After-Action Reviews – tumme upp/ner?

After-action reviews har blivit ett vanligare inslag i arbetsgrupper och team. Trots detta saknas fortfarande tillräckligt med vetenskapliga belägg för att metoden verkligen bidrar till bättre prestationer och effektivare team. För att bringa lite klarhet kring effekterna av after-action review på gruppers prestation genomförde Villado och Winfred en studie som publicerades i senaste numret av den psykologiska tidskriften Journal of applied psychology.

After-action reviews (AAR), eller debriefingsessioner som de också kallas, är ett inte helt ovanligt inslag i arbetsgrupper och team. Metoden kan beskrivas som ett systematiskt sätt att utvärdera en insats eller ett genomfört arbete och syftar till att förbättra prestationen vid nästkommande arbetsinsats. Med bakgrund i militära sammanhang har tillämpningen spridit sig ut i företag och organisationer med antagandet om att metoden ökar prestation, inlärning, effektivetet eller produktivitet. Men hur väl fungerar AAR egentligen?

Trots den omfattande tillämpning som lyfts fram av bland annat Zakay, Ellis & Shevaliski (2004) tycks forskningen och därmed evidensen för AAR ha släpat efter. Åtminstone om man skall tro Villado & Winfred (2013) som i senaste numret av Journal of applied psychology presenterar en experimentell utvärdering av AAR för att undersöka några av de frågor om AARs validitet som saknar vetenskapligt underbyggda svar. Vad kan man egentligen förvänta sig för resultat om man implementerar AAR i sin arbetsgrupp eller team? Hur bör man utforma sina debriefingsessioner för att få bästa möjliga resultat? Eller spelar det rent utav inte någon större roll hur man gör?

Vad är egentligen AAR?

AAR kan kort beskrivas som ett systematiskt sätt att analysera agerandet under en arbetsinsats för att utvärdera och korrigera gruppens beteende vid nästkommande insats och på så vis erhålla ett bättre resultat. Vanligen sker detta som ett strukturerat teammöte där man går igenom gruppens agerande och utfallet av detta och försöker besvara frågor såsom vilket resultat som förväntats, vilket det faktiska resultatet blev, vilka ageranden som bidrog eller inte bidrog till resultatet, vilket resultat man vill uppnå vid nästa insats och hur man bör gå tillväga för att så skall bli fallet.

Hur gick man till väga?

För att bringa lite klarhet kring AAR metoden lät Villado och Winfred 188 personer fördelade på 47 team om 4 personer genomföra uppdrag i en datoriserad stridssimulator. Utmaningen för deltagarna var att i samarbete utföra olika stridsuppdrag där de opererade en stridsvagn. De 47 teamen delades slumpvis in i 3 grupper.

Teamen i grupp 1 genomförde 6 uppdrag och fick efter varje uppdrag ta del av resultatet, dvs. hur väl de genomfört det aktuella uppdraget vilket exempelvis kunde innebära att lokalisera och förstöra fiendens stridsvagnar och samtidigt undvika fiendens eld. Efter att ha fått ta del av resultatet genomförde teamen i grupp 1 nästa uppdrag.

Teamen i grupp 2 genomförde samma 6 uppdrag. Efter varje uppdrag tog de del av samma resultatrapportering och genomförde dessutom en 10 minuter lång AAR-session där de först och främst fick utvärdera om resultatet från senaste uppdraget motsvarade det resultat de hade förväntat sig. De instruerades att gå tänka igenom hur de hade agerat genom hela uppdraget och identifiera gynnsamma och mindre gynnsamma ageranden under uppdraget. Avslutningsvis fick teamet sätta nya mål för nästkommande uppdrag och sätta en plan för hur detta mål skulle nås. Den AAR som teamen i grupp 2 genomförde kallades subjektiv AAR då deltagarna utvärderade uppdraget utifrån egna minnen och upplevelser snarare än objektiva inspelningar av uppdraget.

