Så leder du på distans: distansarbete för chefer

Distansarbete är ingen ny företeelse. De flesta av våra kunder har redan idag en mer eller mindre mobil arbetsstyrka. Men med corona-pandemi och social distansering har frågan verkligen hamnat i fokus för alla företag. Och det kommer bli ännu vanligare i framtiden.

Men vilka effekter får distansarbete på organisationen och hur kan du som chef agera för att engagera, skapa sammanhållning och undvika konflikter när ni inte kan träffas som vanligt?

Vi har frågat våra kunder och sammanställt resultatet, mer om det längre ner.

Distansarbete inte bara en trend under pandemin

Många globala företag, som Spotify och Google, har idag långtgående planer för distansarbete. Även efter Covid-19.

Ta Google till exempel.

Tidigare i år meddelade de att de har förlängt sin ”work from home policy” fram till åtminstone juni 2021. Många tror att delar av policyn kommer att bli kvar även efter pandemin.

Ett annat exempel är Facebook, vars VD Mark Zuckerberg tidigare i år meddelade att han tror att minst hälften av företagets anställda kommer att arbeta hemifrån år 2030.

Och- som oftast – det som börjar i USA brukar med tiden komma till Sverige.

Hur ser det ut i svenska företag?

Här i Sverige rekommenderar Folkhälsomyndigheten så många som möjligt att arbeta hemifrån fram till årsskiftet. Men även innan pandemin var trenden tydlig. I en enkät från tidningen Chef, som publicerades i december 2019, framgick att var tredje svensk distansarbetar mer i dag än för två år sedan. Nästan tre av fyra svenskar har dessutom, enligt en SIFO-undersökning, möjlighet att arbeta på distans.

När vi pratar med våra kunder får vi samma svar; distansarbete är här för att stanna, vilket vi har tagit upp i flera bloggposter tidigare. Att kunna arbeta hemifrån har också blivit allt viktigare för många medarbetare. Som chef är det därför något du behöver förhålla dig till. Och det kan bli en brant inlärningskurva.

Vad kan vi lära oss av andra?

Bland våra kunder finns många företag där distansarbete är en naturlig del av verksamheten. När vi möter dem får vi mycket input och frågor kring att arbeta på distans. Med tiden har vi lärt oss ett och annat. Här delar vi med oss av tips för att leda distansarbete, så att det fungerar bra för både dig och dina medarbetare.

Extra viktigt att uppmuntra sammanhållning

För de som inte har erfarenhet av att jobba hemifrån kan tystnaden och ensamheten upplevas som jobbig. Särskilt om man jobbar i hemmet under en längre period. Därför behöver du som chef aktivt arbeta för att bibehålla gemenskapen och sammanhållningen, när den inte skapas naturligt runt fikat eller i lunchrummet. Du kan bland annat:

• Skapa ett virtuellt ”fikarum” i Easy Teams. Låt det vara ett informellt rum där man kan prata om icke jobbrelaterade saker, skämta och umgås. Detta lättar inte enbart upp stämningen utan skapar också en igenkänningsfaktor och kultur, som påminner om den som finns på arbetsplatsen.
• När ni har digitala möten, försök att börja varje möte med något som inte har med arbetet att göra. Det kan vara en kort tur i ert hem eller ett tips om en ny serie, eller ett roligt foto. Småsaker, som skapar band mellan er och knyter teamet närmare varandra.
• Fira framgångar, oavsett hur små de är. När man arbetar hemifrån är detta lätt att missa, vilket riskerar att osynliggöra dina medarbetares prestationer. Därför är det minst lika viktigt att du berömmer kollegor, uppmärksammar födelsedagar och lyfter upp personer som har presterat utöver det vanliga även om ni inte ses.

Även om dessa situationer inte känns lika naturliga som de gör på kontoret, så hjälper de till att skapa en stabilitet för medarbetarna. Bara för att ni arbetar på distans betyder det inte att möten som är inbokade ska avbrytas, tvärtom. För att bygga vidare på rutiner och stabilitet är det viktigt att ni fortfarande har era One2One och team-möten. Ha alla team och One2One-möte med varandra över video. Att se varandra bidrar till att moralen ökar.

Håll koll på hur teamet upplever distansarbete

Ställ frågor såsom:Distansarbete som pågår under en längre tid är okänt territorium för många. Försök därför att löpande skapa dig en bild av hur dina medarbetare mår och ta pulsen på dem under dina första One2One-möten.

• Vad upplever du är stimulerande med att arbeta på distans?
• Vad fungerar mindre bra med att arbeta på distans?
• Hur är detta en bra möjlighet?
• Hur kan jag bäst stödja dig genom den här tiden?
• Vad kan jag ha missförstått i ditt sätt att arbeta på distans?

