Därför är verktyg och rutiner för lönerevisionen viktiga

Eva Wagner är produktchef på Simployer och har många års erfarenhet av lönekartläggning. Hon menar att det är stora variationer i praktiken för lönerevision. Företag med kollektivavtal har ofta en årlig lönerevision utifrån en specifik budget avsatt för lönesättning. HR ansvarar för processen, som tidigare började med att samla löneöversikten i ett Excel-ark som sedan delades med de chefer som skulle fastställa lönen. Det är även HR som ska ta ställning till vilka av de anställda som ska ingå i årets lönerevision.

– Utmaningen har varit att databasen finns i olika system som inte pratar med varandra, säger Eva och fortsätter:

– Dessutom är det gamla sättet att arbeta med lönerevision förvirrande för både HR och chefer. Vi löser många av utmaningarna med ett systemstöd för lönerevision. Ett system som samlar all information på ett ställe och gör den tillgänglig för alla aktörer i processen.

Förenklar den komplexa processen

Fördelningen av löner är i sig ett krävande arbete i Excel. Med systemstöd kan HR istället enkelt simulera budgetallokeringar mellan avdelningarna. När avdelningscheferna har fördelat budgeten till medarbetarna, skickar de förslaget vidare till sina chefer för godkännande. Denna process kunde tidigare ta lång tid eftersom kommunikationen ofta skett via e-post, vilket även gjorde det svårt att få en överblick. Med en digitalaserd process för lönerevision kan ledning och HR kommentera de olika löneförslagen direkt i verktyget, vilket förenklar kommunikationen mellan aktörerna i processen. Ett verktyg tillåter även HR att sätta regler för hur mycket eller lite lönerna kan justeras.

– Genom ett enkelt upplägg och riktlinjer för implementering kan HR till exempel säga att lönerna ska höjas med fem procent, men samtidigt ge avdelningscheferna rätt att ge högre lön för särskilt duktiga medarbetare. På samma sätt kan regler sättas så att ingen får mindre än fyra procent, säger Eva Wagner.

– Man kan dessutom sätta deadlines för när något ska vara klart och bifoga dokument om föreskrifter och annat. HR och ledning får därmed en tydlig överblick för hur långt de olika avdelningarna har kommit i processen, samt om lönerevisionen är godkänd eller behöver följas upp, fortsätter Wagner.

På detta sätt får chefer enkelt tillgång till en uppdaterad lönehistorik, som tidigare bara fanns i lönesystemet. Med all lönehistorik samlad på ett ställe blir även nästa års förhandlingar lättare.

En viktig process för medarbetare

Ewa pekar på fler fördelar med bra verktyg och processer för lönerevisionen. (Läs mer här om Simployers stöd för Lönerevsion)

– Frågar man medarbetarna kommer många att svara att löneprocessen och lönerevisionen är en av årets viktigaste HR-processer. Trots det lägger många företag inte tid på det. Det finns mycket att vinna på att genomföra processen på ett bra och grundligt sätt. Organisationer med etablerade processer för lönerevision är ofta arbetsplatser med motiverade medarbetare. Arbetsgivare som idag har bra lönerevisionsprocesser kommer också att ha en fördel under kommande lönekartläggningar.

– Det är viktig för oss att HR och ledning har bra verktyg för att genomföra lönerevisioner på ett strukturerat, korrekt och transparent sätt, avslutar Eva.