9 tips för att minska din stress – och få tid över till annat

Har du någon gång varit frustrerad över att inte räcka till och önskat att dygnet hade fler timmar? Väller mailen in i inboxen och mötena staplar sig på varandra i kalendern? Gör allt detta dig stressad? Ta det lugnt! Det betyder att du är mänsklig. Vi ger dig i denna artikel 9 tips för hur du strukturerar ditt beteende för en lyckligare och lugnare vardag med mindre stress.

1. Sätt mål

Om du inte vet vad ditt mål är, är det omöjligt att använda tiden väl.  Att sätta upp mål underlättar för oss människor, eftersom vi till skillnad från djuren, har förmågan att skapa en bild av något i huvudet (t.ex. en målbild) och sedan skapa en plan och agera i enlighet med denna. Det bästa sättet att sätta bra mål är att utgå från helheten. Du kan t.ex. utgå från de deadlines du har, som du sedan successivt, beroende på omfattning, bryter ner i år, månader, veckor, dagar för att skapa en bra och rimlig övergripande plan.

Med utgångspunkt från detta sätter du sedan realistiska mål för dagen. Med en tydlig att-göra-lista underlättas din möjlighet att fokusera. Det är ingen idé att ständigt göra en för lång lista som du misslyckas med att uppnå varje dag. Räkna istället med att få mindre gjort än du önskar. Varje dag kommer det ofelbart att dyka upp snabbutryckningar eller andra oförutsedda saker som bara måste tas om hand direkt. Dessutom behöver du tid att reflektera, organisera och prioritera ditt arbete. Skapa därför luft i kalendern och planera högst in 60% av din tid, för att slippa sitta låst på kvällar och helger för att kompensera och ta igen det du inte hunnit.

2. Prioritera

”Prioritera” betyder att något är viktigare än något annat. Men hur ska vi veta vad som är viktigast? Det bästa sättet för att lyckas prioritera är att:

a) Skriva ner allt som måste göras i veckan

b) Dela upp uppgifterna i överskådliga kluster

c) Prioritera mellan klustren och uppgifterna inom klustren.

Reflektera sedan över vad som behöver göras idag, imorgon, i veckan och vad som rentav kan delegeras.

Om du använder IKE-modellens sätt att bedöma uppgifter ser du ganska snabbt vad du bör fokusera på. Ike-modellen värderar uppgifter enligt följande:

1. Viktigt, inte bråttom
2. Viktigt och bråttom
3. Inte viktigt, inte bråttom
4. Inte viktigt, bråttom.

3. Effektivisera

Parkinsons lag säger att ”… arbetet expanderar för att fylla tillgängliga tiden för dess färdigställande”. Detta betyder att ju mer tid vi har avsatt för en uppgift, desto längre tid tar den att göra klar. Genom att minska tiden vi har för att fullfölja vissa uppgifter kan vi fokusera bättre, prioritera inom uppgiften och undviker därmed utvikningar.

Effektivisera också din tid genom att undvika distraktioner. Stäng av e-mail och chatprogram och schemalägg nedladdning av nya mail. Annars är det lätt att hela tiden tappa fokus. Stäng din kontorsdörr (om du har någon!) och låt telefonsvararen göra sitt jobb. Ta sedan tid att återkomma på telefon och mail mellan dina uppgifter.

4. Organisera

Vad behöver göras och i vilken ordning för att uppnå resultat och färdigställa dina uppgifter? Börja med vart du ska – ditt mål och önskade resultat – och arbeta dig bakåt till startpunkten och ange tid och resurser som behövs i varje steg.

5. Agera

Nu har du satt mål, prioriterat, effektiviserat, och organiserat uppgiften. Inget kommer att hända om du inte agerar steg för steg framåt.  Skjut inte upp jobbiga saker utan agera här och nu. Ta de tuffaste uppgifterna direkt på morgonen när både du och din hjärna är som mest utvilade, alerta och fyllda med energi. Det förhindrar också risken att du skjuter på svåra uppgifter till nästa dag, eller en annan vecka, vilket bara skapar stress.

