Feedback – så lockar du fram medarbetarens bästa jag

Det pågår ett krig om talangerna. Ska man få dem att stanna och utvecklas, behöver cheferna kontinuerligt jobba med feedback. Det menar Catarina Larsén, Chief Talent Officer på byrånätverket Omnicom Media Group, som har infört ett feedback-program.

DET FÖRSTA CATARINA LARSÉN gjorde när hon klev in sin nya roll förra hösten var att starta igång ett feedback-program.

En hjärtefråga, säger hon själv, efter att ha varit 27 år på byrånätverket Omnicom Media Group, på affärssidan och i olika chefsroller.

”Alla chefer vet att det är dyrt med personalomsättning. Det är ett krig om talangerna. Ska vi få våra talanger att stanna kvar och utvecklas till sitt bästa jag, så är det viktigt att ge feedback. Lön bygger på prestation. Hur ska medarbetarna veta hur de presterar? De måste få feedback, presenterad på rätt sätt”, säger hon.

Som ny Chief Talent Officer, samtidigt som hon parallellt läser på Företagsekonomiska institutet för att bli diplomerad personalvetare, högg hon tag i uppgiften med hull och hår.

Hon började med att intervjua alla chefer på de sju bolagen i koncernen under hösten 2022. Våren därpå körde hon igång feedback-utbildningen, inklusive workshops med olika scenarios.

Och hon valde att sätta ihop grupper med chefer som sedan tidigare kände varandra.

”Många tycker att det är obehagligt att ge feedback. Därför ska man träna i mindre grupper, med chefer man känner. Och det är viktigt att kunna gå iväg och sitta separat”, säger Catarina Larsén.

Grundläggande frågor att ställa sig när du som chef ska ge feedback är: Vad är det för beteende jag vill uppmärksamma? Vilken känsla leder det till hos mig och vilken konsekvens har beteendet för arbetet och affären? Vilken konkret förändring hos medarbetaren vill jag se?, exemplifierar hon.

Det Catarina Larsén vurmar för och har infört är något som kallas för förstärkande och förändrande feedback.

GE FEEDBACK

Exempel: Du leder ett möte (fysiskt eller digitalt), där du märker att en person på mötet inte är uppmärksam.

Var konkret: ”När du jobbade med andra saker i dag på mötet…”

Din känsla: ”… så upplevde jag att jag tappade kontakten med dig.”

Konsekvensen: ”Jag som chef missade input från dig eftersom du inte var mer närvarande. Och du missade viktig information.”

Förändring: ”Jag önskar att du blir mer delaktig i våra möten och inte arbetar med andra saker.”

Som chef ska du använda ett ansvarsfullt språk, ge feedback i jag-form och konkretisera ett beteende (se exempel i faktaruta ovan). Viktigt är också att ge feedback i nära förestående tid efter att något har hänt.

”Att jobba aktivt med feedback gagnar både dig och verksamheten. Får medarbetarna inte feedback skapar det utrymme för osäkerhet och misstolkningar. Och du riskerar att tappa deras engagemang”, säger Catarina Larsén.

På utbildningen har cheferna fått lära sig att ge feedback genom rotation. En person fick caset, en annan var mottagare, och en tredje var observatör. Alla fick prova på de olika rollerna.

Vilket resultat har ni kunnat se i verksamheten efter feedback-utbildningen?

”I vår medarbetarundersökning, som vi i nuläget skickar ut varje kvartal, finns frågan: Får jag löpande feedback från min chef? Där har vi sett en ökning. Vi funderar nu på att skicka ut undersökningarna ännu oftare”, svarar Catarina Larsén.

6 tips: Så fixar du en bra feedback-kultur på arbetsplatsen

Ge förändrande och förstärkande feedback för att varje person ska få hjälp att nå sin potential, bli ”sitt bästa jag”.
Konkretisera ett beteende. Vilken är din känsla och din upplevelse? Det du ser, hur påverkar det dig och vad får det för konsekvenser på arbetet?
Använd ett ansvarsfullt språk, prata i jag-form.
Skriv ner feedbacken innan du ger den. Är den konkret? Är den angelägen? Kan du inte sätta ord på det du vill säga, så är det kanske inte så viktigt att framföra.
Ge feedback nära inpå då något har hänt.
Följ upp! Vad tycker medarbetarna?