Möbler direktupphandlas till kommun- och regionhus i Kristianstad

Tre försök att upphandla kontorsmöbler till Kristianstads nya kommun- och regionhus har misslyckats.

Därför gör man nu en ny upphandling och direktupphandlar möbler med hänvisning till att synnerlig brådska gäller.

– Vi måste ha möbler i februari. En uppskjuten inflyttning skulle kosta skattebetalarna minst 15 miljoner kronor i månaden, säger Leif Rülf, HR-direktör i Kristianstads kommun och ordförande i den gemensamma nämnd mellan Region Skåne och Kristianstads kommun som hanterar upphandlingen.

På onsdagen tecknades efter förhandling ett avtal om kontorsmöbler för drygt 6,3 miljoner kronor mellan en möbelleverantör och Kristianstads kommuns och Region Skånes gemensamma nämnd för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster.

– Vi kan inte vänta på beslut från domstolarna längre. Det är inte rimligt att vi ska stå utan skrivbord för att leverantörer skjuter in sig på detaljer i konkurrenternas anbud. Nu har vi undertecknat ett avtal som gör att vi kan flytta in i tid, säger Leif Rülf, HR-direktör i Kristianstads kommun och ordförande i den gemensamma nämnd mellan Region Skåne och Kristianstads kommun som hanterar upphandlingen.

Inflyttning i mars
I mars 2014 ska omkring 400 medarbetare och politiker från Kristianstads kommun och 300 från Region Skåne flytta in i det ombyggda rådhuskvarteret i Kristianstad.

– Vi skulle få mycket allvarliga störningar för kommuninvånare och företagare om inte kontorsarbetsplatserna kan tas i bruk som planerat, säger Leif Rülf.

Det har gått nära åtta månader sedan tilldelningsbeslutet i den ursprungliga upphandlingen skickades ut och drygt en månad sedan en ny tilldelning gjordes efter en påskyndad upphandling. Fortfarande återstår fyra olika överprövningsmål att avgöra i förvaltningsdomstolen och kammarrätten. Ingen vet hur lång tid det kan ta innan de är processade. Därför har en ny upphandling gjorts.

Synnerlig brådska
– Nu stöder vi oss på en paragraf i lagen om offentlig upphandling som säger att förhandlat förfarande utan föregående annonsering kan göras vid synnerlig brådska. Med tio veckors leveranstid brådskar det verkligen för att vi ska få möbler på plats i februari, säger Leif G Nilsson, biträdande servicedirektör i Region Skåne och vice ordförande i den gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster.

De gamla skrivborden går inte att använda, eftersom arbetsplatserna i rådhuskvarteret är placerade i en öppen kontorsmiljö som kräver rätt måttanpassning. Skrivbordsstolar tas med från de gamla arbetsplatserna, men de övriga möblerna flyttas till andra verksamheter inom kommunen.

De 700 skrivborden, förvaringsmöblerna, skärmarna och lamporna ska levereras för möblering av huset under februari. Övriga upphandlingar av möbler till konferensrum, matsal och övriga utrymmen har upphandlats utan överprövningar och i konkurrens enligt tidsplanen för drygt 18 miljoner kronor och är beställda för leverans i februari 2014.

För mer information:
Leif Rülf, Kristianstads kommun, ordförande i gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster, tel. 0733-13 53 91 Leif Nilsson, vice ordförande i gemensamma nämnden för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster, tel. 076-887 08 56

_____________________________________________________________________________

Upphandlingens bakgrund i korthet

Mars 2012
Arbetet med möbelupphandlingen inleddes. En inredningsarkitekt anlitades som konsult för att bistå med utformning av anbudsunderlag.

Juni 2012
Upphandlingen av arbetsplatsmöbler annonserades ut. September 2012 Anbudstiden löpte ut.

Oktober 2012
Upphandlingen avbröts, på grund av att kvalitetsdefinitionen för en bordsskärm visade sig vara motstridigt formulerad. Kravformuleringen ändrades och upphandlingen annonserades ut på nytt.

December 2012
När anbudstiden löper ut hade sex anbud inlämnats. Tre av dem uppfyllde kraven och gick vidare till utvärdering.

Mars 2013
Efter grundlig utvärdering tilldelades Möbelföretag A upphandlingen.

April 2013
Möbelföretag B begärde överprövning hos Förvaltningsrätten med hänvisning till bristfällig dokumentation kring miljökrav och kvalitetskrav.

Juni 2013
Förvaltningsrätten avkunnade en dom som innebar att Möbelföretag A skulle uteslutas. Med hänvisning till domen fick Möbelföretag B, som kommit tvåa i utvärderingen, i stället tilldelningen.

Juli 2013
Företag A överklagade Förvaltningsrättens dom till Kammarrätten och lämnade samtidigt en överprövning på det nya tilldelningsbeslutet till Förvaltningsrätten. Även Företag C, nummer tre i utvärderingen, begärde överprövning hos Förvaltningsrätten och begärde att Företag A och B skulle uteslutas.

Augusti 2013
Kammarrätten meddelar att domstolen ska pröva ärendet, men inga besked kan ges om när.

September 2013 Anbudens giltighetstid löpte ut. Det innebär att upphandlingen måste göras om, oavsett vilka domar som utfärdas i domstolarna.

Med hänvisning till akut tidsbrist utnyttjas bestämmelsen i Lagen om offentlig upphandling om påskyndat förfarande (LOU 8 kap. 8§). Sju företag anmälde intresse att lämna anbud. Fyra ansågs kvalificerade och inbjöds att lämna anbud inom tolv dagar. Vid utvärderingen godkändes två anbud, Möbelföretag A och Möbelföretag B från den tidigare upphandlingsomgången.

Oktober 2013
Möbelföretag B tilldelas upphandlingen. Möbelföretag A lämnar in en begäran om överprövning till Förvaltningsrätten. Skälet är att den skrivbordslampa som ingår i Möbelföretag B:s anbud är längre än den typlampa som ingick i upphandlingsunderlaget.

November 2013
Ingen vet när Förvaltningsrätten kan meddela sin dom i den senaste upphandlingen och ingen vet om en sådan dom kan leda till nya överprövningar.

Beställning av möbler måste göras i mitten av november om leverans ska kunna ske i februari. Kristianstads kommuns och Region Skånes gemensamma nämnd för fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster väljer, med hänvisning till synnerlig brådska, att gå in i ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (4 kap. 5§ 3:e punkten).

Avtal tecknas den 13 november med en möbelleverantör efter förhandling.