Regionarkivets nyhetsbrev september 2020

Uppdaterad bevarande och gallringsplan för information inom området inköp och upphandling

Kulturnämnden har antagit en uppdaterad bevarande- och gallringsplan för information inom området inköp och upphandling. Den nya planen innehåller flera nyheter:

• Omfattningen har utökats och gäller nu inom all verksamhet som omfattas av regionens inköpspolicy. Det innebär flera tillägg inom dessa områden:
• Analys och strategisk planering
• Avrop och beställning
• Uppföljning och förvaltning
• Valfrihetssystem
• Säkerhetsskyddade upphandlingar
• Dynamiska upphandlingssystem
• Handlingstyperna avtal, avtalsregister och leverantörsregister har flyttats över till den nya bevarande- och gallringsplanen från bevarande- och gallringsplanen för administrativa handlingar. Anledningen till flytten är framför allt den ovan beskrivna utvidgningen av upphandlingsplanens tillämpningsområde.
• Ett förtydligande har skrivits in som innebär att gallring ska verkställas när gallringsfristen har löpt ut. Det kommer därmed att krävas ett samråd med Regionarkivet för att en myndighet ska få bevara handlingar under längre tid.

Planen gäller från den 23 september 2020. De generella bevarande- och gallringsplanerna hittar du på Regionarkivets arkivportal.

Digitala leveransbesiktningar

Under våren har Regionarkivet, likt resten av samhället, avråtts från att åka på externa möten och många av oss har jobbat hemifrån. Ett stort problem för oss som arbetar i leveransprocessen var hur vi skulle kunna ta emot leveranser när vi inte kan besikta arkiven på plats inför leveransen. Under våren och sommaren har vi provat några alternativa lösningar som visat sig fungera under omständigheterna.

Första kontakten var med en arkivarie, som sedan tidigare har iordningställt flera arkivleveranser till Regionarkivet. Därmed kunde vi utifrån redan framtagna besiktningsprotokoll, för liknande arkiv, påminna om att kontrollera de moment som vi anmärkt på i samband med tidigare besiktningar. Det gjorde att vi kunde ta emot arkivet utan att först ha besiktat det. Mottagningskontrollen fick slutligen fungera som en besiktning och leveransen kunde godkännas.

Vid ett annat tillfälle rörde det sig om ett mindre arkiv från en verksamhet som levererade för första gången till Regionarkivet. För detta arkiv prövade vi att göra en digital besiktning med hjälp av videosamtal, vilket passade bra då det var ett litet och överblickbart arkiv. Det gick till som det brukar vid en vanlig besiktning, men skillnaden var att verksamhetens egen personal fick i uppdrag att klämma på boxarna för att kontrollera att de var tätpackade, visa att sorteringsordningen stämde och att inga gem eller plastmaterial hade smugit sig in i boxarna o.s.v. Det fungerade väl och leveransen kunde tas emot samt godkännas.

Utifrån tidigare besiktningsprotokoll har vi kunnat identifiera återkommande anmärkningar och åtgärda delar som vi märkt varit otydligt beskrivna i våra instruktioner. Om det är något moment som är oklart i instruktionerna ber vi er att kontakta Regionarkivet. Vi förklarar gärna och genom att höra av er till Regionarkivet hjälper ni oss också att förbättra instruktionerna. 

I våras pausades alla pågående leveransärenden och en del är inte lösta ännu, men vi återupptar dessa löpande under hösten och öppnar upp för nya leveransärenden. Anledningen till att vi under en period tvingades att stoppa alla pågående leveranser berodde på att vi till en början inte tog emot några besökare till arkivet, vilket även innefattade firmorna som levererar och ställer upp arkiven hos Regionarkivet. Vi ser numera att vi kan lösa besiktningsfrågan utan fysiska besök och att vi kan ta emot leveranser utan att frångå rekommendationer om att hålla avstånd mm. 

Digitala inspektioner

Med anledning av den rådande pandemin kommer höstens inbokade inspektioner att ske i digital form. Efter att ha genomfört höstens första inspektion digitalt via Teams kan vi konstatera att det fungerade mycket bra och visade sig bli tidseffektivt.

Utbildningar

Regionarkivets arkivredogörarutbildning kommer att få en ny form i höst. Region Stockholms rekommendationer om att arbeta hemifrån och att möten i första hand ska vara digitala har förlängts året ut. Därför kommer Regionarkivet att anpassa arkivredogörarutbildningen till ett digitalt format. Utbildningen kommer att ges på Teams. Anmälan görs på vanligt sätt via anmälningsformuläret på Regionarkivets arkivportal, där också datum för utbildningstillfällen kommer att publiceras. 

Öppettider

Regionarkivet har återgått till ordinarie öppettider för besök till forskarsalen mellan kl.9-12 och kl.13-15. Det finns information på Regionarkivets arkivportal om vad som gäller i samband med besöket. Det är särskilt önskvärt att de som har ett ärende hos Regionarkivet bokar in en tid med handläggaren om det finns intresse av att få läsa handlingarna hos oss eller att få hämta ut begärda kopior. I forskarsalen finns endast fyra platser för att vi ska kunna undvika att trängsel uppstår. 

Adressen landstingsarkivet.sll.se har upphört

Regionarkivets tidigare adress landstingsarkivet.sll.se har upphört att gälla. Det innebär att om du har den som bokmärke behöver ett byte göras till vår nuvarande adress regionarkivet.sll.se. Internetadressen ändrades när Landstingsarkivet bytte namn till Regionarkivet.