Mimers nya ärendehantering med öppen källkod

Med bakgrund av att vårt nuvarande fastighetssystem upphör med sin support stod vi inför ett vägval. Ska vi upphandla ett nytt fastighetssystem med inlåsningseffekter? Svaret var nej. Mimer utvecklar nu en egen IT-miljö där vi äger och kontrollerar vår data och våra processer. Jag har tidigare skrivit om hur vi automatiserat vår uthyrning av bilplatser. Idag kan jag presentera vår nya ärendehantering – byggd med öppen källkod.

Från idé till verklighet med öppen källkod

Att upphandla ett ärendehanteringssystem för ett bolag i vår storlek kan kosta upp emot 10 miljoner kronor. Kostsamt, och begränsar också möjligheterna att anpassa systemet efter verksamhetens behov. Generellt kan man säga att system som inte går att anpassa i stället styr verksamheten i stället för tvärtom.

Under våren 2024 utvärderade vi i stället Odoo, en plattform baserad på öppen källkod. Fördelar?

• Vi får större möjlighet att anpassa systemet efter Mimers processer
• Många grundfunktioner kommer gratis med den öppna plattformen
• Vi behåller kontrollen över vår egen data
• Vi kunde hoppa över en omfattande upphandlingsprocess
  

Bit för bit mot bättre service och hantering av ärenden

I utvecklingsarbetet arbetar vi efter något vi kallar ”skateboardmetoden”. Enkelt förklarat – vi bygger något litet som tar oss framåt för att sedan bygga på med funktionalitet. Alternativet skulle vara att ”bygga en bil” på en gång, men med risken att det blir fel. Då är det svårare att gå tillbaka.

Så tänkte vi även kring vår nya ärendehantering. Vi började med ett begränsat område av ärenden, vitvaruärenden i tvättstugor. Vi integrerade Odoo med Mina sidor så dessa ärenden hamnade direkt i det nya systemet och gick direkt till våra egna vitvarureparatörer.

Med grunden på plats började vi stegvis bygga ut både funktionalitet och användargrupper internt på Mimer. Här är en snabb översikt av våra steg framåt mot en bättre ärendehantering:

• Tvåvägskommunikation: Vi vet att det finns en önskan hos våra hyresgäster att enkelt kunna följa sitt ärende. Därför skapade vi möjlighet för våra hyresgäster att svara på meddelanden och komplettera ärenden via Mina sidor.
• Nya användare, nytt arbetssätt: Historiskt har vi behövt lyfta ut information från vår ärendehantering när externa leverantörer varit involverade i ett ärende. Det gör det svårt för hyresgästen att följa ärendet. Vår Förvaltningsadministration valde därför ut en första leverantör att testa det nya systemet med, som också kan återkoppla till hyresgästen i ärendet. Vi började med en golvläggare.
• Fler leverantörer: Vi gjorde en gradvis utökning med fler hantverkare och leverantörer.
• Utökad ärendetyp: Vi startade upp med ärenden kopplade till vitvaror i tvättstugor. I dagsläget hanteras alla vitvaruärenden i Odoo, det vill säga även vitvaror i lägenheter. Idag hanterar vi omkring 5000 av våra totalt 45 000 årliga ärenden i det nya systemet och antalet växer stadigt.
  

Verksamheten styr systemet

Självklart innebär det ett större förvaltningsansvar när man bygger ett system på öppen källkod. För oss är det dock en styrka att ha kontrollen. På så sätt kan vi prioritera utvecklingen efter verksamhetens behov och själva styra hur nya funktioner implementeras.

Kort sagt upphandlar vi utvecklarkompetens i stället för färdiga system. Det betyder att vi har personer med förståelse för helheten och vi kan forma processer efter verksamhetens behov samtidigt som vi bygger kompetens internt.

Implementeringen har lärt oss mycket om vad som gör ett digitalt förändringsarbete framgångsrikt. En viktig framgångsfaktor är att vi introducerat personer som först bara hämtar information från systemet. Det ger en mjukare ingång och lägre tröskel för att bli utförare i systemet. Här är fler lärdomar:

• Kontinuerlig dialog med interna behovsägareär avgörande – vi lyssnar mer än vi pratar
• Stegvis implementering minskar risken och ger snabbare värde till verksamheten
• Rätt förväntningar skapar förståelse för att övergångsperioder innebär att arbeta i parallella system
• Anpassa systemet efter processerna - inte tvärtom
• Bygg kompetens internt för långsiktig förvaltning

Vi vill dela koden med fler inom allmännyttan

Vår ambition är att skapa möjligheter för samförvaltning med andra allmännyttiga bostadsbolag. Genom att dela vår kod och våra erfarenheter hoppas vi kunna bygga ett community där vi tillsammans utvecklar och förvaltar gemensamma lösningar.

Jag är övertygad om att den här modellen representerar framtiden för digitalisering inom allmännyttan. Vi återtar kontrollen över data och processer, utgår från verksamheternas behov och skapar samtidigt kostnadseffektiva lösningar med hög kvalitet.

Är ditt bolag intresserade av att arbeta med öppen källkod för ärendehantering? Ta mer än gärna kontakt med oss så delar vi med oss av både erfarenheter och kod.