Pressemitteilung -
Wie die Stadt Munster vom Notizzettel zum Ticketsystem kam
In einer Welt, in der jeder Klick zählt, sind effektive Service-Management-Tools unverzichtbar. Auch die Stadt Munster stand vor dieser Herausforderung. „Jeder hatte so seinen Notizzettel hier im Support und bei der EDV-Abteilung. Der ganze Überblick hat gefehlt, weil eine Priorisierung nicht möglich war.“, so Steffen Fricke, IT-Leiter der Stadt.
Um diesem Durcheinander ein Ende zu setzen und die interne Transparenz zu erhöhen, begann Munster nach einer Lösung zu suchen. Dabei spielte selbstverständlich auch das Budget eine Rolle. Relativ schnell wurde klar, dass TOPdesk aufgrund der verknüpften Wissensdatenbank und dem transparenten Preismodell die Lösung sein sollte.
Fricke erklärt: "Dass man sich mit einem ganz schmalen Geldbeutel erst mal rantasten konnte, gefiel mir sehr gut." Jeder Kunde kann klein beginnen und hat jederzeit die Möglichkeit, das gewählte Paket mit Add-ons zu ergänzen oder auf ein größeres Paket zu wechseln.
Nach kurzer Zeit wurde die Software dann bei der Stadt Munster eingeführt. Die Implementierung des Tools verlief reibungslos und dauerte nur zwei Tage. Das Tool sorgte in der IT-Abteilung direkt für eine Arbeitserleichterung.
Direktes Feedback als Gamechanger
Dies wurde jedoch nicht direkt von allen anerkannt: "Es war am Anfang etwas schwierig, weil der Griff zum Hörer schneller ist, als ein Problem zu verschriftlichen, vor allem wenn es ein Druckerproblem ist.", erinnert sich Fricke. Als die Mitarbeiter aber merkten, dass man ein direktes Feedback erhält, nachdem eine Lösung gefunden wurde, änderte sich das schnell und viele nahmen das neue System positiv an.
Ein echter Meilenstein war der Umzug in die Cloud im Jahr 2020. Durch eine rechtzeitige Planung und eine gründliche Vorbereitung verlief die Umstellung reibungslos, ohne dass die Benutzer etwas davon bemerkten.
Aufgrund der positiven Resonanz bei Meldern und Bearbeitern ist die Zahl der Melder bis heute stark gestiegen. Insbesondere durch die Betreuung kleinerer Außenstandorte und zusätzlicher Einrichtungen in Munster, etwa die Grundschulen, das DRK- Alten- und Pflegeheim oder das Panzermuseum. Auch die Stadtwerke Munster-Bispingen und deren Außenstandorte sind mittlerweile angebunden.
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