Idag lanseras Det virtuella föreningskansliet

Visionen om Det virtuella föreningskansliet är verklighet från och med idag. Med hjälp av ett nytt verktyg, utvecklat av Umeå Fritid i samarbete med Umeå Föreningsråd, får idrottsledarna i Umeå tillgång till ett stöd som gör det lättare och säkrare att sköta det administrativa arbetet i föreningen. Lätt att använda Det virtuella föreningskansliet är ett verktyg, en plats där ledarna kan spara dokumentation från respektive förening. För första gången i kommunsverige kan nu alla registrerade föreningar i Umeå kommun spara sina styrelseprotokoll och årsmöteshandlingar på en server som driftas av kommunen. Tryggt och säkert De allra flesta idrottsföreningar är sårbara. Ofta är det en person, en eldsjäl, som sköter allt arbete med bokföring, protokollskrivning och andra administrativa arbetsuppgifter. Många idrottsföreningar har alla viktiga dokument i en enda persondator. Ofta utan backup. Sårbart och personberoende med andra ord. Mot bakgrund av den kunskapen började visionen om det virtuella föreningskansliet att växa fram. – Idén föddes i samband med att både ledare från Umeå IK och Umeå FC förlorade sina bärbara datorer i samband med stölder. Föreningarna varierar i storlek. Men en sak har dom gemensamt: att förlora all dokumentation är en katastrof, säger Lars Klefbohm, verksamhetsledare IT & kvalitet, och mannen bakom det virtuella föreningskansliet. Umeå Fritid började därför, på uppdrag av Fritidsnämnden, att utveckla det verktyg som från och med vecka 16 är tillgängligt för Umeås 700 föreningar. Föreningsrådet nyckelpersoner Nyckelpersoner är medlemmarna i Umeå Föreningsråd, en sammanslutning av alla ideella föreningar i Umeå. Föreningsrådet är föreningslivets förtroendevalda och rådets ledare, Gunnar Wahlberg, är systemets superadministratör. I den rollen ingår bland annat att fördela rättigheter inom systemet. Varje förening utser sedan en administratör (ofta ordförande eller sekreterare) som lägger upp dokument och jobbar med föreningens egna sidor. Vanliga medlemmar kan logga in för att ta del av dokument, men inte göra ändringar och lägga upp nya dokument. – Drygt tio föreningar har anslutit sig redan. Vi räknar med cirka 100 innan sommaren. Snart kommer vi också att bygga in flera funktioner, till exempel chatt. Den som vill ansluta sig kan kontakta mig, Umeå Fritid eller Gunnar Wahlberg, berättar Lars Klefbohm. Så ser det virtuella kansliet ut: http://www.virtuelltkansli.umea.se/index.asp?page=1 För mer information kontakta: Gunnar Wahlberg Umeå Föreningsråd 070-744 00 81 Lars Klefbohm Utvecklingsledare IT&kvalitet Umeå Fritid 090-16 16 57 070-364 44 74 lars.klefbohm@umea.se Jörgen Boman Pressinformatör Informationsenheten Umeå kommun 090-16 11 24 070-669 00 10 jorgen.boman@umea.se