Ikke vent til i sommer med avtale hjemmekontor

Mange venter på ny hjemmekontorforskrift før de gjør noe med bedriftens hjemmekontorordning. – Det er ingen grunn til å vente, sier Simployers jurist.

Noen snakker om at hjemmekontorforskriften nå endelig har kommet. Andre snakker om at den har blitt strammet inn og at den gjelder fra 1. juli.

– Hjemmekontorforskriften har vært her siden 2002. Riktignok ble den sendt på høring i april 2021, da den ble pusset støv av i forbindelse med pandemien og man oppdaget at den hadde gått litt ut på dato. Selv om en lov eller forskrift sendes ut på høring, så gjelder den slik den er i mellomtiden, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

I mars ble det vedtatt endringer i forskriften. Disse endringene skal gjelde fra 1. juli.

– Mange har vært avventende, men det er ikke noe å vente på, sier Dystebakken.

Små justeringer i forskriften

Som vi tidligere har skrevet om, er unntaket fra arbeidstidsbestemmelsene fjernet, slik at arbeidsmiljølovens rammer for arbeidstid vil gjelde også på hjemmekontor fra 1. juli.

– Arbeidstid er uansett fastsatt i den enkelte arbeidsavtale, slik at det er grunn til å tro at spesialregler i forskriften frem til nå har hatt liten praktisk betydning. Bortsett fra det, er det bare presiseringer. Det er gjort noen endring og tilføyelser for å forsøke å gjøre det tydeligere hva som er faktisk gjelder. Det er en tydeliggjøring, ingen realitetsendring, sier Dystebakken.

– Det er allerede en gjeldende forskrift, og det vil si at hvis dere innfører hjemmekontorordninger nå eller har innført, så må dere forholde dere til den allerede i dag, legger hun til.

Omfattet av forskriften?

I forskriften er det ikke presisert hvem som er omfattet, men hvem som IKKE er omfattet. Kortvarig eller tilfeldig hjemmearbeid er ikke omfattet. Fra 1. juli endres ordlyden til «kortvarig eller sporadisk». Det er ment å være en tydeliggjøring av «tilfeldig». Ergo: Er du omfattet 1. juli er du også omfattet nå.

– Kortvarig vil for eksempel si 1-2 uker på grunn av tilrettelegging for sykefravær, eller annen grunn. En måned eller mer anses ikke som kortvarig. Sporadisk vil si at man arbeider hjemmefra av og til. Det kan for eksempel være når man tar med seg arbeid hjem for å jobbe noen timer hjemmefra, men da ikke som fast ordning. Arbeider man en dag i uka hjemmefra som en fast ordning, anses det ikke som sporadisk, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver.

Inngå tilleggsavtale

Rådgiverne i Simployer får fortsatt mange spørsmål om det må inngås tilleggsavtale knyttet til forskjellige ordninger.

– Det er viktig å huske på formålet med å inngå avtaler, og ikke tenke så mye på at det er mye arbeid knyttet til å inngå individuelle avtaler med mange arbeidstakere. Grunnen til å inngå avtaler med de ansatte er blant annet å skape forutsigbarhet for styring og oppfølging og stille krav om tilgjengelighet. Skulle det oppstå behov for endringer eller uenighet om ordningen, så vil en god avtale være konfliktreduserende, sier Dystebakken i Simployer.

Vurder arbeidsmiljø og tiltak

Krav til fullt forsvarlig arbeidsmiljø gjelder uansett hvor arbeidstakerne arbeider. Det er arbeidsgiver som vurdere om kravet er oppfylt og som dokumentere at vurderingen er gjort.

– Heller ikke her er det noen endringer. Arbeidsgiver har ansvar for arbeidsmiljøet også på hjemmekontor. Derfor må du som arbeidsgiver kartlegge om arbeidsmiljøet på hjemmekontorene er i tråd med kravene, og vurdere behov for tiltak. Husk at «bordet fanger». Hvis du har åpnet for et annet arbeidssted, eksempel hjemmet, så følger det med ansvar, sier Karoline Dystebakken.

Husk de psykososiale forholdene

Nåværende bestemmelser omtaler bare fysiske arbeidsforhold. I den nye forskriften presiseres det at arbeidsgiver også må forsikre seg om at det psykososiale arbeidsmiljøet er ivaretatt på hjemmekontoret, som en del av kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontoret.

– Heller ikke dette er en endring i praksis, siden alle relevante arbeidsmiljøforhold også i dag må vurderes. Når arbeidsgiver skal vurdere om kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt, må både fysiske, organisatoriske og psykososiale forhold kartlegges, minner hun om.

Arbeidstilsynet kan føre tilsyn

Dystebakken tilføyer at det riktignok er en endring at Arbeidstilsynet kan føre tilsyn med virksomhetenes etterlevelse av hjemmekontorforskriften, noe som allerede burde følge av myndigheten Arbeidstilsynet har til å føre tilsyn etter arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet kan da føre kontroll med om virksomheten følger hjemmekontorforskriften, herunder dokumentasjon på dette.

Simployers 6 gode råd til dere som vurderer en hjemmekontorordning:

1. Vurder konsekvenser for arbeidsmiljø og drift før du beslutter
2. Hvis du beslutter hjemmekontorordning må du vurdere om kravene til arbeidsmiljø er ivaretatt
3. Vurder om det er behov for tiltak og evt. hvilke
4. Dokumentere arbeidet du gjør
5. Inngå tilleggsavtale med den enkelte arbeidstaker
6. Følg opp og evaluer