Teamen i grupp 3 genomförde samma 6 uppdrag som teamen i föregående grupper. Efter varje uppdrag tog de del av samma resultatrapportering och genomförde dessutom en 10 minuter lång AAR-session. För teamen i grupp 3 var denna av en mer objektiv karaktär. Istället för att utgå från vad de själva mindes av uppdraget och insatsen fick de stöd av datorsimulatorns inspelningsfunktion. Genom denna kunde de se hela uppdraget i efterhand, pausa, spela tillbaka och så vidare. Teamen i denna grupp fick således möjlighet till objektiv återkoppling av den egna insatsen. Utöver detta följde de samma AAR-protokoll som teamen i grupp 2 genom att utvärdera om resultatet rån uppdraget motsvarade det resultat de hade förväntat sig, att analysera gynnsamma och mindre gynnsamma ageranden i uppdraget samt att sätta mål och agerandeplan för nästkommande uppdrag.

Forskarna registrerade hur väl respektive team presterade och mätte dessutom kontinuerligt deltagarnas kunskap om det simulerade scenariot, teamens effektivitet, öppenhet avseende kommunikation i teamen samt teamsammanhållning. Genom ett sådant upplägg kunde forskarna följa hur teamen utvecklades genom de 6 uppdragen som följd av feedback och AAR. Vad man ville undersöka var huruvida teamen som genomförde AAR-sessioner (grupp 2 och 3) presterade och fungerade bättre än teamen som inte genomförde AAR (grupp 1).  Därtill ville man se om det spelade någon roll om AAR-sessionen baserades på subjektiv eller objektiv information, dvs. om teamen i grupp 2 och grupp 3 presterade olika bra i simulatorn och utvecklades olika avseende gruppsammanhållning och effektivet.

Vad blev resultatet?

Studien visade på flera intressanta resultat. Låt oss lista dessa:

1)  AAR verkade inte ha någon betydelse för hur mycket kunskap teamen inhämtade. Såväl team som genomförde AAR som teamen som inte gjorde det uppvisade mer kunskap efter att ha genomfört samtliga uppdrag än efter första uppdraget. Detta tyder således på att deltagarna lärde sig en hel del men att AAR-interventionen inte bidrog till inlärningen.

2)  Teamen som genomfört AAR presterade bättre resultat på uppdragen än teamen som inte genomfört AAR. Detta tyder utan tvekan på att AAR hade en positiv effekt på den objektiva prestationen. Under de första 3 uppdragen presterade samtliga grupper lika bra men under session 4-6 uppvisade teamen som genomfört AAR signifikant bättre resultat.

3)  Teamen som genomfört AAR uppvisade högre effektivitet och öppnare kommunikation än teamen som inte genomförde AAR som en följd av AAR-interventionen.

4)  Forskarna kunde inte se någon skillnad mellan de team som genomförde AAR baserad på subjektiv information och de team som genomförde AAR baserad på objektiv information vad det gäller inhämtad kunskap, objektiv prestation, effektivitet eller kommunikation.

Vad kan man då dra för slutsatser av studien? Först och främst tycks AAR ha en positiv inverkan på gruppers arbetsprestation. Metoden innebär ett strukturerat sätt att nyttja tillgänglig feedback för att identifiera gynnsamt agerande och för att planera kommande arbetsinsatser. AAR tycks dock inte bidra till ökad kunskapsinhämtning och är därmed inte ett motiverat alternativ om detta skulle vara det primära syftet med insatsen/aktiviteten. Samtidigt tycks AAR ha ytterligare positiva effekter på gruppers fungerande och kanske är det genom att påverka målsättning, effektivitet och kommunikation i gruppen som AAR i långa loppet bidrar till ett bra resultat. Hur det än är så tycks AAR har god inverkan på den objektiva prestationen, oavsett om den genomförs utifrån objektiv information om teamets insats eller utifrån teamets subjektiva upplevelser.

Villado, A. J. & Winfred A. J. (2013). The comparatuive effect of subjective and objective after-action reviews on team performande on a complex task. Journal of applied psychology, 98 (3), 514-528.