelvis Skatteverket och Collectum.

Ny uppmärkning

Som arbetsgivare måste du nu märka upp anställda som klassas som arbetare med en särskild uppmärkningskod (eller FOK-kod som det också kallas) som kopplar de anställda till rätt kollektivavtal. Det är först när uppmärkningen är gjord som lönerna kan rapporteras in.

Läs mer om uppmärkningen hos Fora.

Viktiga deadlines att ha koll på

• 31 januari 2024 är deadline för rapportering av löner utbetalda under 2023 (sista årsrapporteringen).
• I februari 2024 öppnar Fora sina e-tjänster för uppmärkning och månadsrapportering. Ett e-postmeddelande skickas då ut till företagets huvudadministratör.
• Perioden för att rapportera löner utbetalda under januari, februari och mars är förlängd till den 31 maj 2024. Efter denna övergångsperiod ska lönerna vara inrapporterade den sista dagen i månaden efter att de betalats ut.

Så här kan du förbereda dig – snabb checklista

• Kontrollera att företaget har anmält en huvudadministratör till Fora. Huvudaministratören kan i sin tur lägga till fler administratörer.
• Se till att kategoriseringen av de anställda i kategorierna arbetare, tjänstemän och företagare stämmer. Om anställda rapporteras i fel kategori kommer detta att påverka deras tjänstepension och försäkringsomfattning.
• Är ni redo för uppmärkningen av arbetare? Ta reda på hur stödet ser ut i ert lönesystem och ta del av instruktioner från er leverantör.
• Anpassa er befintliga löneprocess och se över hur ni på bästa sätt införlivar den nya Fora-rapporteringen i företagets månadsrutin.

Information och webinars för dig som vill veta mer

På Foras webbplats hittar du mer information, filmer och vanliga frågor och svar för dig som arbetsgivare. Vi tipsar också om att ta del av Foras kostnadsfria webinar där man berättar mer om övergången. Här kan du läsa mer och anmäla dig.

Srf Lönsam, samverkansgruppen för svenska lönesystemleverantörer där Flex Applications medverkar, har också tagit fram en gemensam FAQ om månadsrapporteringen. Ta del av Srf Lönsams FAQ här.

Flex Applications lönesystem Flex Classic och Flex HRM Payroll har stöd för den nya hanteringen. Läs mer på vår kundzon.