Mer och snabbare information till anställda – har du koll på de nya lagkraven?

Visste du att arbetsgivare snart kommer att vara skyldiga att ge mer skriftlig information till nyanställda – och snabbare? Vi reder ut vad lagändringen innebär och vad ditt företag behöver tänka på.

Vad är det som förändras och varför?

Att arbetsgivare skriftligen måste informera nyanställda om deras anställningsvillkor är inget nytt. Redan idag gäller enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS) att du som arbetsgivare är skyldig att lämna information om ”anställningsvillkor av väsentlig betydelse”. Inom ramen för nya bindande EU-regler om arbetsvillkor, det så kallade Arbetsvillkorsdirektivet, kommer denna informationsskyldighet dock att skärpas på flera punkter. Detta enligt ett riksdagsbeslut från den 11 maj 2022.

Kort sammanfattat innebär förändringarna att arbetsgivaren måste lämna mer information, snabbare och till fler grupper av anställda än tidigare. Syftet är att göra anställningsvillkoren tydligare och mer förutsägbara för arbetstagarnas del.

Vad ska den skriftliga informationen innehålla?

Enligt de nya reglerna ska den skriftliga informationen till nyanställda nu innehålla uppgifter om längden på arbetstagarens normala arbetsdag eller arbetsvecka samt vad som gäller för eventuell övertid/mertid och ersättning för sådant arbete. Om jourtid tillämpas ska den anställde dessutom ha en minsta tidsfrist för besked om hur hen ska arbeta.

Utöver detta ska de anställda informeras om bland annat:
– rätt till utbildning som tillhandahålls av arbetsgivaren
– semesterrätt och betalda semesterdagar
– arbetsgivaravgifter och skydd för social trygghet
– bestämmelser som arbetsgivaren och arbetstagaren ska följa när någon part vill avsluta anställningsförhållandet.

När ska informationen lämnas?

Skärpta krav införs också när det gäller tidsfristerna för när informationen ska lämnas. Vissa typer av information ska ges så snart som möjligt efter påbörjad anställning, dock senast efter sju kalenderdagar. För vissa andra typer av information är det även fortsättningsvis en månad som gäller.

Vilka arbetstagare ska informeras?

Ytterligare en förändring är att arbetsgivaren blir skyldig att lämna information till sådana grupper av arbetstagare som tidigare varit undantagna, exempelvis personer i företagsledande ställning och arbetstagare med lönebidrag. Även anställningar som är kortare än tre veckor kommer att omfattas av kraven.

Är det något mer som förändras i de nya reglerna?

Ja, det är ytterligare ett par områden där kraven skärps. För det första kommer arbetsgivare (som huvudprincip) inte längre kunna neka en medarbetare att ta ytterligare en anställning hos en annan arbetsgivare. Undantag gäller om det är fråga om en konkurrerande verksamhet eller att den andra anställningen på något annat sätt utgör ett hinder för arbetsgivarens verksamhet.

För det andra gäller nya villkor i de fall medarbetaren begär en annan anställningsform eller högre sysselsättningsgrad. Framöver måste arbetsgivaren ge den anställde ett skriftligt besked med en motivering av sitt beslut, vilket ska ske inom en månad. Provanställningar är dock undantagna från detta krav.

När börjar de nya reglerna gälla?

Ändringarna träder i kraft den 29 juni 2022. Redan existerande anställningar och anställningsavtal som har ingåtts före den 29 juni 2022 påverkas inte av de nya reglerna.

Vad behöver jag som arbetsgivare tänka på?

De nya kraven innebär att du som arbetsgivare behöver se över både era rutiner och er dokumentation kring anställningsprocessen. Det är viktigt att informationen som ges till nyanställda innehåller alla de uppgifter om anställningsvillkor som det nya regelverket kräver och att det sker inom de fastslagna tidsfristerna. Mallar för anställningsavtal kan behöva gås igenom och kompletteras med rätt uppgifter för nyanställningar som ingås från och med den 29 juni, alternativt behöver ni se till att dessa lämnas i en bilaga eller i annan skriftlig form.

Eftersom arbetsgivare också kommer att bli skyldiga att ge skriftligt besked till anställda som önskar byta anställningsform eller gå upp i sysselsättningsgrad behöver ni också se till att ha en fungerande rutin för det.

Vill du och dina kollegor underlätta och kvalitetssäkra er HR-administration? Flex HRM Employee är HR-systemet som med smarta digitala flöden underlättar vardagen för såväl chef och administratörer som medarbetare. Skapa skräddarsydda mallar och ta ut anställningsavtal och blanketter i några snabba knapptryck. Skicka dem sedan för digital signering och låt den anställde skriva under snabbt och smidigt via BankID. Det är bara ett exempel på hur Flex HRM Employee kan hjälpa ditt företag att automatisera bort onödigt krångel – hela vägen från anställning till avslut. Kontakta oss om du vill veta mer!