Blogginlägg - 19 Juli 2021 09:25

Vi måste sluta ringa varandra

Hur många gånger har du stirrat på din telefon i väntan på att den ska sluta ringa så att du kan fortsätta scrolla sociala medier?

Eller direkt efter du väntat färdigt sökt på numret i din favoritnummerupplysnings-tjänst (Vi alla har väl en sådan?)

Eller faktiskt svarat på onödiga, icke-akuta samtal från en kollega som gärna ringer en, två och tre gånger på raken?

Igenkänningsfaktor much?

Oroa dig inte, du är inte ensam. 81% av de tillfrågade i en studie uppger att de inte svarar i telefonen om de inte har eller känner igen numret.

Hur löser vi det här? Enkelt:

Vi måste sluta ringa varandra. Så enkelt är det.

Okej. Lite mer konkreta tankar kring hur vi löser denna ändlösa ström av störande och onödiga samtal:

Du måste börja chatta istället för att ringa!

Att alltid vara tillgänglig och anträffbar kan låta som en bra idé. Dina kollegor ser att du enbart är ett samtal bort och dina leverantörer vet att du alltid svarar.

Men faktum är att vara konstant tillgänglig dödar produktiviteten. Varje onödigt samtal tar tid, gör dig ofokuserad och tenderar att göra icke-akuta saker akuta.

När samtal prioriteras före till exempel chattar riskerar uppgifter och dylikt som faktiskt är viktiga att få en längre hanteringstid.

Jag vet själv hur det här. Chattar tar jag i mån av tid och jag jobbar mig igenom nya meddelanden systematiskt under dagen för att optimera min produktivitet.

Samtal däremot kommer oftast från de som ropar varg, deras ärende, sak, grej, uppgift eller vad det nu kan tänka sig vara tenderar att alltid vara JÄTTEAKUT.

En sådan person tänker inte alltid från andras perspektiv, i detta fallet min prioriteringslista.

Om du har läst Bullens texter om asynkron och synkron kommunikation är det här troligtvis inga nyheter för dig. Har du inte läst dem kan jag verkligen rekommendera att lära dig skilja på asynkrona och synkrona kommunikationsvägar.

Det är om något underlättar den interna kommunikationen.

Så för att summera är en ringande telefon ofta i vägen och leder till minskad produktivitet. I stället ska du välja att skriva ett chattmeddelande – att ringa någon ska alltid vara den sista utvägen.

När du chattar ger du kollegan, kompisen och leverantören chans att bibehålla sin egen produktivitet och hen kan återkoppla därefter.

Vad finns det för chattprogram för företag?

Om jag inte tappat dig hittills har du med största säkerhet förstått vikten av att kommunicera i skrift kontra att slå en pling.

Du kanske redan har börjat fundera hur du och dina kollegor gör och vad ni kan förändra och eller förbättra.

Har du inget chattprogram på företag kan jag meddela att det är en djungel därute. För att förenkla för dig har vi redan skrivit om några:

Så här fungerar chatten i Easy Teams

Du är ju faktiskt inne på vår blogg och vi har en chatt inbyggd i vår app. Det vore ju tjänstefel av mig om jag inte berättade lite mer om den och hur du kan dra nytta av Easy Teams i din vardag.

Easy Teams är inte bara ett samarbetsverktyg eller en telefonväxel. Easy Teams är både och.

Här kommer ett axplock av våra smarta funktioner som finns i vår chatt.

Chattmeddelande (såklart)
I vår inbyggda chatt har du såklart alla grundläggande strukturella funktioner såsom direktchatt, gruppchatt, kanaler och team.

Där kan du skicka snabba meddelanden, tagga personer och kanaler för att säkerställa att informationen når fram.

Så oavsett om du vill skriva med en kollega eller flera kan du göra det i Easy Teams.
Dela saker
Tanken med en företagschatt är att minimera (eller ta bort helt) mejlandet och onödigt långa mejl-trådar.

Med Easy Teams blir det ”a walk in the park”. I chatten kan du enkelt dela filer med drag and drop för att ge dina kollegor tillgång till det senaste materialet.

Men det stannar inte där, du kan inte bara dela filer och dokument. Du kan även dela samtal, andra chattmeddelanden och mejl!

Tänk så smidigt om du får ett mejl från en leverantör där de meddelar att de förnärvarande har längre leveranstider. Då kan du enkelt, i Easy Teams, välja att dela mejlet i en kanal för att informera alla dina kollegor.

Som om det inte vore nog har våra utvecklare även sett till att du kan dela samtalsloggar. Det kan komma väl till hans om du försöker koppla ett samtal till en kollega som är upptagen i ett möte.

Med bara ett knapptryck har du skickat all information om samtalet och du kan fortsätta göra annat. Förslagsvis vara produktiv 😉
Emoji-reactions och GIF:ar
Vissa meddelanden behöver och eller förtjänar enbart en tumme upp. Därför har vi byggt in emoji-reactions vilket innebär att du kan svara på ett meddelande med genom att reagera med en emoji. Snabbt, enkelt och effektivt.

Det är inte alltid viktigt med snabba svar. För mig personligen är det viktigt med roliga svar. En funktion jag inte hade klarat mig utan är GIF. Jag bara äääääälskar att skicka lustiga GIF:ar i chatten till mina kollegor.

Dopa er chatt med smarta integrationer
För att ta chattandet till nästa nivå kan du automatisera många utav era flöden. Det gör du genom att integrera appar med Easy Teams.

Det gör att du till exempel kan få en notis om förändringar i en Trello-tavla eller information från HubSpot.

När du integrerar dina favoritappar sparar du tid, blir mer effektiv och såklart; ökar produktiviteten. Här kan du se vilka program vi har integrerat idag.

Chatta med externa personer
Längre upp pratade jag ju om att minimera e-post, det är något vi tar på allvar. Av den anledningen får våra kunder skapa hur många kostnadsfria gäster de vill i sin Easy Teams organisation för att även kunna chatta, dela filer och använda smarta integrationer tillsammans med externa parter.

Du kan till exempel sätta upp en kanal med en leverantör eller en kund. Har personen i fråga en egen Easy Teams-organisation behöver du inte skapa en gästanvändare. Då kan du bjuda in användaren som en gäst i er värld.

När vi ändå pratar om att chatta med en extern part måste jag ju bara nämna att vi även byggt en koppling mot Slack. Med den kan du och ditt företag sätta upp en chattkanal och synka det med en kund eller leverantör som använder Slack som företagschatt. Smart? Smart!

Och så var det ju de här med att svara i telefon…

Med Easy Teams hoppas jag att du slipper många samtal du ändå inte vill svara på. I alla fall onödiga samtal från kollegor.

Men vet du vad? Vi har även integrerat Merinfo.se tillsammans med Easy Teams vilket innebär att varje samtal till dig automatiskt gör en sökning mot merinfo och meddelar dig vem det är som ringer!!

Eureka!! Nu kan du se namnet på den som ringer (och fortfarande inte svara)