Vad kostar ett dokument och hur kan jag minska denna kostnad?

Vad är kostnaden för ett företag eller organisation för att skapa, skriva ut och distribuera ett dokument?

Svaret på den frågan är, enligt en oberoende undersökning gjord av Strategy Partners, 300 kr. För varje dokument. Multiplicera med antal dokument som produceras varje år så kan kostnaden bli hisnande. Denna kostnad kanske är känd och redan adresseras. Vanliga konkreta åtgärder är att se över kostnader för skrivare, papper, kuvert, kuvertering och porto, samt naturligtvis att mer och mer kommunicera elektroniskt.

Det finns dock ett kostnadsområde av betydande storlek som det ofta inte talas om och än mindre adresseras. I den ovan nämnda kostnaden om 300 kr per dokument ingår kostnader för redan nämnda områden och även för bl a datorer, nätverk, programvara och underhåll. Men, det enskilt största kostnadsområdet för dokumentskapande, större än skrivare och papper är lönekostnader. 30 % dvs 90 kr kan härledas till den tid som personalen lägger ner på att skapa dokumentet, en kostnad som är lika stor oavsett om dokumentet ska skrivas ut och postas, eller om det ska skickas elektroniskt. Varför adresseras då inte detta betydande kostnadsområde idag? Kanske för att det är okänt, men kanske också för att företaget/organisationen inte känner till att det finns lösningar.

Lagring

Dessutom, dokumentet är väl inte helt färdigbehandlat efter att det är skapat, utskrivet och distribuerat? Nej, dokumentet ska ju lagras också. Helst i ett dokumenthanteringssystem/arkiv för att få struktur, versionshantering, livslängdshantering, sökbarhet, osv. I genomsnitt ägnar personalen 4 minuter för att lagra ett dokument. I denna tid ingår att handha dokumenthanteringssystems gränssnitt, ladda upp dokumentet och fylla i dokumentkortet med metadata. Här finns en risk att metadatat blir felaktigt inmatat, vilket kan leda till att dokumentet inte kan återsökas. Och då användaren ofta upplever dokumenthanteringssystemets gränssnitt som krångligt/långsamt, så hamnar dokumentet inte så sällan på användarens hårddisk och hen tänker att ”det där tar jag tag i senare”. Risken är stor att dokumentet förblir på användarens hårddisk.

Lösningen

Lösningen för att minimera tiden för dokumentskapande är att sträva mot att automatisera. Länsstyrelserna har själva räknat fram att de sparar 85 % i tid genom att använda ett professionellt system för dokumentskapande. För Länsstyrelsernas del innebär det en besparing om minst 90 000 timmar, motsvarande 51 heltidstjänster, varje år.

Ett professionellt system för dokumentskapande kan även automatiskt och ögonblickligen lagra dokumentet. Användaren slipper det krångliga gränssnittet, metadatasättning sker automatiskt och blir korrekt. Och framför allt – jobbet blir gjort! Dokumentet blir sparat där det ska och inte på användarens hårddisk.

För mer information, kontakta:

SmartDocuments Nordic AB

Tel:   08-410 991 30

E-post:  info@smartdocuments.se