Att underlätta samarbete när nya IT-system utvecklas

Hur går det till när konsulter hjälper företag att formulera krav på nya IT-system? Hur gör de för att underlätta samarbetet under modelleringsarbetet?

Anders Hjalmarsson har nyligen doktorerat i informationssystemsutveckling och har studerat vad som sker när krav på system formuleras under samarbetsinriktad modellering.

- Det finns fortfarande intressanta kunskapsluckor på det här området. Man har tidigare studerat olika arbetssätt för så kallad modellering, alltså hur man beskriver verksamheter i modeller, men vad som mer händer under mötena är det ingen som har beskrivit.

I avhandlingsarbetet har Anders Hjalmarsson videofilmat workshops som konsulter höll i arbetet med modellering på tre olika företag. Det resulterade i cirka 100 timmars film som han sedan analyserat.

Han lyfter fram sex olika åtgärder som konsulterna använde för att underlätta och möjliggöra arbetet.

- En sådan åtgärd är till exempel att motivera deltagarna, en annan är att justera agendan, alltså att styra mötesordningen medan man håller på och arbetar. Var och en av dessa åtgärder kan utföras på flera olika sätt. Mycket hänger på konsultens lyhördhet och undermedvetna kunskaper, som grundar sig på tidigare erfarenheter.

Genom att stämma av sin analys med konsulterna har Anders Hjalmarsson fördjupat kunskapen om hur de arbetar med de olika åtgärderna.

- De arbetar ofta med flera perspektiv samtidigt och återkopplar till dåtiden parallellt med att de planerar för framtiden. Så här kan de säga: "I dag började vi med att gå igenom hur arbetet fungerar på lagret. Detta kan vi ha i åtanke nu när vi ska fokusera på ledningsgruppens uppgifter."

Anders Hjalmarsson liknar konsulternas åtgärder för att få samarbetet att fungera vid att snurra på en kub, så att den på olika sätt passar in i ett utrymme.

- Gemensamt för konsulterna var att de är duktiga på att fokusera samtidigt som de snurrar på kuben. De fokuserar omväxlande mellan detalj- och helhetsperspektiv och varierar detta i nutid, dåtid och framtid.

Anders Hjalmarsson menar att både struktur och frihet behövs när krav på informationssystem ska formuleras genom samarbete.

Avhandlingen heter Behovet av sruktur och frihet - en avhandling om situaionsanpassad facilitering vid samarbetsinriktad modellering.

Anders Hjalmarsson disputerade den 24 september 2009 och kan nås via 033-4354365,
0768-984396 och anders.hjalmarsson@hb.se.