Digitala tillstånd, intyg och checklistor – nu i SSG On site

Tillämpning av arbetstillstånd och tillstånd för riskfyllda områden sker idag manuellt, på papper eller delvis digitalt – något som kan upplevas som komplicerat och tidskrävande. I dag lanseras Workflow: ett digitaliserat flöde för hantering av tillståndsprocessen. Funktionen har tagits fram tillsammans med experter inom industrin.

Den nya funktionen, som är en del av kommunikationsappen SSG On site, gör det möjligt att digitalisera flödet för hantering av alla arbetstillstånd och tillstånd som en anläggning hanterar. Det vill säga allt ifrån arbetstillstånd, tillstånd att ta sig in i en specifik byggnad av en anläggning eller att få genomföra heta arbeten – helt enkelt vad du än kan behöva skapa för tillstånd, fast att det sker helt digitalt.

Arbetsgruppen som varit med i utvecklingen består av industriexperter som har lång erfarenhet, bland dem finns representanter från helt olika delar av industrin. Markus Sjöholm som är Produktchef för SSG On site menar att pilottesterna, arbetsgruppens engagemang och kompetens har varit otroligt viktig för att skapa en så bra funktion som möjligt.

– Pilottesterna är en otroligt kul del av hela resan, att vara ute och testa skarpt i appen ger oss möjlighet att fånga upp och skapa funktionalitet som effektiviserar, förenklar och ger mervärde för våra kunder, säger Markus.

– Att Workflow dessutom finns tillgängligt i On site-appen, som fungerar för alla anläggningar, gör att vi som anläggning vinner så otroligt mycket på det. Våra entreprenörer som kommer hit är vana vid systemet, vilket i sin tur gör det säkrare och det går mycket fortare att få i gång arbetet. Det finns så många fler fördelar med Workflow utöver en bättre säkerhet på anläggningen – det blir en trygghet för de externa att känna igen systemet – det tror jag är jätteviktigt, säger Anna Håkansson, processingenjör på Freudenberg Home and Cleaning Solutions (FHCS).

Hur Workflow förändrar processer för arbetstillstånd & tillstånd

Tillämpning av arbetstillstånd och tillstånd sker idag manuellt, på papper eller delvis digitalt, och kan ofta upplevas som komplicerat och blir just en pappersprodukt som tappar sin innebörd. För den som själv behövt jaga underskrifter omkring på en anläggning vet att det är enormt resurskrävande och tappar allt för ofta effektivitet och dess viktiga syfte.

Frida Hedlund som är HSE-samordnare på FHCS såg även stora fördelar med Workflow.
– Digitala arbetstillstånd skulle underlätta så himla mycket för verksamheten, vi slipper pappershögar med underskrifter, vi behöver inte springa runt och leta efter folk – bara en sådan sak, säger Frida.

Det är guld värt

I Workflow så finns det flera delar som gör att verktyget blir så otroligt värdefullt för anläggningarna. Den viktigaste funktionen och syftet som arbetsgruppen kom fram till var att digitalt kunna generera, hantera och få överblick på anläggningens samtliga arbetstillstånd med tillhörande rutiner och checklistor.
– Det löser väldigt mycket i vår vardag att använda SSG On site och jag ser väldigt stora fördelar med att Workflow blir en funktion i appen. De egna checklistorna är också guld värd, säger Niclas Sterling, Pfizer.

Funktionerna i Workflow

Arbetstillstånd & tillstånd

En möjlighet att digitalt kunna generera, hantera och få överblick på anläggningens samtliga arbetstillstånd med tillhörande rutiner och checklistor som krävs inför och efter ett arbete. Inklusive det digitala samspelet i appen mellan alla involverade parter.

Intyg

En möjlighet att kunna generera ett lokalt intyg/bevis/tillstånd som är unikt för anläggningen. Exempelvis: en kvittens på en genomgång/utbildning utfört av anläggningens egna ansvariga, ett körtillstånd för truckar av olika slag och mycket mer.

Checklistor

Kan vara vilken riskbedömning, formulär, rutin eller kontroll som helst. Här har mycket tid lagts ner för att bygga en funktion som genererar alla typer av formulär, som i dag kan finnas i pappersform kan du nu få helt digitalt.

Kort om arbetstillstånd

Vid särskild risk för brand eller explosion 36 § krävs skriftliga arbetstillstånd. Kortfattat ska det innehålla hanterings- och skyddsinstruktioner för arbetsuppgiften. Varav den som utför arbetet skriftligen ska intyga att dessa riktlinjer ska följas. Arbetet får inte påbörjas förrän samordningsansvarig godkänt detta. Arbetstillstånd ska bevaras i minst tre månader efter att arbetet har avslutats. Lär mer på arbetsmiljöverkets hemsida.