Låt inte certifieringen hämma kvalitetsutvecklingen

I över 25 år har certifieringsprogram och standarder för kvalitet och livsmedelssäkerhet utvecklas för livsmedelskedjans aktörer. Trenden är tydlig. Kraven i standarderna blir fler och mer detaljerade. Samtidigt ökar riskerna i en osäker omvärld.

Denna utveckling kan stödja organisationer genom att det visar på aspekter som måste hanteras. I en del fall indikerar standarderna även vad som är 'best practice' inom olika områden. Motsatt kan dock den ökande graden av detaljkrav i standarder riskera att minska kreativiteten och påverka riskhanteringen negativt. Risken är extra stor i de organisationer där ledningen inte ser kvalitet och livsmedelssäkerhet som en strategisk fråga och där ledarskapet inom området är otydligt.

Ofta finns en osäkerhet eller rädsla inom organisationer att inte klara en certifiering enligt en standard, t.ex. BRCGS Food, IFS Food eller FSSC 22000. Certifikat som är helt nödvändiga för att ha en plats på marknaden. Anpassningar av företagets ledningssystem kanske t.o.m. görs för att lättare kunna förklara för en extern revisor. Inte med och för de som ska använda ledningssystemet.

Det är lättare att göra det svårt. Det är svårare att göra det lätt. Därför gör många arbetet med att uppfylla standarder svårt. Svårare än det behöver vara. Då riskerar organisationen bygga en onödig, kostsam byråkrati och administration runt kvalitetsarbetet. Därför bör ledningen bidra till utveckling av en bred kompetens i organisationen och ett mod att våga ifrågasätta, förenkla och fokusera på det viktiga i kvalitetsarbetet.

Kvalitetsavdelningar får ibland en för stor roll i att säkerställa att dokumentation uppfyller standarder. Det går ut över anpassningen av systemdokumenten till verkligheten och ägandeskapet i organisationen. Det kanske är bekvämt för ansvariga på kort sikt, men på längre sikt kan denna diskrepans bygga in risker i verksamheten. Risker som är direkt relaterade till finansiell risk via riskerna för livsmedelssäkerhet, kundrelationer och företagets varumärken.

Spel för galleriet kanske fungerar vid en revision, men genomskådas direkt av medarbetarna. För mycket av sådana lösningar påverkar, över tid, kulturen i en organisation starkt negativt. Ledningen bör utvärdera kvalitetsavdelningens uppgift och roll. En coachande roll i kombination med en tydliggörande och kravställande roll är bättre än en roll som fixar allt åt alla. En kvalitetsavdelning bör se som en av sina uppgifter att skydda organisationen från det som inte är meningsfullt och viktigt för att hantera reella risker.

Att hantera krav i en standard kan vara utvecklande för en organisation. Om det görs resultatinriktat och riskbaserat. Om det görs i samverkan och tvärfunktionellt. Det måste finnas en upplevd meningsfullhet och förväntad nytta med att utveckla och anpassa ledningssystemet mot befintliga och nya krav. Att ständigt sträva efter ett enkelt, effektivt och ändamålsenligt sätt för att uppnå det önskade utfallet. Det är så organisationer i livsmedelskedjan med störst framgång och långsiktigt hållbart hanterar krav och risker förknippade med kvalitet och livsmedelssäkerhet.