13 tips om ni vill testa 4-dagars-vecka

Intresset för kortare arbetstid har blivit en het fråga på senare tid och har engagerat företag, anställda, fackföreningar och politiker i debatten. Några fackförbund driver frågan aktivt, och både kommuner och företag har startat pilottester för att se hur det fungerar i praktiken.

4 dagars-vecka innebär att man får 100% av lönen för 80% av arbetstiden i utbyte mot att leverera 100% av resultatet.

– Fokus ligger på att engagera medarbetarna, öka produktiviteten och lägga fokus på en hållbar arbetssituation, säger Simployers HR-expert Cecilia Fredriksson.

Varför 4-dagars-vecka?

Internationellt pågår intensiva diskussioner om förkortad arbetsvecka, och många företag har börjat utvärdera kortare arbetsveckor i syfte att ge medarbetarna möjlighet till återhämtning och därmed sänka sjukfrånvaro och öka medarbetarengagemanget. Även i Sverige har intresset för detta ämne ökat på senare tid, och många är nyfikna på hur konceptet 4 dagars-vecka, kan gynna deras verksamheter.

Hur man ska lägga upp det nya arbetssättet måste vara individuellt för alla verksamheter.

– I grunden handlar det om att gå från de synliga insatserna under veckans 40 timmar, till ett resultatbaserat förhållningssätt där det viktigaste är resultatet och måluppfyllnaden snarare än hur många timmar det tagit att nå målet, säger Fredriksson.

Många företag har sett över vilka aktiviteter som ger minst resultat i den dagliga driften och avvecklat dessa. Möten, som ofta varit föremål för klagomål från både anställda och chefer, har också ifrågasatts vid införandet av 4 dagars-veckan. Istället har personalen börjat använda telefonsamtal, meddelandeappar eller andra kommunikationssätt för att öka effektiviteten.

Undersökningar pågår

En Sifo-undersökning visar att en kortare arbetstid är viktigare än en högre lön för många. Dessutom visar en undersökning utförd av Chef att åtta av tio chefer är positiva till idén om en kortare arbetsvecka.

Tankesmedjan Autonomy och forskare vid University of Cambridge och Boston College i USA har gjort en studie som bland annat visar att antalet sjukdagar minskade med 65 procent och medarbetare rapporterade en markant minskning av stressnivåer.

Söktrycket på utannonserade tjänster ökade och de allra flesta företag uppgav att produktiviteten och lönsamheten förbättrades. Sannolikheten för att en anställd skulle sluta minskade med 57 procent och 92 procent av företagen som deltog har beslutat att fortsätta med 4 dagars-veckan efter pilotstudien.

Inte för alla

Trots att studier visar på positiva resultat, finns det frågetecken kring dess lämplighet för yrken där det inte finns mycket tid att skära bort och där arbetstagare måste arbeta snabbare för att behålla samma produktivitetsnivåer.

Detta kan orsaka högre stressnivåer och minska säkerheten. Det gäller främst praktiska yrken där man i många fall har ett pressat schema att följa och få eller inga möjligheter att effektivisera arbetet. Det kan också finnas andra orsaker som gör det svårt att genomföra som till exempel att lösa bemanning där det alltid måste finnas personal på plats, så som i vård, skola och omsorg och andra typer av tjänster där det krävs 100% beläggningsgrad.

- Att införa en 4 dagars-vecka bör inte ske över en natt. Det är viktigt att göra riskbedömningar och se över hur det kommer att påverka hela verksamheten och alla intressenter innan man fattar ett beslut. Det säger Simployers HR-expert Cecilia Fredriksson.

13 tips om ni vill testa 4-dagars-vecka

1. Gör en riskbedömning ur ett arbetsmiljöperspektiv i samverkan med skyddsombud och arbetstagarorganisation

2. Gör en konsekvensanalys utifrån er verksamhet, vilka kan komma att påverkas, positivt eller negativt? Kunder, leverantörer etc.

3. Kommunicera varför ni gör valet och vilka förväntningar som finns på arbetstagarna.

4. Sätt tydliga mätvärden. Hur följer ni upp förändringen? Sätt KPIer som både anger den förflyttning ni vill göra men som också mäter det som fungerar bra idag så att det inte tappas.

5. Gör en genomlysning av arbetssätt och processer. Gör ni saker som inte skapar värde till organisationen? Prioritera arbetet.

6. Skapa tydliga beslutsprocesser och ge tydliga mandat till beslut för att inte skapa långbänkar med många involverade medarbetare i onödan.

7. Lita på medarbetarna och att de gör sitt jobb, förtroende ger de bästa resultaten.

8. Skapa en effektiv möteskultur. Fundera över om mötet verkligen behövs? Vilka måste vara med för att komma vidare i arbetet? Hur lång tid behöver vi om alla är pålästa på agendan när vi startar? Kanske kan ni korta ner era mötestider och engagera färre medarbetare för att arbeta mer effektivt? När omställningstiden från möte till skrivbordsarbete minskar, ökar effektiviteten

9. Inför riktlinjer för användande av e-post för att minska långa mailtrådar och överfulla inkorgar.

10. Håll minst en dag mötesfri och inför “fokustid” ,där medarbetare inte får bli störda, för att skapa mer möjlighet till fokuserat, ostört arbete och reflektion

11. Tydliga spelregler är viktiga. Vilka dagar arbetar vi? I vissa verksamheter behöver vi sprida ut arbetsdagarna för att bemanna, medan för andra är det mer effektivt att alla arbetar samtidigt. Utgå från verksamhetens förutsättningar.

12. Det kan också vara bra att bestämma om man ska utgå från en arbetstidsförkortning, alltså att minska antalet timmar per dag men fortfarande arbeta 5 dagar, eller om man ska ha en helt ledig dag. Vissa verksamheter kan vara öppna för båda alternativen men det är viktigt att det finns en tydlig policy.

13. Låt det ta tid att komma in i det nya arbetssättet, gör hellre en långsam förflyttning än att kapa en arbetsdag i veckan rakt av.