Regionarkivets nyhetsbrev december 2020

Ny tillämpningsanvisning ”Förteckna enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning”

Regionarkivet har tagit fram tillämpningsanvisningen ”Förteckna enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning”. Den finns på arkivportalen och är en praktisk handledning som ska användas vid förtecknande av verksamhetsbaserade arkiv inom Region Stockholm.

Tillämpningsanvisningen har varit på remiss inom regionen och vi har i vårt arbete försökt att ta till oss av de synpunkter som inkommit. Vi vill även uppmana er att höra av er när ni vid användandet av tillämpningsanvisningen har förslag på hur innehållet skulle kunna förbättras eller förtydligas. Det är värdefulla synpunkter som vi kan använda oss av när det är dags för en uppdatering av dokumentet. 

Förutom tillämpningsanvisningen planerar vi att presentera exempel i Visual Arkiv på hur olika typer av processer kan förtecknas utifrån verksamhetsbaserad informationsredovisning. Skicka gärna in förslag från era myndigheter, som vi kan visa i förteckningssystemet. Ni är även välkomna att kontakta Regionarkivet för råd och stöd i samband med förteckningsarbete enligt den nya modellen.

Migreringsprojekt

Regionarkivet har under en tid bedrivit ett migreringsprojekt i syfte att möjliggöra migrering av journalinformationen från E-arkiv 2.1 till vårt nya E-arkiv 3.0. E-arkiv 2.1 har blivit gammalt och behöver gå i pension.

Första steget i projektet var att arbeta fram en modell för hur informationen i E-arkiv 2.1 kunde paketeras och föras över till E-arkiv 3.0. Paketen följer det bevarandeinformationsschema, - ”2.5” – som projektet tagit fram som dels en delmängd av schemat för E-arkiv 2.1, dels en anpassning till den generella bevarandeinformationen i leveransspecifikation 3.0. Den journalspecifika delen av 2.5-schemat bygger på en analys av vad som behöver vara sökbart för att Regionarkivet ska kunna hantera beställningar på informationen. Ett annat fokus har varit läsbarheten; mycket av innehållsinformationen är i xml-format och därför är det viktigt med en lösning som kan visa upp och lämna ut i ett stylat format. Det har visat sig att de stylesheet som används i E-arkiv 2.1 i hög utsträckning kan återanvändas i E-arkiv 3.0.

Efter otaliga workshoppar, iterationer och tester från projektet har vi i november nått en milsten i och med att den första leveransen nått produktionsmiljön för E-arkiv 3.0. Nästa stora steg är att överlämna projektet till förvaltning. Förvaltningen ska ombesörja återstående leveranser med hjälp av den modell som projektet byggt och med hjälp av den testmodell som likaledes utgör en del av leveransen.

Eftersom antal och storlek är kvantitativa mått man inte kan ignorera, ser vi fram emot ett 2021 i leveransinläsandets tecken.

20 år sedan Regionarkivets flytt till Flemingsberg

En medarbetare som var med vid flytten berättar:

I oktober år 2000 började vi flytta gamla Landstingsarkivet, som var utspritt på tre adresser, till det helt nybyggda huset med arkivlokaler i Flemingsberg. Huset byggdes av Boetten AB och Riksarkivets arkivlokaler i Arninge var förebilden.

I över ett år förbereddes flytten genom inventering, mätning och ordnande av arkiv. Under en hel sommar skrevs det flyttscheman. Arkiv som var uppdelade på olika platser skulle föras ihop till en gemensam plats i den nya lokalen, medan andra arkiv istället behövde delas upp. Storleken på arkiven avgjorde placeringen för att kunna utnyttja kapaciteten maximalt. Otaliga möten ägnades åt att hitta ett system som underlättade flytten och som verksamheten kunde växa i.  Och ja, vi får säga att det lyckades!

I det första underlaget till flyttfirman uppgav vi att det rörde sig om 26829 löpmeter arkiv, 221 löpmeter biblioteksböcker, 30 kontorsplatser, 5 kassaskåp samt material från 5 kontorsförråd, 4 grovförråd, 3 kök, 1 konferensrum och 1 forskarsal som behövde flyttas. Under tiden som har gått sen vi ställde de första arkiven i hyllorna har lokalytan ökat från 5800 kvadratmeter till 12100 kvadratmeter, vilket innebär från två våningar till fyra våningar. Dessutom har platsen på arkivhyllorna ökat från 70000 löpmeter till närmare 140000 löpmeter.

Fotona har hämtats från Regionarkivets bestånd och visar: Första spadtaget av Peggy Lagerström som var landstingsfullmäktiges ordförande, skiss med färgprover samt byggnationen av nuvarande Regionarkivet.

Arkivens dag

Regionarkivet uppmärksammade Arkivens dag den 14 november. Sedan 1998 har Arkivens dag arrangerats den andra lördagen i november med olika teman varje år. I år var temat Svart på vitt. Regionarkivet lyfter här fram några exempel på vad som gjorts för att bemöta smittsamma sjukdomar och epidemier.

Utställningen finns presenterad på arkivportalen. 

Regionarkivets arbete med arkivvård under pandemin

För att motverka spridningen av covid-19 har vi på Regionarkivet, likt många andra verksamheter inom Region Stockholm, anpassat våra processer och arbetssätt. De medarbetare som arbetar med den fysiska vården av de arkiv som Regionarkivet förvarar, arbetar numera hemifrån två dagar i veckan. Hemmaarbetet utgörs främst av digitalisering av diarier och andra register, vilket underlättar för Regionarkivets personal i samband med beställningar av handlingar och vid framtagningar. Hittills har bland annat register upprättade hos produktionsområdena, Förvaltningsutskottet och Fastighetsnämnden digitaliserats. Vi har dessutom arbetat med att uppdatera Regionarkivets beståndsregister, till exempel med uppgifter om geografisk hemvist, NAD-kategori och verksamhetstyper. Att digitalisera arkivmaterial och arbeta med förbättringar av befintliga sökregister är viktigt både för tillgängligheten och sökbarheten. Digitaliseringsarbetet kommer att fortskrida under våren.

Digitala inspektioner

Med anledning av covid-19 har de flesta av årets möten gått från fysiska till digitala, även Regionarkivets inspektioner av informationshantering och arkiv. Vi bedömer att inspektionerna har gått att genomföra på ett tillfredsställande sätt även på distans. Huvuddelen av inspektionen består av att vi tillsammans med myndighetens representanter går igenom ett inspektionsprotokoll med ett antal teman som vi diskuterar. Delen som rör inspektion av myndighetens arkivlokaler har också avhandlats i den mån det har gått. 

Under året har fem myndigheter inspekterats: Regionrevisorerna, Karolinska Universitetssjukhuset, Patientnämnden, MediCarrier samt Tillväxt- och regionplaneförvaltningen. 

Leveranssidorna på arkivportalen

Leveransstödet och sidorna om barnhälsovårdsjournaler på vår arkivportal har uppdaterats. Vägledningstexter har reviderats och strukturen på sidorna har förbättrats. 

Arkivredogörarutbildning på Teams

Under hösten har två arkivredogörarutbildningar arrangerats. Till följd av rådande restriktioner gavs utbildningen på Teams. Några modifieringar gjordes, då utbildningen kortades ner till 2x45 minuter. Under våren 2021 kommer nya utbildningstillfällen, även då på Teams. Datum för vårens utbildningar kommer att publiceras på Regionarkivets webbplats i början av februari. Du hittar mer information om utbildningarna på arkivportalen. 

Regionarkivet önskar er alla en riktigt god jul!

På återseende 2021.