Blogginlägg -
Tekniken som gör dig mer organiserad på jobbet
Att vara organiserad på jobbet; för vissa verkar det falla sig naturligt. För andra byggs pappershögar och inboxar till oöverstigliga hinder redan innan de hunnit svälja första kaffeklunken. Kika runt på kontoret, så ser du säkert snabbt vad jag talar om.
Ser du förresten ett överbelamrat skrivbord med pennor, papper, kaffekoppar och anteckningsblock om vartannat?
Det kunde varit mitt för ett par år sedan.
Så vad är det de gör, de som alltid går hem med ett rent skrivbord och en tom inbox? Har de fler timmar än oss andra, eller ägnar de hela dagen åt administration?
Svaret är att de använder en enkel teknik som hjälper dem. Det kan du också.
(Till och med jag)
Jag återkommer till tekniken, och hur jag använt dess tre beståndsdelar för att slippa anlita professionell hjälp varje gång jag ska hitta mitt skrivbord under all bråte.
Det är såklart inte många som hoppar av glädje när det är dags att städa och organisera sin arbetsyta.
Men när man börjar organisera skrivbordet och datorn ser man effekten av det direkt. Plötsligt hittar man sina filer direkt istället för att klicka runt från mapp till mapp.
Och det är inte så svårt.
Faktum är att det är superenkelt.
Det handlar om att ha en teknik för att hantera e-post, meddelanden, dokument och din tid.
Tekniken innehåller tre delar:
- Regler och rutiner för meddelanden och e-post
- Regler för dokumenthantering
- Smart schemaläggning av din tid
1. Skapa rutiner för notiser, meddelanden och e-post
Även den mest organiserade personen kämpar med att hantera floden av notiser. Man får notiser från e-post appar och meddelanden. Varje dag får vi i snitt mellan 20 och 80 email. Bara det blir många pling. Och mängden notiser visar inga tecken på att minska, tvärtom.
De som lyckas är de som har ett system. Ett system som dels innehåller regler och gränser för hur man agerar när man får mail och meddelanden, dels schemaläggning av din tid. Har man inte tydliga gränser är man snabbt tillbaka till i en vardag med växande högar och stress.
Så gör du
Du kommer aldrig att kunna kontrollera när du får meddelanden. Däremot kan du bestämma dig för när och hur du hanterar meddelanden som är mindre brådskande. Du behöver ju faktiskt inte svara på varje meddelande direkt.
- Skapa en daglig kalenderhändelse som är 30-45 minuter. Under detta tidsblock bestämmer du vilka meddelanden som är brådskande och vilka du kan svara på senare.
- Schemalägg inga möten och arbeta inte med några andra uppgifter under tiden.
- Ha en deadline för de meddelanden du inte besvarar under ditt schemalagda tidsblock. Mitt mål är till exempel att alltid återkoppla på dessa inom 24 timmar.
- Dela med dig av ditt system till dina kollegor så att de vet om hur du arbetar.
Tips:
I Easy Teams kan du enkelt skapa en tidsbegränsad hänvisning som heter ”Fokus”. Med hänvisningen aktiverad kan du till exempel stänga av alla chattnotiser samt vidarekoppla externa och interna telefonsamtal. När tiden för hänvisningen är över blir du automatiskt tillgänglig igen. På så vis kan ingen störa dig under din fokustid.
2. Hantering av dokument
Genom att hantera dina dokument och filer på ett konsekvent sätt kommer du spara mängder av tid. Om du inte har ett system på plats redan kommer det att ta några dagar att komma in i det, men när det väl är på plats kommer du märka stor skillnad.
Så gör du
Mycket handlar om att skapa ett tydligt system för filnamn och mappar. Så skapa regler för hur du ska döpa dina filer, särskilt när du har flera versioner av ett dokument. Sätt exempelvis versionsnummer bakom filnamnet, exempelvis Marknadsrapport_V1. När du sedan får feedback eller kompletterar filen med ny information ändrar du versionsnumret: Marknadsrapport_V2. Förutom att det underlättar för dig själv, blir det också lättare att chatta och diskutera kring filerna med medlemmarna i ditt team. Ni ser snabbt om ni pratar om samma version eller inte och undviker missförstånd.
Tips:
Att dela filer i Easy Teams är superenkelt! Dra en fil eller ett dokument till en chattkanal och släpp den direkt i kanalen. Voila! så kan alla kollegor kommentera och diskutera. Utöver det sparas all historik automatiskt, så att ni kan se vem som gjort vad och vilka filer som delats i kanalen. Alla konversationer sparas dessutom tillsammans med filen i Easy Teams. Kombinerar du detta tillsammans med versionsnummer kommer du aldrig arbeta i fel fil igen.
3. Skydda din mest värdefulla resurs: tid
Tid är det absolut svåraste att hantera och när det uppstår en flaskhals eller störning kan man snabbt förlora massor av dyrbar tid. För även om du är ett organisatoriskt proffs (som Marie Kondo) finns det yttre omständigheter som du inte kan påverka. Därför är det bra att ha tydliga regler för hur man hanterar sin tid under arbetsdagen.
- Schemalägg tidsblock i kalendern. Jag jobbar alltid i block. Det innebär att jag avsätter tid för uppgifter som kräver fokus och tar längre tid i min kalender. Jag har dessutom en daglig kalenderpost för att hantera mail och meddelanden. För att kunna arbeta ostört använder jag hänvisningsfunktionen i Easy Teams, som både hanterar mina inkommande samtal och stänger av chatt-notiser.
- Var stenhård med mötestider. Möten kan verkligen vara tidstjuvar och det är viktigt att man är noga med tiden när man har möten. De har en tendens att gå över tiden, så var noga med att påbörja och avsluta möten i tid.
- Sätt tydliga och rimliga förväntningar på din återkoppling. Du kan inte styra över hur människor väljer att kommunicera med dig och när. Däremot kan du styra när de förväntar sig att få svar. Så om du svarar på textmeddelanden på kvällen, sätter du den förväntan. Om du istället väntar tills nästa morgon lär sig kollegor och kunder det. Så sätt gränser och kommunicera ut det till dina kollegor – tydlighet sparar både din och dina kollegors tid.
Så enkelt är det! Ett system i tre delar som du enkelt skapar själv.
När du har de olika delarna på plats kommer du snabbt märka skillnaden. Du kommer helt enkelt få mer gjort på dagarna när du börjar organisera ditt arbete. Och du anpassar det såklart efter de gränser och rutiner som fungerar för dig. Easy Teams hjälper dig dessutom med mängder av smarta funktioner som hjälper dig att bli mer organiserad på jobbet!
Du kan läsa om alla smarta funktioner i Easy Teams här. Självklart är du även varmt välkommen att kontakta oss så berättar vi mer om hur Easy Teams kan hjälpa dig att organisera din arbetsdag och göra din kommunikation mer effektiv