6. Hantera förväntningar & sätt gränser

Vid nya uppgifter eller projekt – sätt inte en kort tidplan och lova för mycket för att imponera eller får beröm. Acceptera heller inte en orimlig deadline som sätts av någon annan. Be att få återkomma och bryt ner uppgiften enligt punkterna ovan och lägg till tidsmarginal. Resultatet blir att du kan överraska genom att vara färdig i förtid utan att ha behövt sitta och jobba dag och natt och lägga alla andra uppgifter åt sidan under tiden. Det skapar en mer lustfylld arbetssituation, tid för reflektion och bättre kvalitet på arbetets output, vilket gynnar alla i längden. Glöm heller inte att det är okej att sätta gränser och säga att du under rådande arbetsbelastning inte hinner genomföra uppgiften, utan en diskussion om omprioritering av andra uppgifter. Du kan också backa på ett löfte du inte kommer kunna hålla, t.ex. ett möte eller deadline. Se bara till att höra av dig i god tid för att omförhandla så att du respekterar den andres förväntningar och dennes deadlines. Detta betyder inte att man ska slarva eller missköta sina uppgifter, men väl reflektera över vad som egentligen krävs.

7. Tacka inte slentrianmässigt ja till möten.

Ifrågasätt nya mötesinbjudningar och ha som ambition att gå på så få möten som möjligt. Är det ett informations-, kreativitets- eller beslutsmöte? Vad är målet med mötet? Är det verkligen relevant att du ska delta på just detta möte eller räcker det att du är med när beslut ska fattas? Räcker det med att få ta del av protokollet i efterhand? Har du en kollega med liknande arbetsuppgifter där ni kan alternera med att gå på möten och de-briefa varandra efteråt? Kan du vara med på mötet via telefon istället för på plats och hinna göra annat samtidigt?

8. Prioritera pauser, dagsljus och motion

Försök ta med dig lunch till jobbet som du äter i lugn och ro i lunchrummet. Gå sedan en rask promenad på minst 10 minuter i dagsljus. Att se till att äta ordentligt och röra på sig under dagen gör underverk för eftermiddagens effektivitet, rensar ut stresshormoner och ökar både energinivån och mängden endorfiner i kroppen. Dessutom kräver vår hjärna syre och genom att djupandas eller gå en snabb promenad syresätts blodet och vi får mer energi. Underskatta heller inte mikropauser. Hjärnan kräver pauser för att klara av att arbeta och stressforskare är eniga om att några minuters paus flera gånger under dagen gör mycket stor skillnad. Det viktigaste är att du under dessa stunder inte tänker på jobbet eller annat som stressar dig.

9. Lämna jobbet på jobbet.

Avsluta varje arbetsdag med att uppdatera din digitala att-göra-lista som innehåller det du behöver göra eller följa upp under morgondagen (gärna i Outlook eller mobilens app). Utvärdera hur du ligger till i förhållande till dina mål och tidplaner. Välj att prioritera vad som verkligen är viktigt att göra under morgondagen och vad som kan göras senare i veckan. Bara för att det är bråttom betyder det, som vi nämnt tidigare, inte att det är viktigt. Genom att strukturera morgondagens uppgifter när du fortfarande är på plats på arbetet, bidrar till att du mentalt lägger arbetsdagen bakom dig när du lämnar jobbet. Det ger tid och energi till att njuta av fritiden och befinna dig i nuet med din familj och dina vänner. Ordentlig återhämtning, avkoppling och nedkoppling är bland de viktigaste redskapen för att klara av tempot i vårt 24/7-samhälle.

Kontakta oss för en  konsultation kring hur leverage kan hjälpa er. Vi håller även väldigt uppskattade utbildningar i stresshantering.

Ladda ner artikeln kostnadsfritt som pdf i vår shop eller läs på vår blogg.