8 Steg för ett framgångsrikt byte av affärssystem

Att byta ekonomisystem kan vara komplicerat, jobbigt och komma i vägen för de dagliga arbetsuppgifterna. Få den bästa möjliga starten genom dessa 8 viktiga steg till att framgångsrikt välja ett nytt system.

Det är väldigt vanligt att chefer nuförtiden är väldigt skeptiska till affärsnyttan till följd av alla investeringar som går åt att implementera ett nytt affärssystem. Tyvärr så är denna skepsis berättigad i allt för många fall då en stor andel av alla projekt misslyckas med att leverera uppskattat värde.

Till motsats av dessa misslyckanden så finns det företag som får stor nytta av att implementera nya system. Den fråga vi bör ställa oss är:

”Vad är det som händer i de lyckade projekten men inte i de misslyckade och leder till att man inte drar nytta av implementationen?”

De flesta projekt som inte levererar positiv resultat har faktiskt gått snett innan de ens börjat.

Här kommer 8 punkter att tänka på.

1. Inför en lämplig struktur

Se till att en projektledare med lämplig erfarenhet får sköta processen. Denna kan arbeta i samverkan med VD/ledning för att säkerställa att de viktigaste målen ständigt är i fokus.

2. Identifiera alla krav

Vid insamling av alla krav bör projektledaren söka input från alla i organisationen, inklusive styrelseledamöterna. För det är ofta hos dem som projektet med att byta ofta uppstår då det är något som inte fungerar i organisationen.

3. Kravställ inte enligt ert befintliga system

Representanterna för de olika affärsområdena som tillhandahåller krav till projektledaren genererar vanligtvis information baserat på vad de redan vet, dvs hur de gör saker just nu. Detta innebär att en stor del av tiden går åt att samla systemkrav som till stor del är en detaljerad beskrivning utav de nuvarande systemet. Då missar man att ta in hur effektiviteten kan förbättras genom att göra saker annorlunda.

4. Håll kraven i perspektiv

De problem som behöver lösas kommer alla att vara på mycket olika nivåer inom företaget och ha enormt varierande konsekvenser. Det är därför viktigt att fastställa alla kravs relativa inverkan på företaget. Detta är särskilt viktigt eftersom det inte finns något sådant som ett perfekt affärssystem och varje produkt har sina styrkor och svagheter. Det viktiga är att identifiera de styrkor som har störst inverkan på de stora problemen.

5.Var inte rädda för förändringar

I alla företag så finns det processer som differentierar organisationen genom att skapa affärer och sen finns det processer som enbart finns där på grund av vana. När ni väljer ett system så är det väldigt viktigt att kunna skilja på dessa mycket olika situationer. Processer som är avgörande för framgång i organisationen bör implementeras utan kompromisser. Men de flesta stödfunktionerna behöver dock inte utföras på exakt samma sätt som de har gjort i flera år.

6.Undvik att tänka innanför boxen

Istället för att hålla tankarna och idéerna kring hur ett helt nytt system ska fungera, varför inte bjuda in potentiella leverantörer för att presentera hur de skulle ta itu med de verkligt viktiga frågorna.

7.Fokusera på detaljerna i slutet – inte i början

När man gör en lista av leverantörer enbart baserat på svaren på föreskriven funktion så eliminerar man oftast de mest kreativa och fördelaktiga framtida samarbetspartner

8. Det handlar inte bara om funktionalitet

Ett affärssystem skall inte vara en allt för stor belastning på företagets resurser. Det gäller att det är utformat för att ge snabb implementering, låg löpande kostnad och automatisering av många viktiga affärsprocesser.