Fallgroppar i löneprocessen med nya LAS – Så här undviker du dem!

När årets lönerevisioner är avklarade och det är dags för medarbetarna att få sina nya löner är det lätt att trilla in i invanda rutiner, men englit Simployers HR-experter är det nu högt tid att tänka en vända kring processerna, då nya regler i LAS börjat gälla.

Nya regler i anställningsskyddslagen LAS, som gäller från den 29 juni 2022, innebär utökad skyldighet för arbetsgivaren att lämna information om ändrade villkor i anställningen. Lön är ett viktigt sådant villkor.

Ofta har HR ansvar för att se till att information om ny lön går ut på rätt sätt och nu också enligt de nya arbetsrättsliga reglerna.

Här är det inte ovanligt att det tidigare har uppstått problem i kedjan, på grund av otydligheter i informationsöverföringen mellan de lönesättande cheferna, HR och löneavdelningen som också behöver få in uppgifterna om de anställdas nya löner på ett korrekt sätt i sina system.

Hur ska HR göra för att leva upp till de juridiska kraven och underlätta för alla som på olika sätt är inblandade i processen att få tillgång till rätt information vid rätt tillfälle?

Simployers HR- och arbetsrättsexperter Ida Ljungberg och Anna Schönfelder har mött många företag som tampats med att få till smidiga rutiner och varnar för några vanliga fallgropar.

– Vanligt förekommande är att cheferna har haft möten med sina medarbetare, som blivit muntligen informerade om nya lönen, och så trillar den in på lönekontot någon månad senare, och kanske retroaktivt från ett visst datum. Men formellt räcker inte detta. Sedan länge finns lagkrav på att också lämna skriftlig information om löneförändringen till medarbetaren, säger Anna Schönfelder.

Nya krav på informationsflödet

Enligt arbetsvillkorsdirektivets utökade krav i nya LAS ska informationen dessutom lämnas snabbare, senast samma dag som nya lönen börjar gälla. Med de gamla reglerna kunde man vänta en månad.

– Oavsett lagkrav finns mycket att vinna, även för arbetsgivaren, med att informera tydligt och korrekt om överenskomna förändringar. Det blir enklare och tryggare för alla att ha på pränt vad som gäller, inte minst när något avviker från den normala lönerevisionen, säger Ida Ljungberg.

Som exempel nämner hon när medarbetaren ”Kalle” ska testa att bli chef under en period, eller kanske tillfälligt täcka upp för någon som är föräldraledig. Eftersom Kalle redan är anställd handlar det i formell mening inte om ett vikariat. Han får ju inte en annan anställningsform, men däremot ett nytt tillfälligt uppdrag och kanske med ett visst lönetillägg.

– Då gäller det att vara tydlig med den informationen, att nu ändras dina arbetsuppgifter och lön under en period. Och när uppdraget sedan upphör efter viss tid så går du tillbaka till dina tidigare anställningsvillkor. Ett vanligt misstag är att inte skriva något alls om detta, utan bara muntligen komma överens, säger Ida Ljungberg och poängterar att detta kan ställa till med en rad problem.

Undvik onödiga missförstånd

Förutom att det strider mot informationsskyldigheten i LAS finns också risk för missförstånd och onödiga diskussioner i efterhand – när lönen och arbetsuppgifterna ska ändras tillbaka till de ordinarie med de gamla villkoren.

– Är man inte tydlig från början kan ju Kalle, efter kanske ett år på sin tillfälliga tjänst, tolka det som att nu har jag fått en ny lön permanent. Ett bra sätt att undvika detta är att upprätta ett avtal där de tidsbegränsade arbetsuppgifterna och villkoren listas. Se också till att ha rutiner för hur löneavdelningen smidigt får tillgång till den här typen av uppgifter, så att de kan ställa in i sina system vilket datum som lönen ska ändras åt ena eller andra hållet, tipsar Anna Schönfelder.

Andra typer av förändringar som ska meddelas skriftligt och skyndsamt

Från 29 juni gäller att besked ska lämnas senast samma dag ändringen börjar gälla och innefattar, förutom lön, bland annat byte av titel eller befattning, utökat antal semesterdagar eller att avtala bort övertidsersättning.

– Det räcker inte att skicka ut ett allmänt informationsbrev, hänvisa till ett protokoll från exempelvis personalmöte, eller lägga upp nyheter om ändringar på intranätet – det är ändå inte skriftlig information till varje individ, och det måste arbetsgivaren ge, påpekar Ida Ljungberg.

Enda undantaget är förändrade anställningsvillkor som beror på att lag eller kollektivavtal ändras, då finns inte krav på att ge skriftlig information individuellt.

– Som arbetsgivare är det ändå bra att ligga steget före genom att alltid berätta om förändringar som på något sätt påverkar individer och personal. Då undviker man tidsödande frågor och missförstånd, säger Anna Schönfelder.