Så räknar du hem en smartare lösning för dokumenthantering

På bara femton månader fördubblas den beräknade mängden information som en organisation hanterar. Det gör att många företag står inför en ohållbar situation. Tiden och resurserna att hantera information i gamla mappstrukturer kommer inte att räcka till. Men det finns lösningar som både förenklar hanteringen och snabbt blir lönsamma. En Forrester-studie visar att en metadatadriven dokumenthanteringsplattform kan ge nästan 270 procents avkastning på investeringen under en treårsperiod.

Redan i dag ägnar vi nästan en tredjedel av arbetsdagen åt att leta efter filer på servrar runt om i organisationen. Mycket ligger fortfarande i mappar och dubbletter är mer regel än undantag. Att leta rätt på den senaste versionen blir i många fall en chansning.

– Att köra på i gamla hjulspår och hantera information på samma sätt som vi gjort i flera decennier är inte hållbart. Med snabbt ökande informationsmängder kommer situationen att bli mer eller mindre omöjlig att hantera – särskilt när kraven på rationella processer, regelefterlevnad och säkerhet aldrig varit högre än nu. Många verksamheter behöver därför tänka om och se möjligheterna med en mer modern informationshantering som bygger på sökbar metadata snarare än snåriga mappstrukturer, kommenterar Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files.

Enkelt att göra en lönsamhetskalkyl
Forresters studie visar att det går att räkna på effekten av att byta ut äldre lösningar för dokument- och informationshantering där man har stora mängder ostrukturerad information samtidigt som de ökade kraven på säkerhet och regelefterlevnad blivit allt svårare att uppfylla.

– Varje organisation har sina egna förutsättningar och potentialen att spara tid kan givetvis variera. Man måste också beakta att varje sparad timme inte automatiskt omvandlas till en produktiv arbetstimme. Men det går att se ett väldigt tydligt mönster där en satsning på smartare informationshantering ger en mycket gynnsam ROI. En modern lösning för informationshantering som sparar arbetstid och förbättrar regelefterlevnaden innebär såklart en kostnad. Samtidigt kan effekten av att frigöra mer tid till annat visa sig ovärderlig, fortsätter Anders Edlund.

För att göra en lönsamhetskalkyl behöver man besvara följande frågor:

• Hur många anställda söker efter dokument och information?
• Hur mycket tid lägger de i genomsnitt varje vecka på att söka efter dokument?
• Vad är den genomsnittliga lönekostnaden per timme?

– Går det att besvara dessa frågor kan man också göra en lönsamhetskalkyl. Vi räknar med att varje sparad timme inte kan omvandlas till en effektiv arbetstimme och att alla uppskattningar inte är exakta, men kalkylerna visar att det i de flesta fall går snabbt att räkna hem en satsning på smartare informationshantering. Många gånger överraskas företag som gjort analysen av hur mycket tid man faktiskt lägger på att arbeta ineffektivt, avslutar Anders Edlund.

Kort om Forresters studie
Forresters studie Total Economic Impact™ (TEI) bygger på data från fem företag i Europa och USA med mellan 200 och 20 000 anställda. Studien visar flera fördelar för de företag som använder M-Files. Några av dem är:

• Kategorisering och indexering av dokument förbättras med 60 procent. Med hjälp av AI- och automatiseringsfunktioner i M-Files lösning kan det göras automatiskt mellan alla avdelningar.
• Sökning efter dokument och information effektiviseras med 40 procent. M-Files lösning baseras helt på metadata, vilket innebär att användarna inte behöver tänka på var informationen finns – rätt innehåll är alltid tillgängligt i rätt sammanhang för användaren.
• Efterlevnads- och revisionsprocesser förbättras med upp till 25 procent. M-Files bidrar med säkerhet och sekretess för organisationens data och med fullständig spårning för varje dokument som visar vem som har öppnat dokumentet och vad som har gjorts.
• Bättre dokumentation ger ökade intäkter. Med M-Files får användarna en gemensam plats för all information som behövs för att fatta välgrundade affärsbeslut.

Om du vill läsa mer om de kostnadsbesparingar och affärsfördelar som M-Files ger kan du hämta hela Forrester-studien här»

Boka en demo av M-Files här»

Om du vill göra en egen lönsamhetskalkyl är du välkommen att kontakta M-Files här»