Guide: 6 steg till en lyckad internkommunikation

Meddelanden som inte når fram, saker som inte följs upp, detektivarbete som får läggas på att leta information på villovägar…Bristfällig internkommunikation kan leda till att hela organisationen blir lidande. Men vilka är då riskfaktorerna som gör att kommunikationen inte funkar? Och vilka är de vinnande koncepten? Här kommer 6 tips för att få till en framgångsrik internkommunikation.

När kommunikationen inte flyter som den ska på jobbet kan det skapa en hel del krångel. Information kan försvinna eller hamna hos fel person. Eller så kommer det ett överflöd av information som i sin tur gör det svårt att sålla bland alla meddelanden på olika kanaler. Det kan också vara så att det saknas feedback-kanaler, vilket gör att medarbetarna har liten eller ingen möjlighet att återkoppla till chefer och styrelse.

Allt detta kan i sin tur skapa rejäl förvirring kring vad det egentligen är som ska göras eller uppnås på arbetsplatsen. Den som upplevt något av ovanstående kan nog hålla med om att det kan vara enormt frustrerande – samtidigt som både samarbeten och arbetsprocesser blir lidande.

Varför satsa på internkommunikation?

Ett skäl är för att förtydliga företagets syfte och mål för de anställda. När målet är tydligt blir det enklare att jobba tillsammans – alla är nämligen på väg åt samma håll. Detta bidrar i sin tur till ett ökat medarbetarengagemang och en starkare vi-känsla.

Ett annat skäl är dagens arbetsmarknad och den ständiga kampen om talangerna. Genom att satsa på intern kommunikation får ni större möjlighet att motivera och behålla era medarbetare.

Och faktum är att välfungerande internkommunikation också tycks ge bättre affärer. En undersökning från Brilliant Future som gjordes 2021 visar nämligen att företag med medarbetare som upplevde att kommunikationen fungerade tillfredsställande hade 18 procentenheter högre lönsamhet jämfört med företag där de anställda upplevde motsatsen.

Så, hur gör man då för att lyckas? Här kommer några saker att tänka på för att få till en framgångsrik kommunikation.

Så får ni till internkommunikationen – 6 tips

1. Se kommunikationen som en dialog
   Tänk på att den interna kommunikationen inte bara handlar om informationsspridning – framgångsrik internkommunikation får ni när alla på företaget i stället ser kommunikationen som en pågående dialog. Finns det möjlighet för alla medarbetare att ge feedback och komma med idéer och synpunkter? Bra! Det är en viktig nyckel till att få motiverade och engagerade medarbetare.
   
2. Sätt upp en intern kommunikationsplan
   Det är inte helt ovanligt att det mesta krutet läggs på extern kommunikation i en organisation, vilket är helt förståeligt. Men de företag som lägger en del av det krutet på att upprätta en intern kommunikationsplan ger sina medarbetare bättre förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb.
   Er interna kommunikationsplan bör först och främst svara på frågorna ”Vilken typ av information ska förmedlas?” och ”Via vilken/vilka kanaler ska den förmedlas?”. När alla medarbetare vet var de ska kommunicera om vilken typ av information – först då har ni riktigt bra förutsättningar för att er kommunikation ska flyta.
   
3. Välj rätt kanal…
   Mejl, medarbetarportaler, samarbetsappar, meddelandeappar, projektledningsverktyg, videokonferensverktyg, molnlagringstjänster, filarkiv… information kan förmedlas och förvaras på många sätt, och det är inte alltid självklart vad som passar bäst.
   Börja med att se över vilka kanaler och lagringsverktyg ni använder idag – var finns informationen och var kommunicerar ni? Om det är möjligt, samla informationen på samma ställe för att den ska bli enklare att hitta för era medarbetare. Fundera också på om de kommunikationskanaler ni använder verkligen fyller sitt syfte – eller kan de bytas ut mot smartare verktyg som passar just era behov bättre?
   Vill ni automatisera informationsflödet? Här kan du läsa mer om hur ett webbaserat personalsystem kan förenkla kommunikationen på företaget.
   
4. …efter roll
   Det är också viktigt att planera kommunikationen utifrån var medarbetarna befinner sig. Är de oftast på språng? Eller vid datorn? Oavsett var de jobbar ifrån – välj kanal efter roll. Är de ute och rör sig mycket kanske kontakt via mejl inte är det smidigaste. Och den som jobbar ute i en fabrik kanske ni når enklast via en digital info-skärm, eller varför inte via den gamla hederliga anslagstavlan?
   
5. Behöver alla verkligen all info?
   När många olika meddelanden kommuniceras ut på flera olika kanaler kan det snabbt bli väldigt mycket information. Det kan därför vara bra att fundera på om den information ni ska nå ut med verkligen är relevant för alla i företaget. Alltså, kommunicera till rätt personer – era medarbetare slipper då lägga onödig tid på att sålla bland otaliga mejl och meddelanden som inte är relevanta för just dem.
   
6. Förmedla mål och vision
   Sist, men absolut inte minst: i hjärtat av en välfungerande internkommunikation bör företagets övergripande affärsmål och vision finnas. Genom att arbeta strategiskt med er interna kommunikation ger ni era medarbetare rätt förutsättningar för att jobba mot samma syfte och mål.

Dags att jobba smartare med kommunikationen?

Kämpar du och kollegorna med att få er kommunikation på jobbet att flyta? Vill ni få ett stopp på ändlösa mejltrådar, arga påminnelser och högar med post it-lappar? Eller har ni många medarbetare ute på fältet som saknar jobbmejl? Med rätt digitala verktyg håller ni er synkade med varandra utan onödigt krångel. I vårt webbaserade personalsystem Flex HRM har vi lagt stor vikt vid att digitalisera och automatisera informationsflödet och låta medarbetare och chef kommunicera på det sätt som passar dem – via smidiga inbyggda funktioner i vår app och vår webbportal. Vill du veta mer om de smarta genvägarna? Kontakta oss så berättar vi mer om hur Flex HRM kan underlätta vardagen för dig och dina kollegor.