Mange bryter arbeidstidsreglene uten å vite om det

Mange tenker at det er unødvendig å føre oversikt over når ansatte med fast arbeidstid eller arbeidsplaner faktisk jobber. Det er feil.

Kravet om å føre oversikt over arbeidstid følger av arbeidsmiljøloven § 10-7. Det er svært viktig for ledere med personalansvar å kjenne til denne bestemmelsen og hvorfor den finnes:

«Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte».

Bestemmelsen gjelder for alle

Kravet om å ha oversikt over arbeidstid gjelder for alle. Det vil si at arbeidsgiver må sikre at det faktisk føres en slik oversikt.

– Det er uten betydning om den ansatte har fast arbeidstid, en arbeidsplan som sier når man skal arbeide, om man har timelønn eller fastlønn. Poenget med bestemmelsen er at arbeidsgiver skal ha oversikt over hvor mye den enkelte faktiske har arbeidet, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Må ha med start- og sluttidspunkt

Grunnen til at det er viktig å føre oversikt over når alle ansatte faktisk jobber, ikke bare hvor mye, er at oversikten skal gi mulighet for å sikre overholdelse av alle arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven kapittel 10. Du som leder må sikre at arbeidstidsbelastningen totalt sett er forsvarlig. Samtidig må du hindre at ansatte utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og sikre at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn, som det heter i arbeidsmiljølovens paragraf 10-2.

– At det skal føres start- og sluttidspunkt er nok det jeg opplever overrasker de fleste. Men har man ikke med dette, så vil det i de fleste tilfeller ikke være mulig å kontrollere at alle arbeidstidsbestemmelsene følges. Det er altså et lederansvar å vite for eksempel hvor mange timer hvile arbeidstakeren har fått, når på døgnet det ble arbeidet og om det jobbes på søndager, sier Dystebakken.

Hun understreker at ansatte med særlig uavhengig eller ledende stilling ikke er unntatt fra denne bestemmelsen (arbeidsmiljøloven 10-2 første ledd), noe som betyr at det også bør føres oversikt over når ansatte med slike stillinger jobber.

Selv om paragraf 10-7 ikke direkte gjelder for disse, kan en slik oversikt likevel være verktøyet som er nødvendig for å ivareta paragraf 10-2 også for disse arbeidstakerne.

Iverksette tiltak

Loven stiller krav om at man har rutiner for å sikre at § 10-7 ivaretas, at arbeidstakerne er kjent med rutinene og at rutinene faktisk er innført i virksomheten. Det vil si at du må ha rutiner for hvordan arbeidstiden skal føres og rutiner for hvordan man skal kontrollere arbeidstiden.

Når leder har den fortløpende oversikten, vil det også være mulig for leder å oppdage eventuelle brudd på arbeidstidsbestemmelsene raskt.

– Brudd på arbeidstidsbestemmelsene vil forekomme, men det er de systematiske, alvorlige og langvarige bruddene vi må unngå. Leder må da ha denne oversikten og iverksette tiltak. Å ha en slik oversikt vil også kunne bidra til å forebygge brudd; for eksempel dersom man har behov for å pålegge overtid vil man da kunne «velge» den som har minst arbeidstidsbelastning ut fra oversikten, sier Simployers juridiske rådgiver.

Kan aldri bli arbeidstakers ansvar

I dagens arbeidsliv styrer mange arbeidstakere sin egen arbeidsdag. Det er stor grad av fleksibilitet og frihet, slik vi ønsker at det skal være.

– Det betyr ikke at leders ansvar blir fleksibelt av den grunn. Det er arbeidsgiver som må sikre kontroll med at arbeidstakerne ikke arbeider utover de tillatte rammene. Der det likevel gjøres, må det iverksettes tiltak for å sikre at det ikke gjentar seg eller pågår over lang tid.

– Arbeidsgiver kan ikke si at man ikke var kjent med brudd fordi man ikke har en slik oversikt. Det er arbeidsgivers plikt å sørge for at man har denne oversikten og at man selv har oversikt over brudd. Manglende oversikt vil ikke fristille for ansvar, snarere tvert imot, sier Karoline Dystebakken i Simployer.

Ikke for å kontrollere

Formålet er ikke å ha kontroll med arbeidstakerne, men kontroll med at det arbeides innenfor tillatte rammer.

– Formålet er med andre ord å ivareta arbeidstakerne, fordi vi vet at for stor arbeidstidsbelastning ikke er bra. Det øker risikoen for uønskede hendelser, sykefravær og manglende balanse mellom jobb og fritid. Oversikten er derfor et viktig verktøy for den enkelte leder i det daglige løpende HMS-arbeidet og personaloppfølgingen. Du skal ivareta arbeidstakerne, din viktigste ressurs, på kort og lang sikt, understreker Dystebakken.

Lovteksten er ikke tydelig nok

Simployers jurist mener noe av grunnen til at mange ikke kjenner til disse reglene, er at lovteksten ikke er god nok.

– Mye av skylden kan nok legges på at loven ikke er klar nok. Det kunne lovgiver enkelt løst ved å ta inn i bestemmelsen hvorfor man skal ha en slik oversikt og minimumskrav til innholdet i en slik oversikt. Det burde vært presisert i loven et krav om at oversikten også skal vise "når" det er arbeidet, sier Karoline Dystebakken i Simployer.