Del 2: Vad är synkron och asynkron kommunikation?

Hur kommunicerar du med dina kollegor? Förväntar du dig svar direkt? Och blir du kanske arg på kollegan som tar alldeles för lång tid på sig att återkoppla?

Det här är en grej. Ett störningsmoment. Som vi nu tillsammans ska ta tag i. Vi slänger oss rakt in i hetluften och reder ut vad för typer av kommunikation det finns och vad som skiljer dem åt.

Det finns två sätt (inte ett, utan två) att kommunicera på i digitala arbetsplatser: asynkront och synkront.

• Synkron kommunikation innebär all form av kommunikation som sker i realtid.
• Asynkron kommunikation är all form av kommunikation som inte sker i realtid.

Du använder förmodligen redan en blandning av de två i ditt dagliga arbete utan att tänka på det.

Ibland blir det ofrivilligt, som när man har väldigt mycket att göra och inte hinner att svara på ett chattmeddelande samma dag. När du sen svarar på det nästa dag har du svarat på meddelandet asynkront, men det är inte hela sanningen, även om resultatet blir rätt. Ofrivillig asynkron kommunikation är inte rätt väg att gå och det är inte heller hälsosamt.

Vad är synkron och asynkron kommunikation?

Du använder redan synkron kommunikation idag. Det kan vara ett video- eller telefonsamtal. Asynkron kanske är vanligast i ert projektledningsprogram, där ni för anteckningar och kommenterar dokument. Något som oftast inte sker i realtid utan mellan era projektmöten. Ergo: Asynkron kommunikation.

På förekommen anledning:

Vad är synkron kommunikation?

• Videosamtal
• Telefonsamtal
• Gruppchatt
• Chattmeddelanden
• SMS
• Fysiska konversationer (det hade blivit väldigt konstigt att ha en fysisk konversation asynkront)

Chatt och sms är ämnat för synkron kommunikation. Men kan även bli asynkron, om den inte sköts rätt. Dvs tröttmössorna som tar 100 år på sig att svara.

Vad är asynkron kommunikation?

• E-post
• Brev
• Företags-chattar (ex. Easy Teams)
• Projekthanteringsprogram (ex Trello)
• Kommentarer i filer (Word, Google Docs, GitHub etc)
• Fax (Ja, det finns fortfarande företag som faxar)

Hur ska fördelningen se ut?

Alla typer av kommunikation har sin plats i ett företag. Självklart finns det en ideal balans. Turligt nog är det ingen smörklick på en het potatis.

Det som ska vara den dominanta typen av kommunikation är den asynkrona. Men kom ihåg. Bara för att asynkron ska dominera är den synkrona kommunikationen minst lika viktig. För båda tjänar sina syften.

Att välja sida är inget du bör göra. (Även om det är tillåtet att ha en favorit-typ)

Balansgången är viktig att upprätthålla för att den interna och externa kommunikationen ska fungera optimalt. Det handlar om att sätta rätt förväntningar.

Så jag upprepar: Asynkron kommunikation ska vara dominant med ett inslag av synkron kommunikation. Du ska inte välja sida! (Men det är helt okej att ha en favorit, min är asynkron)

Anledningen? Den synkrona kommunikationen fångar upp akuta ärenden medan den dagliga kommunikationen är asynkron och flyter som en långsamt rinnande flod av information i er digitala arbetsplats.

Nyckeln till en framgångsrik digital arbetsplats är asynkront arbete. Så är det bara.

Fördelarna med asynkron kommunikation är många. Det kan, och kommer, i förlängningen döda 8–17-tänket och i istället ta hänsyn till individens schema och projektens flöden för att främja optimalt arbete.

Men mer om det i del 3