Förebygg konflikter genom att klargöra vem som ska göra vad

En av beståndsdelarna i en god, samhörighetsfrämjande, relation är att den är präglad av en låg grad av ihållande surdegar till konflikter (Baumeister m fl., 1995). En arbetsgrupp som ständigt är i luven på varandra varken trivs eller presterar särskilt bra tillsammans. En av de vanligaste källorna till konflikter är att medarbetare är oeniga om vem som ansvarar för vad. Om du tycker att kollegan lägger sig i och utför arbetsuppgifter som du anser egentligen är ämnade för dig själv så blir du såklart en smula butter och inåtvänd. Likaså växer hornen i din panna när kollegan inte gör de uppgifter som du tycker att han eller hon borde göra. Kruxet i denna kråksång är att kollegan mycket väl kan gå runt och tycka att det är du som gör fel saker. För att dylika ”virus” inte ska få fritt spelrum och mynna ut i omfattande konfliktepidemier så är det viktigt att avsätta tid till att låta medlemmarna i en arbetsgrupp, gärna under handledning och stöd av sin chef/ledare, klargöra varje individs respektive roll och ansvarsområde.

Detta förebygger inte bara kroniska konflikter utan har även en gynnsam effekt på faktisk arbetsprestation. Klein m fl. (2009) fann till exempel i en meta-analys att rollklargöring, tillsammans med formulering av gemensamma mål, var den enskilda metod som ledde till störst positivt utfall av en rad olika metoder för att utveckla en grupp (vilket ofta går under namnet teambuilding). En strukturerad modell för att hjälpa individer att klargöra sina olika roller och ansvarsområden, för sig själv och för varandra, föreslås av West (2012) och presenteras i det följande: 

1. Varje medlem av arbetsgruppen skriver, på ett blad från ett blädderblock, ner det som de anser vara deras mål och huvudsakliga arbetsuppgifter.
2. Varje persons rollbeskrivning hängs upp på väggen i rummet och medlemmarna går runt individuellt och läser igenom var och en av dessa
3. Vid varje individs rollbeskrivning skriver man på ett löst A4-papper, under tre rubriker, ner vad man önskar att just den individen ska göra mer av, mindre av och i samma utsträckning. Därefter skriver man under pappret med sitt namn och lämnar pappret vid rollbeskrivningen.
4. Medlemmarna går ihop i par och samtalar och försöker nå en överenskommelse om rollbeskrivningen och det som de önskar se mer, mindre och lika mycket av hos varandra. Därefter skiftar man par tills samtliga talat med varandra och nått en överenskommelse. 

Detta är en metod som tar sin tid, så se till att inte hasta igenom det. Resultatet är i regel mödan väl värd, och eftersom den inbjuder till en stor portion av delaktighet av gruppmedlemmarna själva så främjas dessutom behovet av autonomi.

Referenser

Klein, C., DiazGranados, D., Salas, E., Le, H., Burke, C. S., Lyons, R., & Goodwin, G. F. (2009). Does Team Building Work? Small Group Research, 40, 181–222. 

West, M. A. (2012). Effective Teamwork: Practical Lessons from Organizational Research, 3:e utg. (s. 172-187). BPS Blackwell: London.

Av Stefan Söderfjäll