Del 5: Sammanfattning – Sagan om asynkron kommunikation och synkron kommunikation har nått sitt slut

Nu när denna bloggserie har nått sin slutdestination, för den här gången, kan vi blicka tillbaka och konstatera att: kommunikation är banne mig inte enkelt.

För visst finns det fallgropar med distansarbete och det är lätt att snubbla i tidszoner, fastna i notisträsket och kanske värst av allt – dö synkrondöden.

Därför har jag sammanställt hur vi jobbar – the easy way – så att du kan få inspiration när det är dags för er att se över er internkommunikation.

Så här jobbar vi på Easy Telefoni synkront och asynkront

Vi har jobbat på distans länge, faktiskt sen starten och har därför gått på de flesta minorna. Jag hoppas att våra tips kan hjälpa er när ni ska utforma er nästa kommunikationsstrategi.

Så här använder vi Easy Teams för att kommunicera synkront och asynkront.

Hänvisa dig – Säg det med färger!

Vi styr vår tillgänglighet med hänvisningarna i Easy Teams. Målet är att vi signalera närvaro till kollegerna utan att behöva få frågan ”Är du upptagen?”.

Hänvisningarna i Easy Teams kan jag enkelt skräddarsy så de passar mig. Två hänvisningar som jag använder frekvent är:

• Min do not disturb – deep work-hänvisning som inte släpper igenom samtal till mitt fastnätsnummer, de hamnar i röstbrevlådan. Medan samtal gjorda till mitt mobilnummer alltid kommer fram. Jag har även blockerat chattnotiser så att det blir enkelt att arbeta ostört. Alltså: inga samtal på jobbnumret och inga chattnotiser.

  Mobilnumret då? Varför är det öppet? För mig är viktigt att alltid kunna vara nåbar vid akuta ärenden, privata som jobbrelaterade.

• Tillgänglig namnet säger väl det mesta men jag förklarar för säkerhets skull. När jag är hänvisad som tillgänglig är både mitt mobilnummer och fastnätsnummer är öppet samt att jag får chattnotiser.

För mig passar de här hänvisningarna bäst, i kombination med varandra. Dagar eller förmiddagar jag vill jobba ostört använder jag alltid do not disturb för att maximera tiden i deep work.

Andra dagar är jag tillgänglig när jag väntar på samtal från leverantörer och partners.

För att jag ska lyckas med det här planerar jag mina dagar och veckor noggrant för att ge mig själv förutsättningarna att jobba effektivt. Vissa dagar viger jag åt ostört arbete medan andra är mötesdagar då jag är tillgänglig.

Ha en tydlig struktur i chatten och trådade konversationer

Vi har en tydlig struktur i våra chattkanaler. För att hålla ordning på torpet har vi flera olika team. Där hittar vi bland annat marknad, backoffice, sälj, support, leverantörer och engineering.

Under varje team finns det chattkanaler för respektive grupp och avdelning. Den här strukturen gör det enkelt att hitta informationen man letar efter även om det enkelt går att söka fram specifika kanaler.

I chatten är en av våra viktigaste policys att använda trådade konversationer. Ofta bidrar flera till ämnet men under olika tidpunkter vilket innebär att sammanhanget hade försvunnit utan tråden när fler meddelanden skrivs i kanalen.

Därför är vi noggranna med att alltid ha trådade konversationer.

Filer struktureras likt våra chattkanaler

Strukturen på våra mappar matchar strukturen i chatten av den enkla anledningen att det blir naturligt att veta vart filerna finns när man letar efter det senaste produktbladet eller mötesprotokollet. Vi valde SharePoint för ändamålet och för oss fungerar det kanon!

Videomöten: när, hur och varför?

Vi har ju redan lärt oss att vissa samtal ska ske synkront och några av dessa är one-two-one och utvecklingssamtal. Då vänder vi oss alltid till ett videomöte för bästa resultatet och självklart sker dem i Easy Teams.

Utöver det strävar vi efter att hela tiden minska antalet videomöten.

Dem enda som ständigt har ett videorum igång är vår support, där kan de rådfråga varandra om pågående ärenden, precis som de gjorde på kontoret. Så de jobbar – av förklarliga själv – alltjämt synkront.

Avslutande tankar:

Att ha rätt strategi för hur ni ska arbeta på distans är avgörande, det är ingen överdrift att säga att det antingen blir en katastrof eller en framgångssaga och kom ihåg:

• En digital arbetsplats som inte använder synkron kommunikation på rätt sätt har kollegor som är ständigt är online och kollegor som är på väg att bli utbrända. Det får inte möjligheten att arbeta ostört.
• En digital arbetsplats som inte implementerar asynkron kommunikation på rätt sätt har kollegor som inte kan samarbeta effektivt. De kommer att känna sig ensamma, isolerade och saknaden av att kunna socialisera sig kan leda till att personen slutar

Det kräver en balans mellan de två kommunikationstyperna där asynkron går före synkron. När de fungerar och lever i symbios blir resultatet oftast en digital arbetsplats med hög produktivitet, nöjda medarbetare och ett harmoniskt företag som fungerar bortom tidszoner och över kontinenter.

Buzz Lightyear sa det bäst ”Mot oändligheten och vidare”