Tre anledningar till att digitalisera sin verksamhet

Att digitalisera sin verksamhet har många fördelar, både långsiktigt och kortsiktigt. Trots det har många kvar sina pappershögar på skrivbordet och lösa lappar i bilen som löper hög risk att försvinna. Här listar vi tre anledningar till varför du borde ta steget att digitalisera din verksamhet.

Enklare administration
Genom att digitalisera moment som idag är analoga kan ni förenkla administrationen väsentligt. När dokumentflödet automatiseras kan alla anställda lägga mer tid på arbetsuppgifter som skapar direkta värden för bolaget istället för att leta efter och skicka vidare dokument. När ett papper ska hanteras av fler än en person är risken dessutom stor att det “fastnar” någonstans i kedjan. Genom att istället digitalisera dokumenten och informationen kan de nås av alla inblandade samtidigt. Det blir dessutom enkelt att leta reda på var dokumentet finns om det behövs vid senare tillfälle.

Minskade risker
När ett dokument är digitalt finns nästan alltid en backup och materialet går i de flesta fall att nå från olika enheter. Detta minimerar risken för att förlora viktiga avtal, data eller andra dokument. Dokumentet är inte bara skyddat vid exempelvis en brand utan det riskerar inte heller att försvinna i hanteringen. En annan riskfaktor när viktiga frågor diskuteras över telefon eller via fysiska papper är att det kan vara svårt att veta vad man kommit överens om. Genom att digitalisera dessa moment sparas all kommunikation och historik och går att plocka fram i efterhand. Det är därmed enkelt att hålla reda på vilken information som är aktuell och vad som egentligen var sagt från början.

Bättre koll på informationen
Genom att samla all information digitalt, på ett och samma ställe, så har du alltid koll på informationsflödet. I samma sekund som en person ändrar något så uppdateras allt även i din vy, vilket gör att du har full koll på all info och alla siffror i realtid. Den manuella hanteringen minskar vilket gör att risken för fel minimeras. Man kan också lättare kontrollera vilka personer som ska få behörighet att läsa och ändra informationen.