Telefonkonferens eller videokonferens? Varför välja?

Innan pandemin var möten på distans ungefär lika vanligt förekommande som en solförmörkelse. Vi använde det som ”den sista utvägen” vanligtvis när någon vabbade eller av annan anledning inte kunde deltaga fysiskt. Man anslöt via telefon i någon halvtrött konferenstelefon och det var inte så mycket mer än det. Att förbättra en ”överflödig” process fanns inte på världskartan.

Vi kanske inte var redo, men några pionjärer hade redan börjat prata om fördelarna med video- och telefonkonferenser, då var de främsta argumenten:

• Att det är miljövänligt
• Snällt mot plånboken
• Tidsbesparande

Nu är video- och telefonkonferenser normen, vi förutsätter att våra möten är digitala. Precis som vi förutsatte att Leif Loket Olsson stod i TV-rutan när Bingolotto blomstrade på nittiotalet.

Men trots detta finns det givetvis flera anledningar till att ha fysiska möten, interaktionen är viktig men inte kritisk. Innan pandemin var just de den främsta anledningen till att ses. Företagen svalde höga resekostnader och förlorad arbetstid. Det var helt OK att resa från Umeå till Skåne för ett möte i en timme. Eftersom det tillhörde det normala och vår vardag var det ingen som ifrågasatte det. Hade man föreslagit det idag… Eehhh. Ja… Du förstår nog vad vi menar.

Pre-covid var videomöten främst för internt bruk. Då och då fick man en inbjudan till ett videomöte och som ett brev på posten kom alla de klassiska problemen. Förutom att folk hade svårt att ansluta var det ju som oftast problem med ljud och bild, när det var ungefär 15 minuter kvar av den avsatta tiden var alla redo att börja.

Tjänsterna var helt enkelt inte användarvänliga och enkla. Idag, 9 månader senare pratar vi istället om videomötes-trötthet. Snacka om att det hänt en del.

Telefonkonferens – Gårdagens standard

För många företag har telefonkonferenser eller ”telcos” varit standarden. När man inte kunde närvara fysiskt vände man sig helt sonika till telefonkonferensen. Det i sig är ju inte så konstigt, telefonen har ju hängt med sedan Antonio Meucci konstruerade den första 1849, att sen A. Gramham Bell gled in på ett bananskal och patenterade produkten är ju en annan historia.

Tillbaka till telefonkonferenser och dess fördelar:

• Låg tröskel för att boka en konferens
• Enkelt att ansluta
• Skalbart
• Externa deltagare bjuds in lika enkelt som interna
• Sänkta resekostnader

From pexels

Hur fungerar telefonkonferenser i Easy Teams?

I vår värld finns det två typer av telefonkonferenser; Bokade och spontana.

En bokad konferens fungerar som det låter, deltagarna får en inbjudan som innehåller en klickbar länk för att ansluta samt möjligheten att ringa in och knappa en unik kod (varför man vill ansluta så vet vi inte, men tydligen görs det).

De spontana konferenserna eller på stockholmska; ad hoc-konferenserna är enkla att genomföra i Easy Teams. Man kan, direkt från ett samtal, ringa in fler deltagare i samtalet eller skicka ut en länk så att folk kan ansluta till samtalet, precis som vid en bokad telefonkonferens. I vår bok en otroligt underskattad funktion, du slipper ringa upp någon och säga

”Hej, vi behöver prata om rapporten, kan du ringa in på nummer 091234567 och knappa in koden 46537?”

Bokad eller spontan, det är enkelt att konferera i Easy Teams. Du kan bland annat stänga av alla deltagares mikrofoner och bjuda in precis så många deltagare du vill. Så slipp selektera deltagarna i begränsade möten. Telefonkonferenser ska inte vara krångligt – det ska vara Easy.

Foto av Ekaterina Bolovtsova från Pexels

Videokonferens

Det nya normala. Idag frågar vi inte vart vi ska ses. Frågan är oftast hur, eller rättare sagt i vilket program ska vi ses? Man förutsätter att det är ett videomöte som är på tal helt enkelt.

Tidigare var såklart den fysiska interaktionen kärnargumentet till varför man inte skulle använda video. Det kombinerat med en avsaknad av teknik. Som tidigare känt har spelplanen ritats om och nu är videomöten vår MVP. Ett videomöte blir personligare och upplevs mer som det vi är vana med – att ses!

Hur fungerar videokonferenser i Easy Teams?

En videokonferens i Easy Teams är enkelheten själv. Du klickar på länken i inbjudan och har du anslutit. Externa deltagare ansluter utan att behöva installera något plug-in eller program, de skjuts rakt in i webbläsaren och vips så är det med.

I lobbyn kan man testa enheterna så att ljud, mikrofon och kamera är korrekt inställda innan man ansluter till mötet. På så sätt slipper du höra frasen ”Hör ni mig” varje gång någon ny ansluter.

Vi begränsar inte antalet deltagare så med Easy Teams är antalet aldrig ett hinder. Anslut 10 eller 100 personer, det fungerar lika bra. Skärmdelning? Självklart! Ett möte utan en PowerPoint är väl inget möte? I Easy Teams skrämdelar du med ett knapptryck, välj mellan att dela skärm eller program och du är igång!

Att videokonferenser är det bästa som hänt sen skivat bröd har väl undgått få. Varför är det så bra? Jo, det checkar av alla boxar.

• Lätt att ansluta
• Inga dyra investeringar
• Ger ett ansikte på deltagarna
• Skärmdelning för illustration eller presentation
• Minskade resekostnader
• Stora tidsbesparingar

Telefon- och videokonferenser i Easy Teams

En konferens i Easy Teams är precis som det låter – en konferens. Om man ska stoppa in ordet video eller telefon innan är upp till den som ansluter. Det innebär att konferensen kan börja över telefon för att sedan gå över till video och sedan kanske du börjar skärmdela. Detta görs under en pågående konferens, du behöver alltså inte skapa en ny konferens eller byta till videotjänst.

Som du säkert har förstått går det även att mixa konferensen, det innebär att en del är med över telefon och andra via video. Det blir givetvis svårt för deltagarna som ha ringt in se deltagarna som har valt att vara med via video (det går om man använder vår mobilapp) men ni kommer alltid att höra varandra. Vi har verkligen Easyfierat hur konferenser fungerar, ni bestämmer självhelt enkelt.