Planera hur arbetsplatsen ska se ut i framtiden

I en intressant artikel i Harvard Business Review menar författarna att man bör anta en ”Future-back”-strategi för att skapa bästa möjliga framtida arbetsplats. Så därför bör du fråga dig hur du vill att dina medarbetare och kollegor ska dra nytta av distansarbetet för att trivas och göra ett bra jobb. Hur vill du att arbetsplatsen ska se ut om fem år och vilka steg behövs för att komma dit?

Gör dig lite extra tillgänglig

Medarbetare som arbetar på distans måste veta och känna att du stödjer dem. Gör dig därför tillgänglig för regelbundna incheckningar. Detta är lite extra viktigt om de annars brukar kunna gå över till din arbetsplats och ställa en snabb fråga.

I Easy Teams schemalägger du enkelt tider på dagen när du är tillgänglig för frågor. Du kan även lägga in en anteckning om att du är tillgänglig, direkt på din profil.

För att skapa känslan av att du fortfarande är på kontoret, skicka ett ”Hur går det?” till de personer som du vanligtvis mötte på kontoret. Det blir en liten gest som betyder mycket när man arbetar på distans.

Kommunikation på distans är svårare – eftersträva därför tydlighet

Att kommunicera kan vara svårt i vanliga fall, på distans blir det ännu krångligare! Ett sätt att undvika missförstånd är att överkommunicera. Anta inte saker som kan verka uppenbara för dig. Beskriv exakt vad du menar, även om du tror att du upprepar dig själv. Alla har inte samma information som du har.

När man arbetar på distans måste medlemmarna i teamet dessutom ofta kommunicera mer än de är vana vid. Det är därför viktigt för dig som chef att föregå med gott exempel:

• Läs igenom dina meddelanden lite extra noga innan du skickar dem för att se om budskapet är tydligt. Var inte rädd för att redigera dina meddelanden som du har skickat iväg om det kommer frågor. Detta kan du enkelt göra i Easy Teams.
• Avsluta dina meddelande med att fråga om du har missat någon information som borde varit med.
• Använd One2One-kanaler istället för direktmeddelanden i Easy Teams. På det sättet blir diskussionen mer formell, lite som när man går in i ett konferensrum för att ha möte.
• Detaljer, tydlighet, detaljer och tydlighet. När du ser fraser som ”Låt oss gå tillbaka” eller ”Bra idé, låt oss göra detta”, så är detta perfekta möjligheter att förtydliga och överkommunicera. Vem ska gå tillbaka? När och var? En bra regel är att varje inlägg i Easy Teams har en ägare som ansvarar för konversationen och hanterar deadlines.

Mät prestationer efter resultat och inte tid

Distansarbete kräver ofta att man behöver tänka nytt. På flera sätt. En sådan sak är att sluta kontrollera nedlagd tid och närvaro, och istället fokusera på resultat och deadlines. Easy Teams har flera smarta funktioner som underlättar det:Boka snabbmöten. I er Teams-kanal kan du begära att alla ska dela med sig av sina prestationer, flaskhalsar och vad som är kvar att göra. När ni går igenom det under ett möte i kanalen får du en snabb överblick över hur arbetet fortgår. Dessutom skapas transparens så att alla får koll på projektets olika delar.

• Använd hänvisningar. När du arbetar från ett café eller i en bullrig miljö är det inte så trevligt att prata i telefon. I Easy Teams kan du enkelt lägga in en offentlig anteckning om att dina kollegor kan nå dig om exempelvis två timmar. Du kan under tiden själv ställa in vilka samtal om ska kopplas igenom samt om du ska få chattnotiser från Easy Teams eller inte. Du kan skrädda sy din hänvisning precis hur du vill.

Växla över till videomöte för att undvika konflikter

Att icke-verbal kommunikation är en viktig del av hur vi kommunicerar behöver man knappt säga. Men att den saknas märks lite extra när man jobbar på distans och mycket kommunikation sker i textform. Det har nog de flesta varit med om någon gång.

Var uppmärksam på detta. Om en diskussion blir oklar, eller om känslorna eskalerar, ta en timeout och ta ett videomöte istället. Det är dessutom superenkelt i Easy Teams:

• Klicka på personens profilkort och sedan på ringknappen för att ringa upp personen.
• Bjud in enkelt in kollegor till samtalet genom att göra om det till en konferens och dela möteslänken i kanalen.

I slutändan känner du ditt team bäst. Nyttja din kunskap om teamets dynamik och individuella arbetssätt för att stödja dina anställda på det sätt som är bäst för dig.

Vill du veta mer om Easy Teams alla smarta funktioner som hjälper dig att förenkla distansarbete?Kontakta oss så berättar vi mer!