Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

De senaste årens omställningar har ökat intresset för hybridarbete och hur vi vill att framtidens arbetsplats ska utformas. Flexibilitet och hemarbete några dagar i veckan blir allt vanligare, men trots alla satsningar ser arbetssättet ut som det alltid gjort. En tredjedel av vår arbetstid ägnas till exempel åt att leta efter rätt dokument i olika mappar – och allt fler ställer sig därför frågan: varför ska det vara så knöligt att vara digital på jobbet när det är så enkelt att vara digital privat? En lösning är att börja arbeta med metadata som gör att vi enkelt kan söka efter information på samma sätt som vi gör med sökmotorer privat.

Emelie Fågelstedt är digital strateg och medgrundare av Svenska Nomader. Hon har lång erfarenhet av att arbeta på distans och i olika konstellationer. Enligt henne handlar mycket av problemet om mänskligt beteende.

– Jag tror inte att folk är medvetna om att vi inte är så digitala på jobbet som vi skulle kunna vara. Vi kastades in i distansarbete under pandemin och i dag är det vardag att prata med varandra via Zoom eller Teams. Problemet är att vi har tagit arbetssättet i det fysiska rummet och direktöversatt det till det digitala. I stället måste företag nu ta fram helt nya riktlinjer för hybridarbetet som inkluderar alla, oavsett om man är på kontoret eller i det digitala rummet, säger hon.

Det ställer stora krav på en organisation att få med sig medarbetarna på allt nytt. Den digitala stressen lurar runt hörnet och det gäller att införa mer digitalt arbete steg för steg – inte rusa fram med alltför många nya verktyg och nya rutiner på en gång.

Yngre medarbetare inte vana vid räknestickor och mappstrukturer
Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files, är mer oroad över att vi tappar yngre medarbetare som inte vuxit upp med vare sig krångliga räknestickor eller att behöva leta efter filer som ligger utspridda i mappar på ett oräkneligt antal servrar. Därför är också deras acceptans för tidsödande rutiner lägre.

– Privat är vi vana vid att googla efter information, men på jobbet är det betydligt bökigare och vi måste förhålla oss till gamla filstrukturer och mappar. Det fungerar extremt dåligt när informationsmängderna växer och blir alltmer komplexa. Tänker vi inte om i den här frågan är jag rädd för att företagen kommer att skrämma bort den yngre generationen. Omvänt kan sägas att de företag som erbjuder en smidig lösning får en konkurrensfördel i kampen om talanger, säger Anders Edlund.

Enligt IDC ägnar vi ungefär en tredjedel (31 procent) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar. Andra rapporter visar att hela 46 procent uppger att de har delat känsliga dokument via personlig fildelning – och 12 procent av vår arbetstid går åt till dubbelarbete för att vi arbetar med felaktiga versioner av ett dokument.

Hur är det möjligt att vi år 2022 accepterar att arbeta så omodernt på jobbet – och finns det verktyg som löser problemet?

– På M-Files arbetar vi så klart med våra egna system som är helt baserade på metadata och har stöd för arbetsflöden och samarbeten så att man slipper flytta data hela tiden. Jag arbetar inte i mappar eller trädstrukturer över huvudtaget utan söker bara efter den information jag behöver, säger Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files.

Vad är metadata egentligen?
Metadata betyder ”data om data”. Det är inget nytt fenomen utan började användas redan 1967 på MIT i USA. Det finns tre olika former av metadata: deskriptiv för att identifiera information med hjälp av olika taggar och nyckelord, strukturerad som beskriver hur olika komponenter är organiserade som den rätta ordningen på boksidor och slutligen administrativ som är mer teknisk information som filtyp, när och hur filen skapades osv.

– För dokumenthantering kan vi fylla i metadata när vi ska spara en fil som gör den enkel att hitta och skydda den från obehöriga. Det tar 5-10 sekunder och sparar enormt mycket tid när någon letar efter informationen, menar Anders.

Emelie Fågelstedt jobbar i dag i många olika företag och konstellationer – och alla har olika sätt för att hantera och strukturera data. Flexibilitet är därför helt nödvändigt.

– Vi behöver utveckla nya digitala verktyg och arbetsrutiner parallellt med att även arbetsformerna blir mer flexibla. Alla är kanske inte anställda på företaget hela livet utan vi kommer att se en ökad rörlighet. Det blir allt fler team som består av både interna och externa resurser – och det hänger också samman med den stora bristen på medarbetare i många sektorer, förklarar Emelie.