Lyssna på personalens klagosång över bristande resurser - den kan bespara dig pengar!

Låt säga att du, efter månader av idogt vädjande, traskar iväg och köper ett tv-spel åt din sjuårige son. I priset ingår spelkonsolen, en fjärrkontroll och ett spel lämpat för barn i din sons ålder. Du inser snart att du med detta tilltag bjudit in en svår och ihärdig konkurrent om husets enda tv-apparat men gläds samtidigt åt de lyckotjut som sonen utbringar varje gång han bemästrat en ny nivå i spelet. Efter några månader så slutar dock en av knapparna på fjärrkontrollen att fungera vilket gör det svårt att klara av de utmaningar som spelet innebär. Din son försöker göra så gott han kan, men den defekta fjärrkontrollen och de ständiga misslyckandena i spelandet som följer av denna, gör att han alltmer tappar lusten att spela. Måhända tycker du att det har varit en aning för mycket spelande och för lite ute och leka i friska luften sedan tv-spelet äntrade huset. Detta gör att du trots din lille sons frustrerade klagosånger om att få en ny fjärrkontroll låter honom hållas och ber honom göra det bästa möjliga med den han har. Ganska snart ger han upp, och tv-spelet blir från denna stund ännu en av vardagsrummets dyra och dammansamlande klenoder. Bli nu inte förvånad om din son börjar ränna ovanligt mycket hos grannpojken, som nyligen fått ett nytt tv-spel med väl fungerande fjärrkontroller.

Det finns, tro det eller ej, många paralleller att dra från exemplet ovan med hur medarbetare har det på sina arbetsplatser. De har att utföra ett antal olika typer av arbetsuppgifter (jämför spela tv-spel), och har till detta ett antal resurser, såsom arbetskamrater, tid, maskiner, datasystem, material, information etc. till förfogande (jämför spelkonsol, fjärrkontroll, spel, manual etc.). Så länge resurserna är tillräckliga för att utföra arbetsuppgifterna, och även möjliggör för kontinuerlig förbättring och utveckling av prestationer (göra mer med bättre kvalitet på mindre tid) så finns en inbyggd förutsättning för att det sistnämnda också ska bli fallet. Så fort resurserna är otillräckliga (jämför trasig fjärrkontroll) så börjar intresset och engagemanget att sina.

Att ställa krav på och sätta mål för sina medarbetare som man sedan inte ger dem nödvändiga resurser och möjligheter att uppnå är att spotta människors behov av att känna sig kompetenta rakt i ansiktet. Det skickar signaler om att medarbetarna inte är viktiga eller värda att satsa på och utan nödvändigt material, tid och resurser så kan medarbetarna kort och gott inte utföra sina arbetsuppgifter fullt ut. Detta försvårar eller rentav omöjliggör upplevelsen av kompetens och kompetensutveckling. Bristande resurser gör att medarbetarna når ett slags ”tak” i vad de kan prestera, och så snart detta är fallet så blir utrymmet för kontinuerlig kompetenspåfyllnad svårt att tillfredsställa.

Precis på samma sätt som det inte är särskilt roligt och utmanande att börja om från början med det tv-spel som man klarat ut ända till sista banan, så innebär sådana takeffekter på arbetsplatsen att medarbetarna snabbt tröttnar på sina arbetsuppgifter. Detta blir inte minst tydligt när man jämför engagemang och motivation hos medarbetare som är nya på en arbetsplats (mindre än sex månader) med de som varit på sin arbetsplats under lång tid (mer än tio år). I den förstnämnda gruppen är andelen högmotiverade/-engagerade medarbetare mer än dubbelt så stor som andelen med låg grad av engagemang och motivation. I den sistnämnda gruppen är andelen lågt engagerade/motiverade lika stor som andelen som fortfarande har en stark drivkraft till arbetet (Harter & Blacksmith, 2010). Då ska man ha klart för sig att många medarbetare med lågt engagemang och motivation har lämnat sin arbetsplats under de tio första åren. Detta negativa samspel mellan tid på en arbetsplats och grad av motivation är ett stort problem som åtminstone delvis borde kunna undvikas genom att se till att medarbetarna har de resurser som krävs för att kontinuerligt utveckla sig själva och sina arbetsmetoder.

Många gånger så väljer man att inte tillstöta mer resurser (ex. köpa in nya maskiner, byta datasystem, öka personalstyrkan etc.), trots frekventa påpekanden från personalen om att tillgängliga resurser är otillräckliga, med ursäkten att det kostar för mycket pengar. Detta kan naturligtvis vara en realitet, men oftast får den stå alltför ojämförd med den långsiktiga kostnaden av omotiverade och oengagerade medarbetare som tappat lusten och tron på sin arbetsgivare och hellre söker sig någon annanstans. I Gallups stora medarbetarundersökning som tidigare nämndes är just detta, att uppleva sig ha tillräckliga resurser för att kunna utföra sina arbetsuppgifter en av de tolv faktorer som visat sig ha starkast betydelse för medarbetarnas engagemang och prestationer (Wagner m fl., 2007). Den kortsiktiga besparingen kan med andra ord riskera att bli en långsiktig betydligt större kostnad.

Stefan Söderfjäll